Pfad: Hauptfenster-Menüband "Start" > Gruppe "Rummel Software GmbH" > Button Kommunikationszentrale.
Die Kommunikationszentrale besitzt eine aus- und eingeklappte Fenster-Ansicht.
Anordnen des Fensters der Kommunikationszentrale
Es besteht die Möglichkeit, das Fenster der Kommunikationszentrale unterhalb des Menübandes vom Insomacs-Hauptfenster durch Andocken zu fixieren. So steht Ihnen die Kommunikationszentrale gleich bei der Öffnung des Programms zur Verfügung.
Entscheiden Sie sich, ob Sie es links oder rechts andocken wollen.
Bewegen Sie dazu das Fenster der Kommunikationszentrale auf die übliche
Art und Weise in die entsprechende Bildschirmhälfte und betätigen Sie
den
Button (Andocken) oben links in dem Fenster.
Sobald das Fenster angedockt ist, wird ein weiterer Button neben dem
Button (Andocken) sichtbar.
Mit dem
Button (Einklappen) schaffen Sie Platz auf Ihrem
Monitor. Die Kommunikationszentrale schnurrt zu einem vertikalen
Streifen zusammen;
Mit dem
Button (Ausklappen) stellen Sie bei Bedarf die
ursprüngliche Ansicht wieder her.
Mit dem
Button (Abdocken) heben Sie die Fixierung des Fensters
auf. Es lässt sich wieder frei über den Bildschirm bewegen.
Hinweis: Nehmen Sie Einstellungen zur beA-Schnittstelle über das Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Arbeitsplatz > Registerkarte "Schnittstellen" > Bereich "beA" vor.
Abschnitte der Kommunikationszentrale
Die Kommunikationszentrale gliedert sich in Abschnitte für verschiedene Schnittstellen:
Übersicht
Anmelden im beA-Postfach
Oben rechts befindet sich der Button Anmelden fürs beA-Postfach. Es öffnet sich das Fenster "Sicherheits-Token auswählen".
Markieren Sie das passende Sicherheits-Token und klicken auf den Button OK. Es öffnet sich das Fenster "PIN eingeben".
Wenn Sie sich mit Karte, d. h. Hardware-Token, anmelden, müssen Sie zweimal hintereinander Ihre PIN eingeben und mit dem Button OK bestätigen. Wenn Sie sich mit einem Software-Token anmelden, ist dies nur einmal erfolderlich.
Aus rechtlichen Gründen stellen wir Ihnen über den folgenden Link das Dokument "Governikus KG. beA KSW-Toolkit. Lizenzen der verwendeten Third-Party-Bibliotheken" zur Verfügung: https://stp.one/hubfs/Software%20Updates%20(Winmacs%2c%20Insomacs)/Zusatzprogramme/beA_KSW-Toolkit-Lizenzen_Third-Party-Bibliotheken.pdf
Der Eingang von beA-Nachrichten
beA-Nachrichten abholen
Nach der beA-Anmeldung klicken auf den Button Abholen, um sich anzeigen zu lassen, ob neu zugesendete Nachrichten im Postfach vorhanden sind.
Jetzt sehen Sie im Eingang die neu zugesendeten Nachrichten als Liste.
Tipp: Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf eines der angezeigten Dokumente der beA-Nachrichten klicken, bekommen Sie dessen vollständigen Dateinamen angezeigt. Die Funktion besteht für besonders lange Dateinamen, die in der Liste abgeschnitten werden.
beA-Nachrichten ansehen
Sie wollen eine oder mehrere Nachrichten lesen. Vergeben Sie Haken in den Check-Boxen vor den Listeneinträgen, die Sie interessieren. Sobald Sie die erste Check-Box angewählt haben, wird der Button Öffnen aktiv. Wenn Sie den Button betätigen, lädt die Kommunikationszentrale die Nachrichten. Jede Nachricht wird automatisch in einem eigenen Empfangsfenster geöffnet.
Fehlermeldungen im beA-Nachrichten-Eingang
Erscheint im beA-Nachrichten-Eingang der Kommunikationszentrale der Hinweis "Keine Vorschau verfügbar", handelt es sich um eine Nachricht eines Gerichts, die über das EGVP-System verschickt wurde. In diesem Fall kann der Absender sowie das Aktenzeichen nicht direkt ausgelesen werden. Auch im beA-Webportal wird nur der Absender angezeigt und erst nach einmaligem Öffnen – im beA-Webportal – sind die weiteren Informationen, wie z. B. das Aktenzeichen, lesbar. Wurde die Nachricht im beA-Webportal einmal geöffnet, sind alle Informationen auch in unserer Kommunikationszentrale sichtbar.
