Die Jobliste

Die Jobliste öffnen Sie über das Hauptfenster-Menüband "Start" > Gruppe "Jobs" > Button Jobliste.

Bei Jobs handelt es sich um Aufgaben, die für den jeweiligen Nutzer vorliegen. Im Gegensatz zu Wiedervorlagen sind Jobs nicht zwingend mit einer Akte verbunden, sondern können auch unabhängig sein. Bereits direkt nach dem Starten von Insomacs erscheint standardmäßig das Fenster "anstehende Jobs". Soll die Jobliste nicht automatisch nach dem Programmstart erscheinen, stellen Sie dies in der Benutzerverwaltung (Registerkarte "Einstellungen" > Unterregisterkarte "Programmstart") ein.

Sie sehen trotzdem, ob Jobs vorliegen. Auf den Button Jobliste legen sich Status-Icons. Zudem ist ein Zählwerk in der Bezeichnung der Gruppe "Jobs" aktiv (dazu unten mehr). Wenn Sie mit der Maus über den Button fahren, wird Ihnen ein Info-Text zu den vorliegenden Jobs angezeigt.

Das Info-I auf der blauen Scheibe bedeutet, dass mindestens ein Dokument-Job vorliegt.

Die Brille bedeutet, dass mindestens ein ungelesener Job vorliegt.

Hinweis: Hinsichtlich der Anzeige wird der unerledigte Dokument-Job stets vorrangig vor dem ungelesenen Nicht-Dokument-Job dargestellt.

Das Zählwerk in der Gruppen-Bezeichnung:

• Kein Zählwerk: keine neuen (unerledigten) Dokumenten-Jobs und keine ungelesenen Jobs
• Linke Ziffer: Anzahl der Dokumente, zu denen ein unerledigter Job vorliegt
• Rechte Ziffer: Anzahl ungelesener Jobs ohne Dokument-Bezug

So kann die geöffnete Jobliste auf der Registerkarte "Terminierte Jobs" aussehen:

Die Jobliste besteht aus vier Registerkarten:

• "Terminierte Jobs" ist die Standardansicht und zeigt alle Jobs an, die ein Erledigungsdatum besitzen.
• "Nicht-terminierte Jobs" listet Jobs ohne ein Erledigungsdatum auf.
• "Nachverfolgung" enthält alle Jobs für den eingestellten Zeitraum, die der angemeldete Benutzer an andere Benutzer vergeben hat. Wenn Sie die Aktion "Signieren" bzw. "Versenden" wählen, sehen Sie alle selbst vergebenen Signieren- bzw. Versenden-Jobs bei Ihren Kollegen.
• "Dokumente" enthält Dokumente für Signieren- bzw. Versenden-Jobs für den angemeldeten Benutzer, wenn die Schrift rot ist. "Normale" Jobs mit angehängten Dokumenten finden Sie auf den Registerkarten "Terminierte Jobs" und "Nicht-terminierte Jobs".

Die Jobliste lässt sich per Kopfklick sortieren.

Sie enthält zudem folgende Filter:

Anzeige von und Anzeige bis: Einstellung des Zeitraums (Datumsfelder), für den die Jobs angezeigt werden. Das aktuelle Tagesdatum wird vorgegeben.

Geben Sie ein vorhandenes Kürzel in das Datenbankfeld Jobs für direkt ein oder öffnen Sie über den Button (Lupe) das "Suchfenster für Benutzer".

Treffen Sie eine Auswahl in der Liste. Per Doppelklick oder dem Button Ja, diesen bestätigen Sie die Auswahl für die markierte Person. Das Fenster schließt sich und Sie bekommen die entsprechende Jobliste angezeigt.

Wollen Sie Jobs weiterer KollegInnen angezeigt bekommen, öffnen Sie über den Button (Lupe) erneut das Fenster und markieren eine Person. Dann betätigen Sie den Button Hinzu. Dieser Vorgang ist zu wiederholen, bis alle benötigten Personen in der Jobliste berücksichtigt werden.

Alternativ tragen Sie die Kürzel hintereinander, getrennt mit Semikolon, direkt in das Suchfeld ein.

Hinweis: Das Programm "merkt" sich diese Filter-Einstellungen.

Wenn die Check-Box erledigte ausblenden "aktiviert" ist, werden alle als erledigt gekennzeichneten Jobs ausgeblendet.

Wenn die Check-Box unerledigte vor dem [Anzeige von] "aktiviert" ist, werden alle unerledigte Jobs vor dem oben eingestellten Zeitraum mit angezeigt.

