Historie

Pfad: Akten-Menüband "Akte" > Gruppe "Dokumentverwaltung" > Button Historie

In der geöffneten Akte rufen Sie die Historie auf, indem Sie den Button Historie betätigen. Das Historienfenster enthält die "Geschichte" der Akte. Es dient der schnellen Übersicht über alle wichtigen Ereignisse, Dokumente und den Schriftverkehr. Listeneinträge können in Abhängigkeit vom Datensatztyp weiterverarbeitet werden. Ist ein Eintrag mit einem Dokument verknüpft, kann dieses mit dem Button Öffnen eingesehen werden.

Hier sehen Sie ein völlig leeres Historienfenster, wie es sich bei der Neuanlage einer Akte präsentiert. Zur Verdeutlichung seines Aufbaus sind seine einzelnen Bestandteile in der Abbildung rot voneinander abgegrenzt und beschriftet worden.

Das Fenster besteht aus mehreren Bereichen:

• Button-Leiste mit Buttons zum Bearbeiten von Historieneinträgen
• Bearbeitungsbereich für den Datensatz
• Datensatzliste in Gruppen- oder Listenansicht
• Bereich zum Wechseln der Ansicht von der Datensatzliste
• Button-Leiste des Typenfilters
• allgemeiner Filter für die Datensatzliste
• Statusleiste, die u. a. anzeigt, ob Filter aktiviert sind
• Versandliste von Anhängen für E-Mails, EGVP-Nachrichten und die Optionen der Kommunikationszentrale
• Historienstruktur: Legen Sie hier einen Strukturbaum an bzw. importieren Sie ihn. Seinen Knoten lassen sich die Einträge aus der Datensatzliste zuordnen.

Tipp: Wenn die Historie durch die Zusammenführung mit dem Textbestand oder einfach aufgrund des Umfangs der Akte zahlreiche Einträge enthält, sollten Sie die Historieneinträge filtern, kategorisieren, gruppieren und strukturieren, damit Sie die jeweils benötigten Einträge bei Ihrer Arbeit schnell finden.

Einen Eintrag vornehmen

Um einen reinen Texteintrag vorzunehmen, klicken Sie auf den Button Neu und tragen in den Bearbeitungsbereich den Text ein. Datum und Uhrzeit können Sie ggf. korrigieren, bevor Sie den Eintrag mit dem Button OK abspeichern.

Ein externes Dokument fügen Sie per Drag-and-drop in die Historie ein: Dazu klicken Sie auf die gewünschte Datei (außerhalb des Insomacs-Fensters, z. B. auf dem Windows-Desktop oder im Windows-Explorer), bewegen diese mit gedrückt gehaltener Maustaste auf die Insomacs-Akte bzw. deren Historienfenster und lassen sie dort fallen, indem Sie die Maustaste loslassen.

Tipp: Sogar mehrere markierte Elemente lassen sich vom Desktop oder dem Windows-Explorer in die Historie ziehen.

Dies funktioniert nicht nur für Dokumente und Dateien, sondern auch für ...

• Internetadressen: Aus Ihrem Internetbrowser (z. B. Firefox oder Internet Explorer) ziehen Sie das kleine Symbol vor der Internetadresse (URL) auf die Insomacs-Akte oder deren Historienfenster und lassen es dort fallen.
• Outlook-E-Mails: Ziehen Sie die E-Mail aus Outlook in die Historie, die Akte oder das Insomacs-Hauptfenster und lassen Sie diese dort fallen ...

Wer die Dokumenteigenschaften bei der Drag-and-drop-Übernahme stets bearbeiten will, kann sich automatisch das nachfolgend abgebildete Fenster einblenden lassen.

Dafür müssen die Programmeinstellungen geändert werden: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Benutzer > Registerkarte "Einstellung" > Unterregisterkarte "Anzeige und Steuerung" > Erweiterte E-Mail-Behandlung in der Historie.

Es wird automatisch ein neuer Historieneintrag erstellt, der Datum und Uhrzeit erhält. Als Historieneintrag wird der Dateiname verwendet; dieser kann dann über den Button Bearbeiten ergänzt oder geändert werden.
Übrigens: Die Originaldatei bleibt dabei unverändert, da eine Kopie in dem Insomacs-Unterordner der jeweiligen Historie erzeugt und gespeichert wird.

Auf die gleiche Art und Weise kann eine Datei, die mit einem Historieneintrag verbunden ist, auch wieder hergestellt werden. Ziehen Sie mit gedrückter Maustaste (auf dem Text) den Eintrag aus der Historie auf eine Stelle außerhalb von Insomacs – dort wird dann eine Kopie bereitgestellt.

Hinweis: Auf dem beschriebenen Weg können nicht mehrere markierte Dateien aus der Historie auf den Desktop oder in den Windows Explorer gezogen werden. Stattdessen markieren Sie alle Dateien und setzen die Zwischenablage ein.

Einen Historieneintrag bearbeiten

Um einen Historieneintrag zu bearbeiten, markieren Sie diesen in der Datensatzliste und klicken auf den Button Bearbeiten. In Abhängigkeit vom Typ des Historieneintrags verändert sich der Bearbeitungsbereich. Nachfolgend ist der Bearbeitungsbereich für ein Dokument zu sehen, das mittels Textprozessor aus Insomacs heraus erzeugt worden ist.

Das Feld Erstellt von dient nur der Information. Sie sind als angemeldeter Benutzer automatisch eingetragen. Ob Sie das Benutzerkürzel ändern können, hängt vom Typ des Historieneintrags ab und ggf. davon, ob der aktuelle Benutzer der Ersteller ist (z. B. bei Dokumenten, die mit dem Textprozessor erstellt worden sind).

Datum und Uhrzeit lassen sich in den Feldern am und um anpassen.

Im Drop-down-Menü Status ist in Abhängigkeit vom Typ des Historieneintrags sichtbar. Zur Auswahl stehen:

• "Löschautomatik": Das Eingabefeld löschen ab wird sichtbar.
• "Korrekturvorlage": Das Eingabefeld SB (Sachbearbeiter) mit dem Button (Lupe) zur Auswahl wird sichtbar
• "Aufbewahrung"

Empfänger ist nur bei Dateitypen sichtbar, bei denen eine freie Eingabe sinnvoll erscheint. Falls schon ein Empfänger eingetragen ist, benötigt man zum Ändern ein entsprechendes Benutzerrecht.

Im Drop-down-Menü Kategorie stehen standardmäßig folgende Optionen zur Wahl: "--- ohne ---", "beA Ausgang", "beA Eingang" und "begründende Unterlagen (Forderungen)". Letztere Option stellen Sie nur bei Dokumenten ein, die Gläubiger-Forderungen zugeordnet werden.

Tipp: Legen Sie ggf. weitere Kategorien für die Historie an: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Historie".

Drücken Sie im Datenbankfeld Forderung – Lfd. Nr. auf die Taste [F2] bzw. betätigen Sie den Button (Lupe), um das Suchfenster für (bereits angelegte) Gläubigerforderungen zu öffnen.
Geben Sie in diesem bei Suche die laufende Nummer der Forderung ein, die Sie mit dem Dokument verknüpfen wollen.
Markieren Sie die gefundene Forderung und wählen Sie diese per Taste [Enter], Button Ja, diesen bzw. Doppelklick aus.

Tipp: Vom Workflow her empfiehlt es sich, die Dokumente der Kategorie "begründende Unterlagen (Forderungen)" bei Anlage bzw. Bearbeitung der Forderungen in der Gläubiger-Unterakte über die Forderungs-Historien zuzuordnen.

Rangklasse ist nur bei Dokumenten, die Gläubigerforderungen zugeordnet werden sollen, von Bedeutung. Voreingestellt ist "§ InsO 38". Ändern Sie ggf. die Voreinstellung über das Drop-down-Menü.

Mit dem Button OK werden die Eingaben im Bearbeitungsbereich gespeichert, mit dem Button Abbruch verworfen.

Historieneinträge löschen

Markierte Historieneinträge werden mit dem Button Entfernen gelöscht.

Bitte beachten Sie, dass alle ausgewählten Einträge (blau markiert und mit Haken) gelöscht werden. Möglicherweise befindet sich keiner davon im aktuellen Anzeigebereich, da Sie den Fokus unabhängig von der Auswahl bewegen können.

Erklärungen zu weiteren Buttons finden Sie unten.

Durchgestrichene Historieneinträge

Historieneinträge erscheinen in der Datensatzliste durchgestrichen, wenn die Dateien nicht mehr auffindbar sind. Dies kann verschiedene Ursachen haben.

DMS-Synchronisation der Historie bei Verwendung von Insomacs mit Documents

Übertragung von Dokumenten nach Documents

Insomacs überträgt die Dokumente der Historie automatisch nach Documents. Dort liegen sie mit einem Teil der zugehörigen Informationen (z. B. Titel, Datum und Version). Von diesen externen Dokumenten werden jeweils nur die neuesten Versionen in der Insomacs-Historie angezeigt und durch ein blaues Icon gekennzeichnet.

Tipp: Beschleunigen Sie das Hinzufügen (insbesondere vieler) neuer Dokumente zur Akte, indem Sie diese gleich nach Documents ziehen. Sonst werden die Dokumente nach Insomacs und von dort wiederum nach Documents übertragen. Das Hinzufügen der Dokumente über die Historie ist für den Fall einer unterbrochenen Verbindung bewusst zweistufig programmiert.

