Einen neuen Job anlegen

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Insomacs öffnet das Fenster "Neuen Job anlegen". Das ist die Grundausstattung des Fensters. Zusätzliche Buttons und Funktionen, die sich aus anderen Anlage-Orten für Jobs ergeben, werden benannt. Es besteht aus einer Button-Leiste und drei Registerkarten.

Das Jobfenster besteht aus drei Registerkarten und der Button-Leiste darüber.

Der Button Druck öffnet den Druck-Dialog.

Drücken Sie den Button Erledigt, wenn der Job mittlerweile erledigt worden ist und aus der Jobliste entfernt werden kann (identisch zum Button Erledigt in der Jobliste.). Es wird gefragt, ob der Job in der Historie der zugeordneten Akte vermerkt werden soll.

Der Button in 15 Min. nochmal ist nur aktiv, wenn das Fenster zum Termin per PopUp erscheint. Damit wird die Erledigungs-Uhrzeit um 15 Minuten nach hinten verschoben. Nach Ablauf der 15 Minuten wird das Fenster erneut aufgehen und Sie an den Termin erinnern.

Der Button in Historie eintragen ist nur sichtbar (siehe Abbildung zur Registerkarte "Aufgabe"):

• wenn unter dem Feld Beschreibung eine Akte dem Job zugeordnet wird.
• wenn der Job aus einer Akte heraus erstellt wird.

Er überträgt den Informationen und Beschreibung zum Job nach Rückfrage an die Historie der zugeordneten Akte.

Der Text im Fenster "Eintrag Job" in Historie lässt sich ändern und wird mit dem Button OK in die Historie gespeichert.
Nach der einmaligen Übertragung des Jobs in die Historie ist der Button inaktiv.

Der Button Antwort ist nur beim Job-Empfänger (im Fenster "Job bearbeiten") aktiv. Der Job-Ersteller erhält damit den bearbeiteten Job zur weiteren Bearbeitung "zurück".
Beispiel: Ein selbst verfasster Text vom Jobersteller wird von einer anderen Person (Jobempfänger) Korrektur gelesen. Diese schickt mit der Antwort-Funktion den korrigierten Text an den Jobersteller zurück, damit er überarbeitet werden kann.

Die Registerkarte "Aufgabe"

Hier geben Sie die erforderlichen Daten ein, um einen neuen Job zu erzeugen (bzw. Sie entnehmen die Angaben zu einem bereits erstellten Job).

Für das Benutzerkürzel, das den Empfänger des Jobs repräsentiert: Sie tragen ein fremdes oder Ihr eigenes Benutzerkürzel ein.

Stichwort: Beschreibung der Aufgabe in Kurzform

Beginnt am: Für diesen Tag wird der Job beim vorgesehenen Mitarbeiter eingetragen.

Wenn die Check-Box PopUp "aktiviert" ist, wird der Benutzer am angegebenen Tag zu der festgelegten Uhrzeit an den anstehenden Job erinnert, indem das Jobfenster eingeblendet wird. Wenn Sie Insomacs zusammen mit der Kanzleisoftware Winmacs einsetzen, erhalten Sie den Job dort angezeigt, falls Insomacs zum gegebenen Zeitpunkt nicht geöffnet sein sollte.

Tipp: Wenn Sie möchten, dass diese Check-Box standardmäßig aktiviert ist, schalten Sie diese programmweit ein: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Steuerung".

Beim Empfänger des Pop-Up-Jobs blinkt das Symbol von Insomacs bzw. Winmacs in der Taskleiste. So bekommt der Benutzer den Pop-up-Job mit, selbst wenn er zu diesem Zeitpunkt in einer anderen Software arbeitet – und dementsprechend diese gerade im Vordergrund ist.

Bei um geben Sie ggf. eine Uhrzeit als Ergänzung für das Datum ein.

Im Drop-down-Menü Priorität legen Sie die Wichtigkeit für die Erledigung des Jobs fest: "niedrig", "mittel" oder "hoch".

Wenn die Check-Box Privat "aktiviert" ist, wird der Job nur beim Jobempfänger angezeigt. Andere Benutzer sehen den Job nicht, auch wenn Sie sich die Jobliste des Jobempfängers anzeigen lassen.

Geben Sie bei Fortschritt einen Schätzwert ein, wie viel Prozent Sie Ihrer Arbeit schon erledigt haben. Sobald Sie 100% eingeben, wird automatisch ein Haken in der folgenden Check-Box erledigt gesetzt.

Wenn die Check-Box erledigt "aktiviert" ist, spring der Arbeits-Fortschritt automatisch auf 100 %.

Klicken Sie auf den Button mehr >>, um weitere Eingabemöglichkeiten einzublenden.

Das Datumsfeld Fällig am gibt das Datum an, zu dem der Job erledigt sein muss.

Wenn die Check-Box Rückmeldung "aktiviert" ist, fordert Insomacs eine Rückmeldung an.

Geben Sie ggf. ein Datum bei Erinnerung ein, damit Insomacs an den Job erinnert.