Folgende Einstellungsmöglichkeiten stehen fürs Gruppieren zur Verfügung: "Beginnt am", "Jobs für", "Priorität" und "Aktion".

Je nachdem, welche Programme und Zusatzmodule bei Ihnen in Einsatz sind, stehen hier folgende Aktentypen als Aktenfilter zur Auswahl: "Anwaltsakten", "Notarakten", "Insoakten" und "ohne Aktenbezug".

Hinweis: Das Programm merkt sich, welche Check-Boxen markiert sind. Die Jobliste wird beim nächsten Öffnen genau mit dieser Filter-Einstellung angezeigt.

Geben Sie in das Datenbankfeld Jobs für ein Benutzerkürzel ein.

Priorität listet nur solche Jobs auf, die in der eingestellten Priorität klassifiziert sind.

Tipp: Legen Sie für die Ansicht der Jobliste auf jeder Registerkarte des Fensters eine kanzleiweite Vorlage (oder gleich mehrere) an. Lesen Sie dazu das Kapitel Auswertungen verwalten.
Stellen Sie bitte hinterher die Vorlage in dem Fenster ein, in dem sie zum Einsatz kommen soll – selbst wenn Sie nur eine Vorlage erstellt haben. Das dafür notwendige Drop-down-Menü finden Sie nach Erstellung der Vorlage links, direkt über der Kopfzeile der jeweiligen Jobliste.

In der Liste darunter sind alle Jobs aufgeführt, die den oben eingestellten Kriterien entsprechen. Jobs (= Zeilen) in Fettdruck bedeuten, dass sie von einem anderen Nutzer eingetragen wurden und noch als "ungelesen" markiert sind. Nach der Kenntnisnahme eines fett gedruckten Jobs klicken Sie auf den Button gelesen; dadurch wird er in Normalschrift dargestellt.

Die Schriftfarben stehen dabei für folgendes:

• schwarz: niedrige Priorität
• blau: mittlere Priorität
• rot: hohe Priorität

Die Spalten der Liste bedeuten im Einzelnen:

• "erl. von am/ um": erscheint nur, wenn auch erledigte Jobs angezeigt werden (Feld Auswahl).
• "für Datum": Datum, an dem der Job erledigt sein soll: Ein angehängtes "(e)" bedeutet, dass der Job bereits als erledigt gekennzeichnet wurde.
• "um/ ab": Uhrzeit, um die oder ab der mit der Erledigung begonnen werden soll: Wurde keine Uhrzeit eingetragen, erscheint standardmäßig "00:00".
• "Eingetragen von": Benutzerkürzel desjenigen, der den Job eingetragen hat, nebst Datum und Uhrzeit der Eintragung
• "Kategorie": Art des Jobs: "Kenntnis", "Rückruf" oder "sonstiges"
• "Status": Prozentzahl, zu der ein Job bereits erledigt ist (vgl. Einstellungsmöglichkeiten unter Neuen Job anlegen). Die Hintergrundfarbe richtet sich nach dem Prozentsatz: unter 40 % ist sie rot, ab 40 % gelb und ab 70 % grün.
  Tipp: Sie können die Spalte “Status” ausblenden, falls Sie diese nicht benötigen: Benutzerverwaltung: Registerkarte "Einstellung" > Unterregisterkarte "Anzeige und Steuerung", Markierung vor Jobstatus ausblenden.
• "Telefon": die Telefonnummer desjenigen, der zurückgerufen werden soll
• "Akte": Wenn der Job einer Winmacs-Akte zugewiesen ist, erscheint hier deren Registernummer.
• "Hinweis": Allgemeine Beschreibung der zu erledigenden Aufgabe.

Das Feld am untersten Fensterrand enthält gegebenenfalls die längere Job-Beschreibung zu dem Job, der gerade in der Liste markiert ist.

Am oberen Fensterrand befinden sich folgende Buttons.

Der Button Druck öffnet den Druck-Dialog für die angezeigte Jobliste.

Der Button Export exportiert die Jobliste als Excel-Datei.

Der Button Neu dient der Erzeugung eines neuen Jobs. Eine nähere Erklärung siehe oben.

Der Button Bearbeiten oder ein Doppelklick direkt auf den Job öffnet das unter Neuen Job anlegen (s. o.) beschriebene, so dass Sie Daten ändern können. Wie Sie Signieren- und Versenden-Jobs bearbeiten, lesen Sie unterhalb dieser Beschreibung der Buttons.