Auslösen von Datenübertragungen

• Das Hinzufügen oder Bearbeiten von Historieneinträgen überträgt automatisch das zugehörige (noch im Insomacs liegende) Dokument nach Documents. Es gilt dann als externes Dokument.
• Der Button Synchronisation in der Historie synchronisiert alle Dokumente der Akte – in beiden Richtungen zwischen Insomacs und Documents. Die Betätigung des Buttons ist in der Regel nicht notwendig. Er kommt nur nach einer getrennten Verbindung zu Documents oder für die Verarbeitung von Altdaten zum Einsatz.
• Das Öffnen der Historie oder die Betätigung des dortigen Button Aktualisieren erstellt Historieneinträge für alle Dokumente, die in Documents neu der Akte zugeordnet worden sind. Die zum Anzeigen benötigen Informationen stammen aus der Insomacs-Datenbank und Documents.

Keine Übertragung von Historieneinträgen nach Documents

• Einfache Texteinträge, WM-Doku- bzw. Scanmacs-Dokumente, Internet-Links, Jobs, Ordner und XJustiz-Dateien, sowie Tabellen-Exporte bleiben dauerhaft in Insomacs gespeichert und werden nicht nach Documents übertragen.
• Historieneinträge mit mehr als 256 Zeichen im Ereignis bleiben in Insomacs, solange Sie das Ereignis nicht kürzen.
• Bei einer getrennten Verbindung zu Documents erfolgt keine Übertragung von Dokumenten.

Spezielle Standards für externe Dokumente

Zur Anpassung an die in Documents übliche Arbeitsweise gelten in der Historie und in den Jobs spezielle Standards für den Umgang mit den Versionen eines Dokuments:

• Werden externe Dokumente an die Kommunikationszentrale übergeben oder mit Signieren- oder Versenden-Jobs verknüpft, beziehen sich die Aktionen auf die jeweils in diesem Augenblick aktuellen Versionen der Dokumente in der Historie. Bei den Dokumenten-Jobs gibt es eine Ausnahme: Bearbeitet der Jobempfänger über das Jobfenster die Dokumente, werden (nach Rückfrage) die dann aktuellen Versionen der Dokumente mit dem Job verbunden.
• Externe Dokumente, die mit allgemeine Jobs verknüpft werden, beziehen sich jederzeit auf die gerade aktuellste Version in der Historie.

Jobs in der Historie

In der Historie werden auch Jobs mit Jobempfänger (in der Spalte "Ereignis") angezeigt.

Doppelklick öffnet das Fenster "Job bearbeiten".

Datensatzliste sortieren

Die Historieneinträge lassen sich durch Kopfklicks in den Spaltenüberschriften der Tabelle sortieren, z. B. nach "Datum / Uhrzeit". Hier gibt es einen deutlichen Unterschied zwischen Gruppenansicht und Listenansicht.
In der Gruppenansicht wird innerhalb der einzelnen Gruppen nach dem angeklickten Kriterium sortiert, in der Listenansicht werden alle Historieneinträge von oben bis unten sortiert.

Tipp: Insomacs kann sich die Sortierung der Datensatzliste in der Historie "merken". Dazu muss die Check-Box Sortierung speichern in den Programm-Parametern gesetzt werden.

Ansicht der Einträge filtern

Wenn die Historie viele Einträge enthält, helfen Ihnen die Filtermöglichkeiten unterhalb der Liste, nur einen Teil der Einträge anzuzeigen oder bestimmte einzelne Einträge zu finden.

Tipp: Verwenden Sie neben den beiden nachfolgend beschriebenen Filtern auch den Baum einer eingesetzten Historienstruktur, um die Datensatzliste zu filtern.

1. Typenfilter

Durch das Aktivieren der Buttons des Typenfilters reduzieren Sie den Inhalt der Liste auf einen Typ oder mehrere Typen von Datensätzen. Die Liste wird dann unmittelbar nach dem Klicken aktualisiert. Wenn Sie mit dem Mauszeiger über einem Button verweilen, sehen Sie einen kurzen Hinweistext zum jeweiligen Typ.

Es lässt sich nach den folgenden Typen von Historien-Einträgen filtern (Aufzählung in Reihenfolge der Buttons):

• rtf-Dateien, erzeugt mit dem Textgenerator
• PDF-Dateien
• msg-Dateien (E-Mails)
• WM-Doku-Dokumenten
• Excel-Dokumenten
• WebAkten-Dokumenten
• beA-Nachrichten
• txt-Dateien (Text-Dateien)
• Internet-Links
• Job-Einträge
• Word-Dateien (docx-Dateien)
• Historiendokumente ohne Datei-Anhang
• verlinkte Ordner
• XRechnungen (xml-Dateien)

Aktivierte Filter-Buttons werden hellblau hinterlegt und von einem punktierten roten Quadrat umgeben.

Hier sind selbst erstellte Dateien (Bestand), Text-Dateien, Internet-Links und XRechnungen als Filtertypen markiert.

2. Allgemeiner Filter

Mit den Textfeldern Filter rechts neben den Drop-down-Menüs Ereignis und Empfänger lassen sich die Listeneinträge der Historie hinsichtlich des Ereignistextes und der Empfängerbezeichnung einschränken. Es gilt die in dem jeweiligen Drop-down-Menü ausgewählte Bedingung:

• "beginnt mit": Nach dem Filtertext kann noch beliebiger weiterer Text folgen.
• "enthält": Der Filtertext ist irgendwo im Text enthalten.
• "genau": Der Text muss exakt dem Filtertext entsprechen und darf keine weiteren Zeichen enthalten.

Grenzen Sie den Zeitraum der anzuzeigenden Listeneinträge mit den Datumsfeldern Datum von und Datum bis ein. Bei Kategorie steht zur Auswahl: "--- alle ---", "beA Ausgang", "beA Eingang", "Forderungsdokument", "Sammel-PDF" und alle selbst erstellten Kategorien.

Klicken Sie auf den Button Filtern, um die unterhalb der Trennlinie einstellbaren Filterkriterien anzuwenden. Drücken Sie alternativ die Taste [Eingabe] oder die Taste [F2] drücken, wenn sich der Tastaturfokus gerade in einem Steuerelement des Filters befindet. Das erneute Klicken auf den Button Filtern deaktiviert die Filterfunktion oder wendet die von Ihnen zwischenzeitlich veränderten Filterkriterien an.

Nach dem Filtern werden nur noch Historieneinträge angezeigt, die den Filterkriterien entsprechen.

Bei der Gruppenansicht kann es sein, dass die Untereinträge, nicht aber die Haupteinträge einer Gruppe den Filterkriterien entsprechen. Da Insomacs den Haupteintrag einer Gruppe zur Anzeige der Untereinträge benötigt, wird dieser in kursiver Schrift dargestellt. Dies bedeutet, dass der Haupteintrag der Gruppe nicht den aktuellen Filterkriterien entspricht. Dies gilt auch bei der Anwendung von den Filtermöglichkeiten im Fensterbereich Historienstruktur.

Statusleiste

Die Statusleiste zeigt an ...

• wie viele Einträge den ggf. gesetzten Filterkriterien entsprechen.
• wie viele Historieneinträge ausgewählt sind.

Mehrfachauswahl von Datensätzen

In beiden Ansichten der Historie ist eine Mehrfachauswahl von Datensätzen möglich.

1. Es können mehrere Datensätze markiert werden, ohne dass sie zwangsläufig aufeinander folgen müssen. Sie haben dazu folgende Möglichkeiten:

• Klicken Sie in die Check-Boxen der Datensätze, die Sie markieren wollen.
• Klicken Sie bei gedrückt gehaltener Taste [Strg] auf alle Datensätze, die markiert werden sollen.
• Der Tastaturfokus muss sich in der Datensatzliste befinden: Bei gehaltener Taste [Strg] bewegen Sie sich mit den Pfeil-Tasten über die Datensatzliste und markieren weitere Historieneinträge, indem Sie die Taste [Leertaste] betätigen.

2. Es können ganze Listenbereiche markiert werden:

• Ziehen Sie bei gehaltener linker Maustaste den Mauszeiger über die gewünschten Datensätze.
• Wählen Sie einen Datensatz als Startpunkt (siehe 1.) aus. Bei gedrückter Taste [Shift] klicken Sie auf den letzten Datensatz des auszuwählenden Bereichs.
• Wählen Sie einen Datensatz als Startpunkt (siehe 1.) aus. Halten Sie die Taste [Shift] gedrückt und bewegen Sie sich mit den Pfeil-Tasten von dem fokussierten Eintrag die Liste aufwärts bzw. abwärts.

Wenn Sie den Haupteintrag einer Gruppe markieren, werden nicht die untergeordneten Elemente markiert.

Tipp: Um zusammen mit dem Haupteintrag einer Gruppe auch die Untereinträge zu markieren, gehen Sie folgendermaßen vor: Drücken Sie die Taste [Shift] und klicken dann in die Check-Box des Haupteintrags.

Die Versandliste

Mit dem Button Hinzu können Sie markierte Historieneinträge in der Versandliste sammeln – und dort markierte Einträge einzeln mit dem Button Entfernen wieder entfernen.

Alle geeignete Datensätze in der Versandliste können an die Zwischenablage (Button Zw.abl.), die Kommunikationszentrale (Button Komm.Zen.), Button EGVP oder das E-Mail-Programm (Button E‑Mail) übergeben werden.

Die Gruppenansicht

Wenn Sie die Historie öffnen, präsentiert sich diese automatisch in der Gruppenansicht. Die Gruppen sind "eingeklappt". Man sieht nur die Haupteinträge.

Gruppen in der Historie

In der Gruppenansicht sehen Sie, welche Historieneinträge zusammengehören. Ein Beispiel für eine Gruppe wäre eine E-Mail mit ihren Anhängen. Gruppen beschränken sich allerdings nicht auf E-Mails, da sie von jedem Nutzer aus Dokumenten und anderen Historieneinträgen frei zusammengestellt werden können.

Hinweis: Gruppen existieren neben der Historienstruktur als ordnende Elemente. Gruppen und auch deren Bestandteile lassen sich natürlich den unterschiedlichen Knoten einer (angelegten oder importierten) Historienstruktur zuordnen. Aus diesem Grund gibt es auch keine Unter- oder Unter-Unter-Gruppen. Näheres zur Historienstruktur erfahren Sie unten.