Trotzdem können Sie die Nachricht öffnen und verarbeiten – ohne sich vorher im Portal anzumelden.
Wird Ihnen im Posteingang der Kommunikationszentrale die Hinweismeldung "Zugriff verweigert" angezeigt, liegt dies an den Eigenschaften der eingegangenen Nachricht.
1. Im beA-Webportal ist das Recht "Nachrichtenübersicht öffnen" vergeben, das Recht eine Nachricht zu lesen/ öffnen jedoch nicht.Alternativ ist es möglich, dass die Rechte zwar zugeteilt wurden, der Sicherheitstoken jedoch noch nicht freigeschaltet ist.
2. Wie unter Punkt 2: Zum Öffnen und Verarbeiten von persönlichen/ vertraulichen Nachrichten werden eigene/ zusätzliche Berechtigungen benötigt. Diese sind zuzuteilen und der Sicherheitstoken anschließend freizuschalten.
Sofern Punkt 1 und 2 der Fall sind, wird folgende Meldung angezeigt:
Das Empfangsfenster
Jede Nachricht wird automatisch in einem eigenen Empfangsfenster geöffnet.
Das Empfangsfenster zeigt die wesentlichen Informationen und Eigenschaften der empfangenen Nachricht an: Absender, Empfänger, Betreff, Nachrichtentyp, Eigenes Aktenzeichen, Aktenzeichen der Justiz, ggf. angefordertes eEB (elektronisches Empfangsbekenntnis), Sende- und Empfangsdatum, Textfeld für Begleitnachrichten und Anhänge.
In der Liste der Anhänge finden Sie den Nachrichtentext der beA-Nachricht als PDF-Datei.
Ein Klick auf den
Button (Lesen) öffnet das markierte Dokument.
Alternativ: Doppelklick auf das Dokument.
Stellen Sie die Reihenfolge der Dokumente ein. Markieren Sie dazu eines der angezeigten Dokumente. Betätigen Sie dazu den Button (nach unten) bzw. Button (nach oben). Das markierte Dokument "wandert" entsprechend um eine Position.
Hinweis: Die Standard-Reihenfolge der angezeigten Dokumente und die Vorbelegung der Check-Box OLE Dateien übernehmen kann festgelegt werden
- für die ganze Kanzlei: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "beA".
- für den einzelne Insomacs-Arbeitsplatz: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Arbeitsplatz > Registerkarte "Schnittstellen".
Sie können die Nachrichten an WM Doku oder die Historie übergeben.
Hinweis: Falls
Sie einen Irrläufer erhalten haben, gehen Sie folgendermaßen vor:
Klicken Sie auf den Button Weiterleiten. Es öffnet sich
das Weiterleiten-Fenster. Geben Sie den korrekten Adressaten der irrig
erhaltenen Nachricht über den Button + als Empfänger
an. Drücken Sie dann den Button Senden.
Übersicht
Übergabe von beA-Nachrichten an die Historie
Standardmäßig ist "Ablage in InsOakte" eingestellt. In dem Drop-down-Menü lassen sich auch andere Ablageorte einstellen: "Ablage in Adresse" und "Ablage in Gericht".
Es folgt ein Datenbankfeld, in dem der Ablageort noch präzisiert wird.
Klicken Sie im Empfangsfenster einer beA-Nachricht auf den Button Historie, um diese und das angehängte Dokument in die Historie einer Akte abzuspeichern. Es öffnet sich das Fenster "Dokumente & Historie – Ihr Aktenzeichen".
Hinweis: Voraussetzung für die Übergabe von beA-Nachricht und -Dokument an die Historie ist, dass der Absender Ihr Aktenzeichen richtig angegeben hat. Andernfalls fordert Sie das Programm auf, die Zuordnung zur richtigen Akte selbst vorzunehmen.
Das Dokument und der automatisch erstellte Empfangsbericht werden in der Historie Ihrer Akte abgelegt.
Mit dem Speichern in der Historie wird die Nachricht vom Postfach im Webportal in den Unterordner "RAG/ Exportiert" verschoben.
Tipp: Falls Sie aus Gründen der Übersichtlichkeit die beA-Ein- und Ausgänge der Historie farblich besonders markieren wollen, können Sie entsprechende Voreinstellungen über das Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Historie" treffen.
Ein Doppelklick öffnet den Empfangsbericht.