Der Button Entfernen entfernt und löscht den Job ersatzlos von der Liste, wenn Sie das entsprechende Benutzerrecht haben.

Bei Verwendung des Zusatzmoduls WM Phone genügt ein Klick auf den Button Wählen, um die Telefonnummer des Ansprechpartners wählen zu lassen.

Nach der Kenntnisnahme eines neuen Jobs ändern Sie mit dem Button gelesen den Status von "ungelesen" (fett geschrieben) zu "gelesen".

Nach der Erledigung des Jobs und einem Klick auf den Button Erledigt wird der Job von der Liste entfernt. Es wird gefragt, ob der Job in der Historie der zugeordneten Akte vermerkt werden soll.

Der Button Unt. Mappe öffnet die Unterschriftenmappe.

Übersicht

• Dokumenten-Jobs bearbeiten
• Die Unterschriftenmappe

Dokumenten-Jobs bearbeiten

Zum Bearbeiten von Dokumenten-Jobs begeben Sie sich in der Jobliste auf die Registerkarte "Dokumente". Markieren Sie einen Listen-Eintrag (Dokument). Klicken Sie dann auf den Button Bearbeiten oder machen Sie einen Doppelklick auf den Job in der Liste.

Es öffnet sich das Jobfenster auf der Registerkarte "Aufgabe". Wechseln Sie auf die Registerkarte "Dokumente".

Bearbeiten von Signieren-Jobs

In der unteren Fenster-Hälfte sehen Sie eine Liste von Dokumenten, für die in einer Akten-Historie ein Signieren-Job erstellt worden ist.

Bei der Erstellung des Signieren-Jobs ist im Fenster "Datei anhängen" für Dokument_1.pdf "Schriftsatz" als Typ des Anhangs ausgewählt worden. Daher ist in der Spalte mit dem Signatur-Icon ein Haken in der Check-Box gesetzt.
Bestimmen Sie als Job-Empfänger, welche Dokumente tatsächlich signiert werden sollen. Dazu entfernen oder setzen Sie die Haken in den Check-Boxen der Spalte mit dem Signatur-Icon.

Mit dem Button Signieren gelangen Sie in den entsprechenden Dialog (beschrieben in der Historie) für die mit Haken markierten Dokumente. Aus dem Button Signieren wird der Button Verifizieren.

Hinweis: Der Button Unt. Mappe (Unterschriftenmappe) zeigt die Gesamtheit aller zu signierende Dokumente (aus allen Signieren-Jobs) an, damit Sie diese auf einmal signieren können.

Wenn Sie Documents einsetzen, ist der Button Öffnen ein Split-Button mit einem Drop-down-Menü (zu öffnen über den Button (aufklappen)). Dieser ist im Zusammenhang mit Button-Leiste der Akten-Historie näher beschrieben.

Hinweis: Wenn nur Button Öffnen > "Lesen" angeboten wird, dann ist kanzleiweit das Bearbeiten von externen Dokumenten direkt aus Insomacs deaktiviert.

Wenn Sie Documents einsetzen und ein externes Dokument (Button Öffnen > "Bearbeiten") bearbeiten, bezieht sich der Job (nach Rückfrage) in der Folge auf die aktuelle Version des Dokuments. Bitte beachten Sie dies bei Signieren-Jobs: Sie ersetzen mit dem Bearbeiten die Dokument-Version, auf die sich beim Erstellen des Signieren-Jobs bezogen worden ist.

Mit dem Button Eintrag anzeigen öffnen Sie das Akten- bzw. Adressfenster und das dazugehörige Historienfenster. Der Historieneintrag zum Dokument ist ausgewählt.

Hinweis: Der Button ist nur aktiv, wenn das aktuell ausgewählte Dokument, dem Historieneintrag einer Akte oder Adresse (allgemeine Adresse bzw. Gerichtsadresse) zugeordnet worden ist, d. h. ein Job in der Historie bzgl. eines Dokuments vergeben worden ist.