Darstellung von Gruppen in der Historie

Eine Gruppe besteht aus einem Haupteintrag (z. B. E-Mail-Anschreiben) und Untereinträgen (z. B. Anhänge). Wenn Sie die Historie öffnen, sehen Sie aus Gründen der Übersichtlichkeit zunächst nur die Haupteinträge der Gruppen und Dokumente, die keiner Gruppe zugeordnet sind.

Vor jedem Haupteintrag einer Gruppe steht (links vor der Check-Box) ein Button +. Wenn Sie dieses anklicken, klappen Sie die Gruppe aus. Rechts eingerückt sehen Sie die Untereinträge. Der Button + verwandelt sich in einen Button -. Klicken Sie erneut darauf, klappt die Gruppe wieder ein.

Alternativ können Sie auch die Taste [+] und die Taste [-] verwenden.

Wenn Sie alle Gruppen aufklappen wollen (wie in der Abbildung), bedienen Sie sich bitte der Buttons im Filter-Bereich.

Der Button <> klappt alle Gruppen auf; der Button >< klappt alle Gruppen wieder zu.

Bildung von Gruppen

Automatisch

BeA-Nachrichten und E-Mails mit Anhängen bilden automatisch eine Gruppe, wenn sie an die Historie (über Kommunikationszentrale bzw. Mailimport) übergeben werden.

Manuell per Drag-and-drop

Markieren Sie

• Dateien aus dem Windows-Explorer,
• noch nicht zugeordnete Historieneinträge,
• Gruppen-Untereinträge der Historie oder
• Haupteinträge der Historie. Bitte beachten Sie im letzten Fall, dass die Gruppenbindung für die Untereinträge aufgehoben wird!

Solange Sie die Taste [Strg] gedrückt halten, ist es möglich, den markierten Datensatz bzw. die markierten Datensätze per Drag-and-drop auf den gewünschten Haupteintrag zu ziehen. Sobald sich über diesem der blau hinterlegte Text " – dieser Gruppe zuordnen – " einblendet, können Sie den markierten Datensatz oder die Datensätze fallen lassen, d. h. die Maus-Taste loslassen.

In der Abbildung werden zwei Datensätze ohne Zuordnung in eine neu entstehende Gruppe verschoben.

Gruppenbindung aufheben

Gruppenzuordnungen lassen sich ganz einfach entfernen:

• mit der Taste [U] oder der Tastenkombination [Alt]+[U]
• mit dem Button Aufheben

Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit dem Button Ja.

Hinweis: Wenn Sie den Haupteintrag einer Gruppe mit dem Button Entfernen löschen, heben Sie die Gruppenzugehörigkeit für die untergeordneten Datensätze auf. Diese werden nicht gelöscht!

Navigation in der Liste

Je nach Scroll-Art, verhalten sich der blaue Auswahl-Balken und der Tastaturfokus unterschiedlich:

• Scrollen mit Mausrad/ mit Pfeil-Tasten + Taste [Strg] der Tastatur:
  Wenn Sie durch die Historie scrollen, wandert der blaue Auswahl-Balken nicht mit. Auf welchem Datensatz Sie sich gerade mit dem Tastaturfokus befinden, sehen Sie daran, dass dieser im Fettdruck erscheint und von einem Kasten mit schwarzen Punkten eingefasst wird.
• Scrollen mit den Pfeil-Tasten:
• Der Auswahl-Balken wandert mit dem Tastaturfokus.
• Scrollen mit dem Scroll-Balken rechts der Datensatzliste:
• Der Auswahl-Balken und der Tastaturfokus bleiben an ihrer Position. Nur die Liste wandert.

Mit dem Button Liste wechseln Sie in die Listenansicht.

Die Listenansicht

Die Listenansicht entspricht weitgehend dem Erscheinungsbild der Historie vor der Einführung der Mehrfachauswahl und der Gruppen. Es sind alle Historieneinträge zu sehen, es sei denn sie sind dem ausgeblendeten Bereich eines Strukturbaumes zugeordnet. Sie können nicht erkennen, welcher Datensatz zu welcher Gruppe gehört, welcher ein Haupteintrag oder ein Untereintrag einer Gruppe ist. Die Mehrfachauswahl ist auch in dieser Ansicht möglich.

Rechts unterhalb der Datensatzliste wechseln Sie mit dem Button Gruppen in die Gruppenansicht.

Die Historie strukturieren

Wenn die Historie einer Akte oder Adresse viele Einträge enthält, empfiehlt es sich, diese Einträge strukturiert abzulegen. Schaffen Sie dazu "Schubladen" in Form einer Baumstruktur (ähnlich wie im Windows-Explorer).

Ein Doppelklick auf einen Knoten der Baumstruktur filtert aus der Datensatzliste der Historie die Einträge, die nur diesem Knoten zugeordnet worden sind. Ein weiterer Doppelklick auf den Knoten entfernt den Filter. Es wird wieder die komplette Datensatzliste angezeigt.

Die Historienstruktur wird im rechten Fensterdrittel des Historienfensters angelegt und verwaltet.

Für jede Insomacs-Akte und -Adresse kann eine eigenständige Baumstruktur geschaffen werden (wobei eine übergreifende einheitliche Struktur über Vorlagen möglich ist). Die einzelnen Historieneinträge können dann einem oder mehreren Knoten zugeordnet werden.

Tipp: Die Historienstruktur bietet eine zusätzliche Möglichkeit, die Historie übersichtlich zu gestalten und ist optional. Es werden keine Veränderungen an den eigentlichen Einträgen vorgenommen, da sie lediglich mit der Baumstruktur verlinkt werden.
Wenn Sie ohne Historienstrukturen arbeiten möchten, können Sie den Bereich im Historienfenster ausblenden, indem Sie über das Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Akten-Eigenschaften" die Check-Box Historie mit Historienstruktur deaktivieren.

Beispiel: Sie legen in der Baumstruktur die Kategorien "eingehende Kommunikation" und "ausgehende Kommunikation" an. Zu beiden Knoten können Sie jeweils die Unterkategorien per "Mail", per "Telefon", etc. anlegen.

• Beruht ein Historieneintrag auf einem eingehenden Telefonanruf, weisen Sie ihm der Kategorie "eingehende Kommunikation/ Telefon" zu.
• Ein Brief an den Mandanten würde dann in die Kategorie "ausgehende Kommunikation/ Post" gehören.

Um später solche Historieneinträge zu sehen, die auf eingehenden Telefonaten beruhen, filtern Sie die Baumstruktur nach diesem Kriterium.

Die Registerkarte "Zuordnung"

Sie dient der Anwendung der Historienstruktur. Hier wird die vorhandene Baumstruktur angezeigt und Sie können alle Einträge zu einem Knoten ansehen, Historieneinträge an einen Knoten anhängen oder von ihm entfernen:

• Ansehen aller zugeordneten Historieneinträge zu einem Knoten der Baumstruktur:
  Markieren Sie den Knoten und klicken Sie dann auf den Button Filtern – oder doppelklicken Sie einfach auf den Knoten. Alle nicht passenden Einträge werden in der Liste ausgeblendet.

• Zuordnung beliebig vieler Historieneinträge zu einem Knoten der Baumstruktur:
  1. Markieren Sie einen oder mehrere Historieneinträge
  2. Markieren Sie den Knoten in der Baumstruktur, dem Sie den oder die markierten Historieneinträge zuordnen wollen.
  3. Klicken Sie auf den Button Hinzu.
  
  Alternative: Sie ziehen die markierte Auswahl der Historieneinträge mit gedrückter Maustaste über die Baumstruktur und lassen diese über dem passenden Knoten fallen (Drag-and-drop).

• Entfernen von Einträgen von einem Knoten:
  Markieren Sie alle Historieneinträge, deren Zuordnung zum Knoten aufgehoben werden soll. Dann klicken Sie über der Baumstruktur auf den Button Entfernen.

Mit den Button Zählen zeigen Sie in der Historienstruktur an, wie viele Historieneinträge jedem Knoten des Strukturbaums zugeordnet sind. Ein weiterer Klick auf den Button blendet die eingeklammerten Zahlen wieder aus.

Die Anzahl der direkt zugeordneten Historieneinträge ist die erste Zahl in den Klammern, die zweite ist die Summe aller Zuordnungen in den Untereinträgen.

Als weitere Optionen stehen zur Verfügung:

Wenn Sie die Check-Box auch untergeordnete anzeigen "aktiviert" haben, werden auch alle Historieneinträge angezeigt, die in eventuell vorhandenen Unterknoten des markierten Knotens vorhanden sind.

Wenn Sie die Check-Box nur nicht zugeordnete zeigen "aktiviert" haben, werden nur solche Historieneinträge angezeigt, die (noch) keinem Knoten zugeordnet sind. Damit finden Sie z. B. "verlorene" Einträge, um sie in die Historienstruktur einzubinden.

Wenn die Check-Box Ausblend-Automatik "aktiviert" ist, werden Dokumente aus der normalen Listenansicht ausgeblendet, die bestimmten Knoten zugeordnet. Damit machen Sie z. B. regelmäßig wiederkehrende Einträge "unsichtbar", um die wesentlichen Einträge leichter erkennen zu können.

Anwendungsbeispiel: Alle Rechnungen werden einem Knoten "Rechnung" zugeordnet. Dieser Knoten besitzt das Merkmal ausblenden (vgl. Registerkarte "Struktur ändern"). Wenn die Ausblend-Automatik markiert wird, werden alle derartigen Historieneinträge nicht mehr in der Liste angezeigt. (Klicken Sie im Strukturbaum einen ausgeblendeten Knoten an, werden Ihnen natürlich in der Datensatzliste die ihm zugeordneten Einträge angezeigt.)