Tipp: Wenn die zusätzlichen Eingabemöglichkeiten immer beim Anlegen eines neuen Jobs verfügbar sein sollen, dann kann dies voreingestellt werden: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Steuerung".

Wenn Sie auf den Button weniger << klicken, klappt der erweiterte Eingabe-Bereich wieder ein.

Bestimmen Sie im Drop-down-Menü Aktion die Art des Jobs: "Kenntnis", "Erledigung" oder "Rückruf".

Bereich "QuickJobs"

Der Bereich ist nur sichtbar, wenn Sie in den Programm-Parametern (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Quick-Jobs") Quick-Jobs definiert haben.

Bereich "Beschreibung"

In dem Feld darunter beschreiben Sie die Aufgabe etwas detaillierter. Diese längere Beschreibung erscheint dann im Fenster "anstehende Jobs" – wenn der Job in der Liste markiert ist – am unteren Fensterrand.

Unterer Fensterbereich für die Adressart

Über ein Drop-down-Menü sind folgende Aktenarten einstellbar:

• "InsoAkte"
• "Anwaltsakt"
• "Notarakte"

Das dahinter befindliche Datenbankfeld ist mit dem Button (Lupe) auszufüllen.

Über ein Drop-down-Menü sind folgende Adressarten einstellbar:

• "Adresse"
• "Kanzlei"
• "Versicherung"
• "Gerichte"

Mit einem Klick auf den Button (Lupe) öffnen Sie das Suchfenster des jeweiligen Adressbereichs. Wählen Sie dort die Adresse, für die Sie diesen Job einrichten.

Tipp: Wenn bereits bei der Aktenart eine Registernummer ausgewählt worden ist, reduziert sich das Angebot der Adressen deutlich. Dann wird nur noch auf den Adresspool der Akte zugegriffen.

Handelt es sich um eine Adresse mit mehreren Personen, wählen Sie ins Datenbankfeld Ansprechpartner über den Button (Lupe) den zuständigen Ansprechpartner.

Ist in der Adresse oder bei dem Ansprechpartner eine Telefonnummer gespeichert, wird diese im Feld Telefon automatisch eingetragen. Natürlich ist auch manuell eine Telefonnummer einzutragen. Wenn Sie das Zusatzmodul WM Phone installiert haben, wählen Sie mit einem Klick auf den Button (Telefon) hinter der Zeile die Rufnummer. Über das Datenbankfeld kann eine andere Telefonnummer, die in der eingestellten Adresse hinterlegt ist, übernommen werden.

Die Registerkarte "Dokumente"

Auf der Registerkarte hängen Sie diesem Job beliebige Dateien an, die z. B. der Erläuterung dienen oder Hinweise zur Aufgabenstellung liefern. Ein Dokument kann dabei wie üblich eingefügt werden: entweder über die Buttons am oberen Fensterrand oder einfach per Drag-and-drop der Datei in das Fenster hinein (letzteres funktioniert z. B. auch aus dem Akten-Textbestand).

In letzterem Fall ist zuvor über das Drop-down-Menü Drag-Drop-Modus einzustellen, in welcher Weise die Dateien eingefügt werden sollen: "kopieren" legt für Insomacs eine Kopie der Datei an, "verschieben" verschiebt die Datei stattdessen und "Link" belässt sie an ihrem ursprünglichen Ort.

Wenn Sie Documents einsetzen, ist der Button Öffnen ein Split-Button mit einem Drop-down-Menü (zu öffnen über den Button (aufklappen)). Dieser ist im Zusammenhang mit den Buttons der Akten-Historie näher beschrieben.

Mit dem Button Eintrag anzeigen öffnen Sie das Akten- bzw. Adressfenster und das dazugehörige Historienfenster. Der Historieneintrag zum Dokument ist ausgewählt.

Hinweis: Der Button ist nur aktiv, wenn das aktuell ausgewählte Dokument, dem Historieneintrag einer Akte oder Adresse (allgemeine Adresse bzw. Gerichtsadresse) zugeordnet worden ist, d. h. ein Job in der Historie bzgl. eines Dokuments vergeben worden ist.

Verwendungsbeispiel: Die zu beantwortende Anforderung eines eEB kann dem zuständigen Anwalt als Dokument zum Job übermittelt werden. Mit Hilfe des Buttons kann dieser die Historie öffnen (der Historieneintrag ist ausgewählt) und dort durch Anklicken des Button eEB die Abgabe des Empfangsbekenntnisses oder die Ablehnung der Zustellung erstellen. Im Historienfenster lassen sich auch alle Dokumente zur Nachricht öffnen, um die passende Entscheidung zu treffen.

Die Registerkarte "Kommentar"

Auf der dritten Registerkarte "Kommentar" ist eine freie Texteingabe möglich.

Protokollierung aller Ereignisse: Alle Ereignisse rund um einen Job werden protokolliert (z. B. Anlage, Öffnen, Weiterleitung). Das Protokoll kann mit der Taste [F12] eingesehen werden.