Verwendungsbeispiel: Die zu beantwortende Anforderung eines eEB kann dem zuständigen Anwalt als Dokument zum Job übermittelt werden. Mit Hilfe des Buttons kann dieser die Historie öffnen (der Historieneintrag ist ausgewählt) und dort durch Anklicken von dem Button eEB die Abgabe des Empfangsbekenntnisses oder die Ablehnung der Zustellung erstellen. Im Historienfenster lassen sich auch alle Dokumente zur Nachricht öffnen, um die passende Entscheidung zu treffen

Bearbeiten von Versenden-Jobs

Vor dem Versenden des signierten Dokuments (an dem Signatur-Icon zu erkennen) können Sie dessen Bezeichnung und Dateinamen anpassen.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass bei der Anpassung eines Dateinamens ein signiertes Dokument seine Signatur verliert und nochmals signiert werden muss. Ein Button Signieren steht dafür zur Verfügung.

Wenn Sie Documents einsetzen, ist der Button Öffnen ein Split-Button mit einem Drop-down-Menü (zu öffnen über den Button (aufklappen)). Dieser ist im Zusammenhang mit Button-Leiste der Akten-Historie näher beschrieben.

Hinweis:
Wenn nur Button Öffnen > "Lesen" angeboten wird, dann ist kanzleiweit das Bearbeiten von externen Dokumenten direkt aus Insomacs deaktiviert.

Wenn Sie Documents einsetzen und ein externes Dokument (Button Öffnen > "Bearbeiten") bearbeiten, bezieht sich der Job (nach Rückfrage) in der Folge auf die aktuelle Version des Dokuments. Bitte beachten Sie dies bei signierten Dokumenten: Sie ersetzen mit dem Bearbeiten die Dokument-Version, auf die sich beim Erstellen des Signieren-Jobs bezogen worden ist.

Der Button Komm.Zen. öffnet den Dialog, der das signierte Dokument an die Kommunikationszentrale übergibt. Dieser ist ausführlich in der Historie beschrieben.

Mit dem Button Antwort übergeben Sie die signierten Dokumente derjenigen Person zum Versenden, die den Signieren-Job Ihnen gegeben hat.

Die Unterschriftenmappe

Der Button Unt. Mappe in der Jobliste öffnet die Unterschriftenmappe. Sie enthält alle zum Signieren bestimmten Dokumente aus den Signieren-Jobs für einen bestimmten Benutzer.

Tipp: Sollen alle Dokumente aus der Unterschriftenmappe, die für eine Signatur vorgesehen sind, auf einmal signiert werden, empfiehlt sich die Verwendung einer Signaturkarte mit Stapelsignatur-Funktion.

Aktivieren Sie die Check-Box vor der Option auch nicht zu signierende Dokumente der Jobs anzeigen, wenn weitere Dokumente zu den Signieren-Jobs angezeigt werden sollen.

Jedes angezeigte Dokument lässt sich per Doppelklick öffnen. Alternativ: Fokussieren Sie mit einem Mausklick das Dokument (blauer Balken) und klicken Sie dann auf den Button Öffnen.

Das jeweils erste Dokument eines Jobs ist in fetter Schrift dargestellt. Diese Zeile enthält die Check-Box Antwort (nur einmal je Job). Die Check-Boxen für das Signieren (erste Spalte) sind nur für Dokumente verfügbar, die im Signieren-Job zum Signieren ausgewählt worden sind.

Alle im vorherigen Absatz genannten Check-Boxen dienen der Auswahl für die Aktionen, die durch den Button Signieren und den Button Antwort ausgelöst werden.

Bei signierten Dokumenten blendet Insomacs in der Spalte "Typ" rechts neben dem Icon für den Dokument-Typ ein Signatur-Icon ein.

Sobald ein erledigter Signieren-Job beantwortet ist, verschwindet er aus der Unterschriftenmappe. Die jetzt durch die Benutzer zu bearbeitenden Jobs werden mit dem Stichwort "Re: Signieren" an die Jobliste des entsprechenden Benutzers übergeben.

Mit dem Button Stapel werden immer alle Signieren-Jobs beantwortet und als Versenden-Jobs an den Ersteller übergeben. Alternativ bietet ein beim Rechtsklick auf den Button Stapel erscheinendes Kontextmenü die Möglichkeit der Übergabe aller Jobs als Antwort an einen auszuwählenden Empfänger.

Der Button Gericht ist nur aktiv, wenn ein Dokument markiert ist, das zu einem Signieren-Job gehört, dem ein Gericht zugeordnet worden ist. Öffnen Sie mit diesem Button die Gerichtsadresse.

Sämtliche Funktionen stehen auch den Nutzern Documents-Schnittstelle zur Verfügung, für die zwei zusätzliche Spalten in der Dokumentliste eingeblendet werden: "Externes Dokument" und "Version".