Zudem sind folgende Buttons sichtbar:

klappt alle Unterknoten in der Baumstruktur auf.

klappt alle Unterknoten in der Baumstruktur ein.

blendet vor den Knoten farbige Markierungen ein oder aus:

• Grün: Der aktuell in der Liste markierte Historieneintrag ist diesem Knoten zugeordnet.
• Gelb: Der aktuell in der Liste markierte Historieneintrag ist einem Unterknoten zugeordnet.
• Grau: Der aktuell in der Liste markierte Historieneintrag ist diesem Knoten nicht zugeordnet.
• Weiß: Sie haben mehrere Historieneinträge markiert. Insomacs trifft keine Aussage bzgl. der Zuordnung.

Die Markierung eines Knotens in der Baumstruktur wird aufgehoben. Dies ist dann von Bedeutung, wenn ein neues Dokument in die Historie eingefügt, aber keinem Knoten zugeordnet werden soll (z. B. bei einem Einfügen per Drag-and-drop).

Hinweise für Nutzer von Documents

• In Documents kann ein Dokument exakt einem Knoten der Registerstruktur zugeordnet werden. Dieser Gesetzmäßigkeit ist die komplette Zusammenarbeit von Insomacs und dem Documents grundsätzlich unterworfen.

• Documents nach Insomacs
  Wird im DMS ein Dokument innerhalb der Akte einem Knoten der Registerstruktur neu zugeordnet, geschieht dies automatisch auch in der Historienstruktur von Insomacs, sobald die Historie aktualisiert worden ist (Button Aktualisieren oder neuer Aufruf der Historie in der Insomacs-Akte). Die Knoten der Registerstruktur im DMS entsprechen den Knoten in der Insomacs-Historie.

• Insomacs nach Documents
  Bei Insomacs-Bestandsakten wird einmalig die Dokument-Zuordnung in der Historienstruktur beim Übertragen des Dokuments in das DMS in die Registerstruktur überführt.
  
  Sollte ein Dokument der Historie (einer Bestandsakte) beim Übertragen von Insomacs ins DMS bereits mehreren Knoten der Historienstruktur zugeordnet sein, wird bevorzugt die älteste Zuordnung zu einem Historienstruktur-Knoten ohne das Merkmal ausblenden (aktivierte Check-Box) als DMS-Zuordnung gewählt.
  Für Änderungen dieser DMS-Zuordnung findet eine bidirektionale Synchronisation statt. Unabhängig davon sind in der Historie weitere Zuordnungen möglich, die vom DMS unbeeinflusst bleiben.

Die Registerkarte "Struktur ändern"

Die zweite Registerkarte dient dem Anlegen und Verwalten der Knoten der Baumstruktur. Diese wird individuell für jede Akte angelegt (allerdings können auch Vorlagen importiert werden, s. u.). Über den Button Neu, den Button Bearbeiten und den Button Entfernen werden die Knoten angelegt, bearbeitet oder gelöscht. Bezeichnung enthält dabei den Namen des Knotens.

Beim Verändern oder Anlegen von Knoten gelten folgende Regeln:

• Unterknoten: Wenn zu einem bereits bestehenden Knoten ein Unterknoten angelegt werden soll, ist 1. der bestehende Knoten zu markieren, 2. auf den Button Neu zu klicken und 3. Untereintrag von zu markieren.

• Knoten verschieben: Bereits angelegte Knoten können an eine andere Stelle im Baum verschoben werden – allerdings nur hier auf der Registerkarte "Struktur ändern": Dazu ist die Taste [Strg] gedrückt zu halten und dann der Knoten mit gedrückter Maustaste an seine neue Position zu verschieben. Die zugeordneten Historieneinträge bleiben mit dem Knoten verbunden.

• Vorlagen für Historienstruktur importieren: Wenn eine gleiche Struktur für mehrere Akten verwendet werden soll, kann ein Grundgerüst an zentraler Stelle hinterlegt (Hauptfenster-Menüband "Service" > Gruppe "Historienstruktur" > Button Historieneinträge einsortieren) und über den Button Import in die Akte hineinkopiert werden (vgl. Kapitel Historienstruktur).

• Ausblend-Automatik vorbereiten: Wenn Sie die Ausblend-Automatik nutzen möchten, müssen Sie für die Strukturknoten, deren Dokumente Sie bei Bedarf unsichtbar machen wollen, die Check-Box ausblenden markieren.

Hinweis: Es besteht die Möglichkeit, die Dokumentenstruktur von Insomacs auch für WM Doku zu verwenden. Bitte kontaktieren Sie bei Interesse den technischen Support.

Hinweise für Nutzer des Documents

• Wird Insomacs in Verbindung mit Documents genutzt, ist die Neuanlage bzw. der Import einer Historienstruktur in Insomacs deaktiviert.

• Documents nach Insomacs
  Anlage und Bearbeitung der Historienstruktur erfolgen im DMS über die Registerstruktur-Verwaltung der Akte.
  Die Registerstruktur der DMS-Akte (vom Typ Insomacs) wird in die Insomacs-Historie synchronisiert.

• Insomacs nach Documents
  Wenn eine im DMS unbekannte InsoAkte (Bestandsakte) automatisch als DMS-Akte (vom Typ Insomacs) angelegt wird, findet zugleich das einmalige Erstellen einer Registerstruktur anhand des aktuellen Baums der Historienstruktur statt. Ab diesem Zeitpunkt lassen sich Knoten des Baums nur noch in der DMS-Akte hinzufügen, bearbeiten oder löschen. Die Änderungen aus dem DMS werden beim Aktualisieren der Historie als Historienstruktur übernommen.
  
  Insomacs-Historienstruktur-Knoten mit dem Merkmal ausblenden "aktiviert" werden in der Registerstruktur der Akte im DMS angelegt. Documents kennt keine ausblendbaren Knoten und verhalten sich dort wie normale Knoten.

Die Buttons in der Historie

Die Button-Leiste der Historie unterscheidet sich, je nachdem Insomacs ohne oder mit einem Dokumenten-Management-System eingesetzt wird.

a) Zustand beim Einsatz von Insomacs mit WM Doku

b) Zustand beim Einsatz von Insomacs mit Documents

Wie man sieht, ist die Abfolge der Buttons weitgehend identisch.

Button Drucken

Die Historieneinträge werden entsprechend der aktuellen Darstellung (Sortierung und Filterung mit auf- und eingeklappte Gruppen) gedruckt.

Der Button Aktualisieren aktualisiert die Datensatzliste.

Button Neu, Button Bearbeiten und Button Entfernen siehe Ausführungen zu "Historieneintrag vornehmen","Historieneintrag bearbeiten" und Historieneintrag löschen.

Button Aufheben oder Taste [U] oder Tastenkombination [Alt]+[U] ist nur in der Gruppenansicht aktiv. Wenn Sie den Button betätigen, wird die Gruppenzuordnung der markierten Historieneinträge aufgehoben. Das Aufheben muss schließlich noch mit dem Button Ja bestätigt werden.

Button Öffnen

Der Button Öffnen oder die Taste [Ö] oder die Tastenkombination [Alt]+[Ö] öffnet ggf. das Dokument, das mit dem Historieneintrag verbunden ist.

Der Button Öffnen kann in Abhängigkeit des markierten Historieneintrags Button Job oder Button Import als alternative Bezeichnung führen. In diesen beiden Fällen steht nur die Tastenkombination [Alt]+[Ö] zur Verfügung. Der Button Job öffnet einen Job, der aus der Historie erstellt und dort eingetragen worden ist (Button Historie eintragen).

Wenn Sie Documents einsetzen, ist der Button Öffnen ein Split-Button mit einem Drop-down-Menü (zu öffnen über den Button (aufklappen)):

• Button Lesen öffnet das Dokument zum Lesen. Eine Bearbeitung bleibt folgenlos.
• Button Bearbeiten öffnet das Dokument und sperrt es für alle Benutzer. Diese Option steht nicht zur Verfügung, wenn sie aufgrund bestimmter Terminalserver-Umgebungen deaktiviert ist.
• Button Link aufrufen öffnet den Standard bzw. den Outlook DESK von Documents (hängt von der Voreinstellung im DMS ab) und zeigt das externe Dokument an, wo es u. a. zum Bearbeiten geöffnet werden kann.

Wenn Sie direkt auf den Button Öffnen klicken, kommt es zu dem voreingestellten Verhalten (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Steuerung" > Bereich "LEXolution.DMS"). Das markierte Dokument kann immer im Lese- bzw. Bearbeitung-Modus geöffnet werden bzw. Sie lassen sich immer vor die Wahl stellen, auf welche Weise Sie auf das Dokument zugreifen wollen (siehe Abbildung).

"Bearbeiten" wird als Option nicht in jeder Kanzlei angeboten (s. o.).

In der Spalte "Externes Dokument" der Datensatzliste sehen Sie, ob bei einem gesperrten Dokument eine eigene oder fremde Sperre vorliegt.

eigene Sperre
Sperre eines anderen Benutzers

Bei einer eigenen Sperre ist es möglich, das bearbeitete Dokument mit dem Button Entsperren (an Stelle des Button Öffnen) zu entsperren.

Das Entsperren des Dokuments erfordert die Entscheidung, was mit den Änderungen in dem Dokument geschehen soll.

Der Button OK und Button Abbruch sind in ihrer Funktionalität selbsterklärend (s. o.).

Button Version

Wenn in der Liste eine Word- oder Excel-Datei markiert ist, kann über den Button Version oder die Tastenkombination [Alt]+[V] eine neue Version des jeweiligen Dokuments erzeugt werden (z. B. bei Vertragsüberarbeitungen). Insomacs legt automatisch eine Kopie des Dokuments an und vergibt eine entsprechende Versionsnummer (Spalte "Ver."). Alle Versionen werden im Historienfenster aufgelistet. Auf diese Weise haben Sie immer Zugriff auf alle Versionen.

Hinweis: Der Button steht nicht zur Verfügung, wenn bei Ihnen Documents zum Einsatz kommt.

Button Excel

Der Button Excel legt eine neue, leere Excel-Datei an und fügt sie automatisch in die Historie ein.

Hinweis: Der Button steht nicht zur Verfügung, wenn bei Ihnen Documents zum Einsatz kommt.

Button Job

Hier vergeben Sie verschiedene Arten von Jobs zu Historieneinträgen.

Button Signieren

Je nach Voreinstellung erfolgt mit dem Button Signieren eine "klassische" Signatur oder eine Fernsignatur.

Button eEB

Der Button eEB dient der Erstellung des elektronischen Empfangsbekenntnisses.

Button E-Mail

Der Button E-Mail oder die Taste [M] oder die Tastenkombination [Alt]+[M] öffnet den Dialog zum Verschicken eines oder mehrere Dokumente aus der Liste werden per E-Mail verschickt. Voraussetzung ist, dass auf dem Rechner ein E-Mail-Programm eingerichtet ist.

Button EGVP

Der Button EGVP ist nur sichtbar, wenn Sie über die EGVP-Schnittstelle verfügen.

Button Zw.ablage

Der Button Zw.ablage dient dem Bereitstellen von Dokumenten in der Zwischenablage.

Button OLGA

Der Button OLGA öffnet den Übergabe-Dialog für OLGA.

Button Komm.Zen.

Wenn Sie ein Dokument oder mehrere Dokumente in der Historie markiert haben, öffnet dieser Button den Übergabe-Dialog für die Kommunikationszentrale.

Button Vorschau

Der Button Vorschau oder Taste [O] oder Tastenkombination [Alt]+[O] öffnet für das fokussierte Dokument die Vorschau im Dokumentfenster.

Button PDF

Der Button PDF erzeugt zu den markierten WM-Doku-Dokumenten durchsuchbare PDF-Dateien, die in die Historie zur weiteren Verarbeitung (z. B. Versenden mit beA) eingetragen werden.

Button Synchronisation

Der Button Synchronisation synchronisiert alle Dokumente der Akten nach Documents und umgekehrt. Die Anwendung ist ggf. bei Altdaten oder nach einer Unterbrechung der Verbindung zu Documents notwendig.

Hinweis: Dieser Button ist nur sichtbar, wenn für den Arbeitsplatz eine Lizenz für Documents vorliegt.

Hinweis: das Übertragen von Dokumenten aus Insomacs nach Documents (Button Synchronisation) kann durch Drücken und Halten der Taste [A] abgebrochen werden.

Übersicht

• Die Vorschau
• Job vergeben
• Signieren
• eEB erstellen
• E-Mail versenden
• Zwischenablage
• Kommunikationszentrale nutzen

Die Vorschau

Sie setzen den Fokus auf ein Dokument in der Historie und klicken auf den Button Vorschau.
Dann öffnet sich das ausgewählte Dokument in einem eigenen Dokumentfenster. Scrollen Sie in der Historie weiter, wird Ihnen jeweils die Vorschau für den aktuellen Eintrag angezeigt, soweit dieser eine besitzt.

Es lassen sich nacheinander mehrere Vorschau-Fenster für verschiedene Dokumente öffnen. Bitte beachten Sie, dass beim Scrollen immer nur die Dokumente in dem zuletzt geöffneten Vorschau-Fenster angezeigt werden können.

Hinweis: Die Vorschau steht nur den Nutzern zur Verfügung, die eine WM-Doku-Lizenz haben.

Hinweis: die nachfolgend beschriebenen Funktionalitäten der Steuerelemente sind teilweise nur für WM‑Doku‑Dokumente verfügbar.

Seitensteuerung

Die Vorschau zeigt immer nur eine Dokument-Seite an. Damit Sie wissen, wo Sie sich in einem mehrseitigen Dokument befinden, wird stets die Seitenzahl und die Anzahl der Seiten insgesamt angezeigt.

So blättern Sie innerhalb des Dokuments:

• per Buttons:
  Klicken Sie auf einen der Pfeile links oder rechts des Reglers (der einfache Pfeil blättert eine Seite zurück oder vor; der Doppelpfeil zeigt die erste bzw. letzte Seite des Dokuments an).

• per Maus-Scrollrad:
  Wird am Ende oder Anfang einer Seite weitergescrollt, erfolgt automatisch die Anzeige der nächsten Seite.

• per Tastatur:
  Taste [Bild nach oben] eine Seite im Dokument zurück
  Taste [Bild nach unten] eine Seite im Dokument weiter

• Direkteingabe:
  Geben Sie eine bekannte Seitenzahl das weiße Feld Seite und betätigen die Taste [Enter] oder verwenden die Tastenkombination [Strg]+[Alt]+[G].

Die weiteren Felder in diesem Bereich sind:

Im Drop-down-Menü Zoom erhalten Sie einen Überblick über die möglichen Einstellungen der Anzeigegröße:

Die Zahlen beschrieben den Zoom-Faktor in Prozent: "100 %" zeigt die Seite in Originalgröße, "50 %" um die Hälfte verkleinert etc. Oder tippen Sie den Zoom-Faktor einfach stufenlos direkt in das Feld ein. Andere Möglichkeiten, die Zoomstufe zu verändern, sind:

• die Taste [-] (verkleinern) und Taste [+] (vergrößern)
• die Kombination von der Taste [Strg] + Mausrad-Scrollen

Mit der Einstellung "Seitenbreite" wird die Seite so dargestellt, dass sie in ihrer ganzen Breite angezeigt wird, aber eventuell oben und unten über den Bildschirm "hinausragt" (verschieben Sie dann den Ansichtsbereich mit gedrückter Maustaste). Die Seitenbreite kann auch folgendermaßen eingestellt werden:

• Drücken von der Taste [F6]
• Kombination der Tasten [Strg]+[Alt]+ Mausrad-Scrollen (Wechsel zwischen "Seitenbreite" und "Ganze Seite")

Die Einstellung "Ganze Seite" stellt die Seite so verkleinert dar, dass sie komplett auf dem Bildschirm angezeigt wird. Diese Einstellung kann auch erreicht werden durch

• Drücken der Tastenkombination [Strg]+[F6] oder
• Kombination der Tasten [Strg]+[Alt]+ Mausrad-Scrollen (Wechsel zwischen "Seitenbreite" und "Ganze Seite").

dreht die angezeigte Seite jeweils um 90° nach links oder rechts. Das ist z. B. notwendig, wenn die Seite im Querformat beschrieben ist, oder wenn sie falsch herum eingescannt wurde.

Hinweis: Eine Änderung wird automatisch gespeichert. Die Seite wird zukünftig immer so, wie sie hinterlassen wurde, wieder geöffnet – bis eine neue Einstellung erfolgt.

Das Menüband des Dokumentfensters

Das Dokumentfenster-Menüband "Datei"

Die hier zur Auswahl stehenden Funktionen sind selbsterklärend.

Das Dokumentfenster-Menüband "Start"

Das Dokumentfenster-Menüband "Start" des Dokumentfensters enthält eine Auswahl der wichtigsten Funktionen des Dokumentfenster-Menübands "Start" vom WM-Doku-Hauptfenster.

Der Button Neue Anmerkung klebt ein elektronisches Pendant zu farbigen Haftnotizzetteln (hier "Anmerkung" genannt) auf das Dokument (alternativ auch die Tastenkombination [Strg]+[A] oder über das Kontextmenü v rechter Mausklick im Ansichtsbereich der Vorschau – und "Neue Anmerkung").

Es erscheint ein gelber Kasten, in dem die Eingabemarke blinkt. Geben Sie hier Ihre Anmerkung ein.

Wenn Sie nun später mit der Maus auf eine Anmerkung zeigen, erscheint ein kleines, gelbes Hinweisfenster ("Quickinfo"), in dem das Benutzerkürzel des Erstellers und das Erstellungsdatum anzeigt werden:

Tipp: Anmerkungen dienen auch als Sprungmarken zu den markierten Textstellen (ähnlich wie Internet-Links). In der Button Dokumentinfo (s. u.), die (auf der Registerkarte "Anmerkungen") alle Anmerkungen des Dokuments auflistet, kann man mittels Doppelklicks schnell zu den Anmerkungen des angezeigten Dokuments navigieren.

Anmerkungen ein- und ausblenden

Zur besseren Übersichtlichkeit kann es sinnvoll sein, Anmerkungen zeitweise auszublenden. Dies geschieht durch einen einfachen Klick auf den Button Anmerkungen im Dokumentfenster-Menüband "Start" > Gruppe "Ein-/ Ausblenden". Ein erneuter Klick blendet alle Anmerkungen wieder ein.

Verändern der Größe/ Position

Verändern Sie Größe bzw. Position einer Anmerkung, indem Sie den Verschieben-Modus einschalten. Dies kann auf zwei Weisen geschehen:

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Anmerkung und wählen Sie im Kontextmenü "Anmerkung verschieben" aus.

• Aktivieren Sie den Verschieben-Modus, indem Sie auf dem Dokumentfenster-Menüband "Start" > Gruppe "Bearbeitung" auf den Button Verschieben klicken. Solange das Verschieben-Symbol gedrückt erscheint, können Sie mit der Maus die Position der Anmerkung verändern (hineinklicken und mit gedrückter Maustaste an die neue Stelle ziehen) und deren Größe anpassen (mit der Maus an den rechten oder unteren Rand fahren und mit gedrückter Maustaste die Ränder neu bestimmen).

Farbe anpassen

Ein Rechtsklick auf die markierte Anmerkung öffnet ein Kontextmenü. Wählen Sie unter "Farbe" die gewünschte aus. Es steht "Gelb", "Rot", "Grün" oder "Blau" zur Verfügung.

Tipp: Standardmäßig werden Anmerkungen in gelb angelegt. Wenn Sie von vornherein eine andere Farbe verwenden möchten, ändern Sie die Vorgabe in WM Doku (Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Einstellungen" > Button Optionen > Registerkarte "Programm").

Schriftgröße anpassen
Die Schriftgröße für den Anmerkungstext kann in vier Stufen eingestellt werden. Öffnen Sie dazu das Kontextmenü (Klick auf die rechte Maustaste, während der Mauszeiger über der Anmerkung steht) und wählen dort "Schriftgröße" aus.

Textinhalt ändern
Ein erstellter Anmerkungstext lässt sich später editieren, indem Sie doppelt in die Anmerkung klicken. Alternativ machen Sie einen Rechtsklick auf die Anmerkung und rufen im Kontextmenü den Befehl "Anmerkungstext bearbeiten" auf.

Text kopieren oder einfügen
Um den erfassten Text auch in einem anderen Windows-Programm zu nutzen, kopieren Sie ihn über das Kontextmenü, Befehl "Anmerkungstext kopieren" in die Zwischenablage. Um einen Text aus der Zwischenablage in eine Anmerkung einzufügen, wählen Sie im Kontextmenü "Anmerkungstext einfügen" aus.

Anmerkung löschen
Um eine Markierung zu löschen, öffnen Sie das Kontextmenü über der Markierung mit einem Klick auf die rechte Maustaste und wählen "Anmerkung löschen". Falls Sie möchten, dass vor dem Löschen eine Sicherheitsabfrage bestätigt werden muss, aktivieren Sie diese Option in den globalen Programmeinstellungen von WM Doku.

Standardgröße festlegen
Legen Sie für zukünftige Anmerkungen fest, welche standardmäßige Höhe und Breite diese haben sollen. Dazu weisen Sie einer bereits vorhandenen Anmerkung die passende Größe zu. Öffnen Sie dann das Kontextmenü über dieser Anmerkung mit einem Klick auf die rechte Maustaste und wählen "Standardgröße festlegen". Wenn Sie nun zukünftig eine neue Anmerkung einfügen, wird diese mit der definierten Höhe und Breite dargestellt.

Der Button Stempeln

a) öffnet das Fenster "Suche Stempel", wenn noch kein Stempel für die Vorschau ausgewählt worden ist. Mit Doppelklick oder den Button Ja, diesen wählen Sie einen der gelisteten Stempel aus.

Hinweis: Es lassen sich nur Stempel auswählen, wenn sie zuvor in WM Doku angelegt worden sind.

b) aktiviert den Stempelmodus für den zuletzt in der Vorschau ausgewählten Stempel. Um den Stempel zu ändern, klicken Sie auf den kleinen Pfeil rechts des Buttons. Im Drop-down-Menü drücken Sie "auf Standard auswählen" und gehen im Fenster "Suche Stempel" vor, wie unter a) beschrieben.

Tipp: Setzen Sie ausgewählte Stempel auch mit Hilfe des Kontextmenüs. Dazu klicken Sie im Vorschaufenster mit der rechten Maustaste ins Dokument.

Klicken Sie nun in dem Dokument an die Stelle, auf der Sie den Stempel platzieren wollen. Der Stempel erscheint als ein über das Dokument gelegtes Bild. Es lassen sich beliebig viele Stempel überall auf den Dokumentseiten platzieren.

Um einen "Stempelabdruck" zu entfernen, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen im Kontextmenü "Stempel löschen".

Der "Stempelabdruck" lässt sich auch verschieben:

• Klicken Sie dazu entweder mit der rechten Maustaste auf den Stempel und wählen Sie im Kontextmenü "Stempel verschieben" aus.
• Oder aktivieren Sie den Verschieben-Modus, indem Sie im Dokumentfenster-Menüband "Start" (Gruppe "Dokument Bearbeitung") auf den Button Verschieben klicken.

Um zu sehen, wer den Stempel wann angebracht hat, bleiben Sie mit dem Mauszeiger so lange über dem Stempel stehen, bis sich ein Pop-up öffnet, das Benutzernamen und Datum anzeigt.

Hinweis: Falls Sie einen Stempel nicht einfügen oder löschen können, sind Anwenderrechte vergeben worden, welche die Verwendung des Stempels verhindern.

Button Markieren: Ähnlich zu einem Textmarker auf Papier lassen sich wichtige Textstellen farbig unterlegen (markieren). Klicken Sie im Dokumentfenster-Menüband "Start" (Gruppe "Dokument Bearbeitung") auf den Button Markieren, oder gehen Sie im Kontextmenü des Ansichtsbereichs auf "Markieren".

Der Mauszeiger verwandelt sich in die breite Spitze eines Textmarkers. Bewegen Sie mit gedrückter Maustaste diese Spitze über den zu markierenden Bereich. Mit dem Loslassen der Maustaste wird dieser Bereich farbig unterlegt.

"Ausschnitte markieren" bleibt so lange aktiv, bis Sie die Funktion erneut anwählen oder die Taste [Esc] drücken. Den aktuellen Status erkennen Sie am Mauszeiger (siehe Abbildung oben) oder an dem Button im Menüband: Solange sie gedrückt erscheint, ist die Funktion "Markieren" noch aktiv.

Nachträgliches Verändern der Größe/ Position

Verändern Sie Größe und Position der Markierung nachträglich, indem Sie den Verschieben-Modus einschalten. Klicken Sie dazu im Menüband auf den Button Verschieben. Solange dieses Symbol eingedrückt erscheint, können Sie mit der Maus

• die Position verändern (hineinklicken und mit gedrückter Maustaste an die neue Stelle ziehen)
• die Größe anpassen (mit der Maus an den rechten oder unteren Rand fahren und mit gedrückter Maustaste die Ränder neu bestimmen)

Farbe anpassen
Ein Rechtsklick mit der Maus auf den markierten Ausschnitt öffnet ein Kontextmenü. Wählen Sie unter "Farbe" die gewünschte aus.

Tipp: Wenn Sie einen Bereich mit schwarzer Farbe markieren möchten, um ihn unleserlich zu machen, dann verwenden Sie die Funktion Schwärzen (s. u.).

Begründung erfassen
Verfassen Sie einen kurzen, einzeiligen Kommentar, z. B. weshalb Sie diese Stelle markieren. Die Begründung wird als Quickinfo angezeigt, wenn der Betrachter mit dem Mauszeiger auf dem Ausschnitt verweilt.
Um eine Begründung hinzuzufügen, öffnen Sie das Kontextmenü über der Markierung mit einem Klick auf die rechte Maustaste und wählen "Begründung".

Markierung löschen
Um eine Markierung zu löschen, öffnen Sie das Kontextmenü über der Markierung mit einem Klick auf die rechte Maustaste und wählen "Markierung löschen".

Button Schwärzen: In dem Dokumentfenster lassen sich Namen oder andere Passagen eines eingescannten Dokuments leicht schwärzen. Markieren Sie dann, analog der Vorgehensweise beim Markieren, einen Bereich per gedrückter Maustaste, der mit einer schwarzen Farbe überdeckt wird.

Rufen Sie die Funktion auf verschiedene Weisen auf:

• über das Kontextmenü (rechter Mausklick auf den Ansichtsbereich des Dokuments) und den Befehl "Schwärzen".
• über das Dokumentfenster-Menüband "Start" > Gruppe "Dokument Bearbeitung" > Button Schwärzen.

Das Verschieben oder Entfernen einer Schwärzung erfolgt wie beim Markieren (s. o.): Öffnen Sie über der Schwärzung das Kontextmenü mit einem Klick auf die rechte Maustaste und wählen den entsprechenden Befehl aus.

Hinweis: Schwärzungen werden generell bei jedem Ausdruck oder Export berücksichtigt.

Grundsätzlich gilt, dass der Superadmin Anmerkungen, Stempel und Markierungen von anderen Benutzern löschen kann. Schwärzungen kann nur die Person verschieben und entfernen, die sie vorgenommen hat.

Button Verschieben: Anmerkungen, Stempel, Markierungen und eigene Schwärzungen lassen sich verschieben. Wenn diese richtig positioniert sind, bewirkt ein weiterer Klick auf den Button, dass sie nicht mehr frei beweglich sind. Natürlich lassen sich die verschobenen Objekte nach erneuter Betätigung des Buttons wieder bewegen.

Nehmen Sie in der Gruppe "Ein-/ Ausblenden" Einfluss auf die Darstellung der Dokumente:

Button Anmerkungen: ein-/ ausblenden

Button Seitenübersicht: ein-/ ausschalten: Eine andere Möglichkeit als über die Seitensteuerung, die Seiten in einem Dokument zu wechseln, bietet die Seitenübersicht-Funktion. Mit der Seitenübersicht erhalten Sie einen optischen Überblick über die Seiten des gewählten Dokuments. Im Dokumentfenster wird links neben dem Ansichtsbereich eine zusätzliche Spalte eingeblendet, in der verkleinerte Vorschaubilder von jeder Seite des gewählten Dokuments angezeigt werden. Die Seitenübersicht ist standardmäßig ausgeblendet.

Um eine andere Seite des Dokuments anzuzeigen, genügt es nun, auf die verkleinerte Darstellung zu klicken. Die Seitenübersicht schalten Sie aus, indem Sie erneut auf den Button Seitenübersicht klicken.

Hinweis: Sie sollten dieser Anmerkung besondere Beachtung schenken. Es gibt nur eine Seitenübersicht für eingescannte Dokumente und Dokumente, die nach WM Doku gedruckt worden sind. Wenn Sie z. B. mehrseitige Word- oder PDF-Dokumente per Drag-and-drop in die Historie ziehen, bekommen Sie nur einen "einseitigen Stapel" in der Seitenübersicht angezeigt.

Der Button Dokumentinfo blendet ein Textfeld unter dem Dokumentfeld ein/ aus, das über die drei Registerkarten verfügt:

• "Anmerkungen" zeigt eine Sprungliste aller Anmerkungen an.
• "Dokumentkommentar" zeigt den Kommentar von den Registerkarte "Kommentar" im Dokumenteigenschaften-Fenster von WM Doku an.
• "Seitentext" zeigt in der Regel bei jedem gescannten Dokument den aus den Bild-Seiten automatisch umgewandelten Computertext an, wenn Sie das OCR-Modul im Einsatz haben. Dies ist der Text, der in WM Doku auch für die Volltextsuche herangezogen wird. Manuelle Änderungen in diesem Text sind standardmäßig nicht möglich bzw. werden nicht gespeichert.

Job vergeben

Vergeben Sie zu einzelnen bzw. mehreren markierten Dokumenten in der Historie (bzw. dem Textbestand) Jobs für einen anderen Sachbearbeiter.

Ein Klick auf den Button (Pfeil) neben dem Button Job öffnet ein Drop-down-Menü.

Wählen Sie benötigte Job-Art aus.

Die Option Neu

Mit dem Button Neu legen Sie einen neuen Job bzgl. des angewählten Historieneintrags an.

Hinweis: Beim Einsatz von Documents beziehen sich externe Dokumente in einem allgemeinen Job immer auf die gerade aktuelle Version in der Historie.

Es öffnet sich das Fenster "Neuen Job anlegen" (Das zu bearbeitende Dokument ist nun dem Job beigefügt, wie Sie auf der Registerkarte "Dokumente" sehen können.). Auf der Registerkarte "Aufgabe" vergeben Sie den Job Für einen Bearbeiter und ein Stichwort (z. B. "Signieren").

Wählen Sie ggf. die Pop-Up-Funktion, wenn der Bearbeiter unmittelbar von der Zuweisung des Jobs Kenntnis erlangen soll. Als Aktionen stehen in dem sich öffnenden Fenster "Kenntnis", "Erledigung" und "Rückruf" zur Verfügung. Geben Sie zusätzlich (fakultativ) eine freie Beschreibung ein.

Der Button Historie eintragen trägt die Job-Eingabe in der Historie ein, was mit dem Button OK bestätigt werden muss. Dort werden sowohl der Job-Ersteller, als auch der -Empfänger angezeigt.

Der Button EXIT speichert den Job und sendet ihn an den Jobempfänger.

Die Option Signieren

Markieren Sie ein Dokument oder mehrere in der Historie und klicken Sie dann auf den Button Signieren.

Hinweis: Beim Einsatz von Documents werden die gerade im Augenblick der Button-Betätigung aktuellen Versionen der externen Dokumente mit dem Signieren-Job verknüpft. Bearbeitet später der Job-Empfänger im Jobfenster diese Dokumente, werden (nach Rückfrage) ggf. die zu diesem Zeitpunkt aktuellen Dokument-Versionen mit dem Job verbunden.

Es öffnet sich das Fenster "Datei anhängen".

Die Bezeichnung der Dokumente kann abgeändert werden.

Tipp: Da die Gerichte bei den eingehenden beA-Nachrichten die Reihenfolge und den Typ der Anhänge noch selbst herausfinden müssen, empfiehlt es sich, der Empfängerseite zuzuarbeiten. Am besten kombiniert man bei der Bezeichnung der zu sendenden Dokumente eine Nummerierung mit dem Anhang-Typ, z. B.: "00 Schriftsatz.pdf", "01 Anlage K1.pdf".

Beim Typ des Anhangs stehen zur Wahl:

• "Schriftsatz":
  Ein Schriftsatz muss zwingend mit einer elektronischen Signatur versehen werden. Ab 1.1.2018 ist die Signatur entbehrlich, wenn der Anwalt das Dokument selbst versendet.
  Tipp: Auf der ersten Seite des Schriftsatzes sollte der Name des Berufsträgers ausgeschrieben werden (nicht nur sein Kürzel angegeben werden), der als Sachbearbeiter für die Angelegenheit zuständig ist. Dann kann er auch gleich bei der weiteren Kommunikation als Empfänger angegeben werden. Bisher senden die meisten Gerichte ihre Antworten einfach an den ersten Berufsträger aus dem Briefkopf, was z. B. bei einem eEB zu einem Mehraufwand in der Kanzlei führt.

• "Anlage": Eine Anlage kann signiert oder unsigniert versendet werden.
  Tipp: Laut § 130a Abs. 3 Satz 2 ZPO müssen Anlagen nicht signiert werden.

Ein Button OK öffnet das Fenster "Neuen Job anlegen" auf der Registerkarte "Aufgabe" (s. o.). Vergeben Sie den Job Für einen Bearbeiter. Das Stichwort und die Aktion sind automatisch auf "Signieren" gestellt.

Wenn Sie als Typ des Anhangs "Schriftsatz" ausgewählt haben, ist auf der Registerkarte "Dokumente" das Dokument zum Signieren vorgemerkt. Dies sehen Sie an gesetzten Haken in den Check-Boxen in der Spalte mit der Signatur-Schleife an. Nur diese Dokumente werden beim Betätigen des Button Signieren oder in der Unterschriftenmappe berücksichtigt.

Der Button EXIT speichert den Job und sendet ihn an den Jobempfänger. Das zu signierende Dokument erscheint in der Jobliste des Jobempfängers.

Die Option Versenden

Der Button Versenden führt in einen Dialog, an dessen Ende das Fenster "Neuen Job anlegen" (Registerkarte "Aufgaben") steht. Das Stichwort und die Aktion sin automatisch auf "Versenden" gestellt.

Hinweis: Beim Einsatz von Documents werden die gerade im Augenblick der Button-Betätigung aktuellen Versionen der Dokumente mit dem Versenden-Job verknüpft. Bearbeitet später der Job-Empfänger im Jobfenster diese Dokumente, werden (nach Rückfrage) ggf. die zu diesem Zeitpunkt aktuellen Dokument-Versionen mit dem Job verbunden.

Der Button EXIT speichert den Job und sendet ihn an den Jobempfänger. Das zu signierende Dokument erscheint in der Jobliste des Jobempfängers.

Signieren

Setzen Sie mit dem Button Signieren die "klassische Signatur" bzw. die Fernsignatur.

"Klassische" Signatur

Hinweis: Sie können nur Dokumente signieren, wenn Sie eine (beA-)Signaturkarte und ein entsprechendes Kartenlesegerät haben. Darüber hinaus benötigen Sie die PIN-Nummer für die Prüfung der Signaturkarte.

Markieren Sie das Dokument (z. B. eine Vermögensübersicht) in der Historie, das Sie signieren wollen. Ein Klick auf den Button Signieren öffnet das beA-Toolkit. Es öffnet sich das Fenster "QES-Zertifikat für die Signatur auswählen". Wählen Sie Ihr QES-Zertifikat aus und geben Sie Ihre PIN in das nächste Fenster ein.

Sobald die PIN-Eingabe erfolgt ist, wird das Dokument in das pdf-Format umgewandelt. Die vorgenommene Signatur erkennen Sie an der angehängten Schleife am Icon des signierten Dokuments. Aus dem Button Signieren wird der Button Verifizieren. Wenn Sie den Button anklicken, rufen Sie das Prüfprotokoll zur Signatur auf.

Fernsignatur

Hinweis: Sie können nur Dokumente mit einer Fernsignatur versehen, wenn die Fernsignatur-Software am Arbeitsplatz installiert und aktiviert worden ist (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Arbeitsplatz > Registerkarte "Schnittstellen" > Signieren mit > "SecSigner" bzw. "SignTool"). Für die erfolgreiche Installation der Fernsignatur-Software Ihrer Wahl benötigen Sie einen eigenen Lizenzschlüssel.

Wählen Sie in dem externen Tool Ihre Signatur-Funktion aus.

eEB erstellen

Sie können nur ein elektronisches Empfangsbekenntnis (eEB) abgeben, wenn Sie dazu aufgefordert worden sind. Dies erkennt Insomacs, wenn Sie Ihren beA-Postfach-Eingang abgeholt haben und an die Historie übergeben. Der Button eEB ist nur aktiv, wenn Sie auf dem Dokument und den damit verbundenen Historieneinträgen (Sendebericht und "eEB Anforderung eines Empfangsbekenntnisses") mit der Maus stehen

Klicken Sie auf Button eEB. Es öffnet sich folgendes Fenster.

Der Button Öffnen öffnet das markierte Dokument in der Liste.

Der Button eEB Anzeigen zeigt die HTML-Zusammenfassung der eEB-Anforderung an.

erstellt ein elektronisches Empfangsbekenntnis, das nur in der Historie landet. Dort sollten Sie unbedingt einen Signieren-Job für einen bestimmten Mitarbeiter erstellen.

erstellt und signiert ein elektronisches Empfangsbekenntnis.

a) Elektronisches Empfangsbekenntnis annehmen

Standardmäßig voreingestellt ist der Fall, dass die Abgabe des Empfangsbekenntnisses erfolgen soll.

Datum der Bestätigung: Eine freie Datumseingabe ist möglich.

Wenn Sie den Button anklicken, wird folgender Historieneintrag erstellt: "eEB-Abgabe des Empfangsbekenntnisses angefordert zur beA-Nachricht". Diesem können Sie in der Historie ein Signieren-Job zuordnen.

Wenn Sie den Button betätigen, setzten Sie den Signieren-Dialog in Gang. Das signierte Empfangsbekenntnis (mit dem Signatur-Icon) wird in der Historie abgelegt. Dieses übergeben Sie mit dem Button Komm.Zen. an die Kommunikationszentrale. Das eEB wird unter der Registerkarte "Ausgang" bereitgestellt. In der Kommunikationszentrale können Sie eine beA-Nachricht erstellen und senden.

b) Elektronisches Empfangsbekenntnis ablehnen

Wenn Sie die Check-Box Ablehnung der Zustellung "aktivieren", werden die beiden folgenden Eingabefelder freigegeben.

Im Drop-down-Menü Ablehnungsgrund können folgende Ablehnungsgründe voreingestellt werden:

• "Zustellungsempfänger nicht am Verfahren beteiligt"
• "Zertifikatsprüfung fehlgeschlagen"
• "Inhalt der Sendung unklar oder unvollständig"

Im Feld Erläuterung können Sie ggf. Ihren Ablehnungsgrund näher erläutern.

Wenn Sie die richtigen Einstellungen getroffen haben, erstellen Sie das abgelehnte eEB. Dieses übergeben Sie mit dem Button Komm.Zen. an die Kommunikationszentrale. Das eEB wird unter der Registerkarte "Ausgang" bereitgestellt. In der Kommunikationszentrale können Sie eine beA-Nachricht erstellen und senden.

E-Mail versenden

Zum Verschicken von Dokumenten gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Dokumente auswählen:

Markieren Sie dazu zunächst die zu verschickenden Dokumente in der Liste.

Falls Sie mehrere Dokumente gleichzeitig in einer E-Mail verschicken möchten, markieren Sie diese (wie im Abschnitt "Mehrfachauswahl" beschrieben) und fügen Sie diese über den Button Hinzu in die Versandliste ein. Alle Dokumente, die in diesem Anhang-Feld angezeigt werden, werden dann der Mail angehängt.

Tipp: Weitere Möglichkeiten, Dokumente aus der Historie in das Anhang-Feld zu befördern:

• Statt den Button Hinzu zu betätigen, können Sie auch die Taste [H] oder die Tastenkombination [Alt]+[H] drücken.
• Drag-and-drop mit der Maus

Hinweis: Aus dem markierten Bereich der Historie werden folgende Datensätze ggf. nicht übernommen:
Texteintrag/ Notiz, Job-Eintrag, Eintrag mit Internet-Link, WM-Doku-Eintrag (falls WM Doku an diesem Arbeitsplatz deaktiviert ist) und Einträge, deren zugehörige Datei nicht auffindbar ist. Das Programm weist Sie darauf hin.

Beim Hinzufügen werden Ihnen die Dateinamen angezeigt und Sie erhalten die Möglichkeit, diese vor dem Versand anzupassen.
Im gleichen Fenster werden Sie bei einigen Dateitypen gefragt, ob Sie das Dokument vor dem Versand in eine PDF-Datei umwandeln möchten (vor allem bei selbst erzeugten Schriftsätzen).

Hinweis: Auf Rechnern mit einer alten Word-Version (vor 2010) muss dazu das kostenlose Programm PDF-Creator installiert sein (http://de.pdfforge.org/pdfcreator) – Insomacs erkennt dies dann automatisch (Sie können dies überprüfen über das Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Arbeitsplatz > Registerkarte "Sonstiges").

2. Empfänger auswählen:

Klicken Sie auf den Button E-Mail. Sie sehen eine Liste aller Akten-Beteiligten. Markieren Sie einen davon und klicken auf den Button Ja, diese.

Um mehrere Empfänger aus der Liste auszuwählen, setzen Sie in die erste Spalte vor der E-Mail-Adresse mit einem Klick ein "X" in die jeweilige Spalte "An", "Cc" oder "Bcc".

3. E-Mail fertigstellen und abschicken:

Schließlich wird ein E‑Mail-Fenster Ihres E‑Mail-Programms angezeigt, in das Empfänger und Dateianhänge eingetragen sind. Tragen Sie wie gewohnt einen Begleittext ein und verschicken Sie die E‑Mail.

Versenden verschlüsselter E-Mail-Anhänge

Das Versenden verschlüsselter E-Mail-Anhänge läuft nach entsprechenden Voreinstellungen (in den Programm-Einstellungen und der jeweiligen Akte) genauso ab.

Hinweis: Unterhalb der Versandliste wird Ihnen angezeigt, mit welchem Passwort das Dokument verschlüsselt wird. Das Häkchen ist standardmäßig gesetzt, sodass Sie das Verschlüsseln niemals vergessen können. (Wenn Sie den Haken davor entfernen, wird das Dokument bei der Übergabe an das Mailprogramm nicht verschlüsselt. Das sollte die Ausnahme sein.)

In Ihrem E-Mail-Programm erscheint der verschlüsselte Anhang in Gestalt eines verschlüsselten zip-Ordners, den der Empfänger unter Eingabe des Passwortes entpacken muss, um an das versendete Dokument heranzukommen.

Zum Entpacken der verschlüsselten E-Mail-Anhänge

Das Entpacken eines verschlüsselten zip-Ordners aus einer E-Mail funktioniert nur, wenn der Empfänger auf eigene Verantwortung 7.zip (unsere Empfehlung!), winRAR, win.zip oder ein vergleichbares Programm installiert, das den Verschlüsselungs-Algorithmus AES-256 erfüllt.

Hinweis: Die vorinstallierten Bordmittel von Windows 10 unterstützen diesen Verschlüsselungs-Algorithmus nicht! Dies bedeutet mit anderen Worten: Sie können auf dem Windows-Rechner zip-Ordner entpacken, müssen diesen aber durch die Installation einer passenden Software nachrüsten.

Zum E-Mail-Programm

Standardmäßig wird zum Mail-Versand auf Microsoft Outlook zurückgegriffen. Wenn Sie ein anderes Mail-Programm einsetzen (z. B. Thunderbird), öffnen Sie das Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Arbeitsplatz > Registerkarte "Outlook" und deaktivieren dort die Check-Box E-Mail aus Textbestand über Outlook.

Tipp: Wenn Sie vor dem Versenden der E-Mail (in Ihrem E-Mail-Programm) feststellen, dass Sie einen Anhang vergessen haben, können Sie diesen nachträglich hinzufügen. Dazu bedienen Sie sich bitte der Zwischenablage im Historienfenster.

Zwischenablage

Zum Bereitstellen von Dokumenten in der Zwischenablage gehen Sie folgendermaßen vor:

1.Markieren Sie alle Dokumente in der Historie, die in der Zwischenablage bereitgestellt werden sollen.

Tipp: Alternativ können Sie die Dokumente auch über die Versandliste zusammenstellen.

2. Wenn Sie auf den Button Zw.ablage klicken, öffnet sich ein weiteres Fenster.



Wenn die Check-Box als PDF angezeigt wird und diese aktiviert ist, werden die Dokumente als pdf-Dateien zur Verfügung gestellt. Werden PDF-Dokumente in die Zwischenablage geladen, zeigt das Fenster die genannte Check-Box logischerweise nicht an.
Bestätigen Sie mit dem Button OK die Eingaben.

3. Ein Fenster teilt Ihnen mit, dass nun die Dateien der ausgewählten Dokumente in der Zwischenablage bereitgestellt werden. Drücken Sie nochmals auf den Button OK.

4. Auf die Zwischenablage kann von verschiedenen Orten aus zugriffen werden:

• vom Desktop aus
• vom Windows Explorer aus
• aus einem geöffneten E-Mail-Programm heraus: Im Outlook-Fenster zum E-Mail-Schreiben rufen Sie mittels der rechten Maustaste das Kontextmenü auf. Wählen Sie in diesem die Option "Einfügen". Dann wird der Anhang ins E-Mail-Programm übernommen und angezeigt.

Kommunikationszentrale nutzen

Im Übergabe-Dialog eines Historien-Dokuments (bzw. eines Textbestand-Ereignisses) an die Kommunikationszentrale geben Sie die Beschriftung ein, die letztendlich für die Empfänger-Seite bestimmt ist.

Ändern Sie ggf. die Bezeichnung des Dokuments.

Tipp: Da die Gerichte bei den eingehenden beA-Nachrichten die Reihenfolge und den Typ der Anhänge noch selbst herausfinden müssen, empfiehlt es sich, der Empfängerseite zuzuarbeiten. Am besten kombiniert man bei der Bezeichnung der zu versendenden Dokumente eine Nummerierung mit dem Anhang-Typ, z. B.: "00 Schriftsatz.pdf", "01 Anlage K1.pdf".

Wählen Sie im Drop-down-Menü Typ des Anhangs zwischen:

• "Schriftsatz": Ein Schriftsatz muss zwingend mit einer elektronischen Signatur versehen werden. Ab 1.1.2018 ist die Signatur entbehrlich, wenn der Anwalt das Dokument selbst versendet.
  Tipp
  Auf der ersten Seite des Schriftsatzes sollte der Name des Berufsträgers ausgeschrieben werden (nicht nur sein Kürzel angegeben werden), der als Sachbearbeiter für die Angelegenheit zuständig ist. Dann kann er auch gleich bei der weiteren Kommunikation als Empfänger angegeben werden. Bisher senden die meisten Gerichte ihre Antworten einfach an den ersten Berufsträger aus dem Briefkopf, was z. B. bei einem eEB zu einem Mehraufwand in der Kanzlei führt.

• "Anlage": Eine Anlage kann signiert oder unsigniert versendet werden.
  Tipp: Laut § 130a Abs. 3 Satz 2 ZPO müssen Anlagen nicht signiert werden.

Stellen Sie ggf. im Drop-down-Menü Bereich den zutreffenden Bereich ein: "E-Mail", "EGVP" und "beA".

Der Betreff wird automatisch mit dem Aktenzeichen gefüllt. Hier kann aber auch ein anderer Text manuell eingegeben werden.

Bei Nachricht können Sie "– neue Nachricht –" oder "(Ihr Aktenzeichen)", d. h. den Betreff einer Nachricht im Ausgang, einstellen.

Der Button OK öffnet die Insomacs-Kommunikationszentrale auf der Registerkarte "Ausgang".