Nun können Sie die Dokumente mittels der Buttons im Historienfenster weiterverarbeiten. Im Zusammenhang mit beA-Nachrichten sind dies hauptsächlich der Button eEB (elektronisches Empfangsbekenntnis), der Button Jobs und der Button Signieren bzw. der Button Verifizieren. Nähere Beschreibungen dieser Funktionen finden Sie in der Historie.
Direktübergabe nach WM Doku
Wenn Sie WM Doku einsetzen, besteht die Möglichkeit zur Direktübergabe der beA-Nachricht an das Dokumenten-Management-System.
Im Bereich "WM Doku Posteingang" finden Sie die Kürzel der Benutzer, für die in WM-Doku-Postfächer existieren. Markieren Sie die Benutzer, in deren Posteingang die beA-Nachricht erscheinen soll. Die Anzahl der markierten Posteingänge wird hinter der Bereichs-Bezeichnung angegeben.
Hinweis: Der Bereich "WM Doku Posteingang" ist nur sichtbar, wenn Sie in WM Doku mit Posteingängen arbeiten (WM Doku: Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Einstellungen" > Button Optionen > Registerkarte "Global (System)" > Unterregisterkarte "Programm" > Posteingang verwenden).
Hinweis: Wenn ein Benutzer oder mehrere vorbelegt sind, werden diese im Bereich "WM Doku Posteingang" links positioniert. Auf diese Weise sehen Sie, welche Check-Boxen markiert sind. Nicht ausgewählte Benutzer werden rechts daneben angezeigt. Dies gilt auch für die Vorbelegung des Allg. Posteingangs (Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Einstellungen" > Button Optionen > Registerkarte "Global (System)" > Unterregisterkarte "Programm" > Einfacher Posteingang).
Hinweis: Es kann eingestellt werden, welche WM-Doku-Posteingänge automatisch im Nachrichtenfenster ausgewählt sein sollen:
- für den Arbeitsplatz: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Arbeitsplatz > Registerkarte "Schnittstellen" > Register "Eingang" > Bereich "WM Doku Posteingang - Vorbelegung"
- für die ganze Kanzlei: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm-Parameter > Registerkarte "beA" > Register "Eingang" > Bereich "WM Doku Posteingang - Vorbelegung"
Stellen Sie die Reihenfolge der Dokumente ein. Markieren Sie dazu eines der angezeigten Dokumente. Betätigen Sie dazu den Button (nach unten) bzw. Button (nach oben). Das markierte Dokument "wandert" entsprechend um eine Position.
Aktivieren Sie die Check-Box OLE Dateien übernehmen, wenn alle OLE-Dateien der beA-Nachricht, nach WM Doku übernommen werden sollen.
Drücken Sie nun auf den Button WM Doku.
Hinweis: Der Button ist nur aktiv, wenn "Ablage in InsOakte" eingestellt ist.
Hinweis: eEB-Dokumente werden immer auch an die Historie der zugeordneten Akte übergeben, damit sie dort bearbeitet werden können.
Bei der Direktübergabe in die WM Doku-Posteingänge werden alle PDF-Dateien in .tiff-Dateien umgewandelt und vor die OLE-Datei eingefügt. Für jeden Anhang der beA-Nachricht wird ein einzelner Eintrag in WM Doku erstellt.
beA-Nachrichten erstellen und versenden
Sie haben aus der Historie signierte Dokumente bzw. ein eEB an die Kommunikationszentrale übergeben. Diese werden in einer Liste auf dem Register "Ausgang" angezeigt. Sobald Sie einen Listeneintrag mit einem Haken versehen haben, werden weitere Buttons am oberen Fensterrand aktiv.
Der Button Entfernen entfernt aus der Liste der beA-Ausgänge ausgewählte Einträge.
Der Button Akte öffnet die Akte, zu dem im beA-Ausgang bereitgestellten Dokument.
Der Button Abmelden meldet Sie im beA-Postfach ab.
Mit dem Button Erstellen übergeben Sie signierte und unsignierte
a) eEBs bzw.
b) Dokumente an beA.
Übersicht
eEB versenden
Es öffnet sich das Fenster "Abgabe eines EMPFANGSBEKENNTNISSES".
Bei einem angeforderten, elektronischen Empfangsbekenntnis (eEB) steht der Empfänger bereits fest: der Absender, der den Eingang seiner beA-Nachricht bestätigt haben will.
Gibt es mehrere Absender-Postfächer in Ihrer Kanzlei, stellen Sie im Drop-down-Menü das zutreffende Postfach ein.
Tipp: Wenn es
mehrere Absender-Postfächer gibt, sehen Sie rechts des Felds
Absender die Check-Box
als Standard.
Aktivieren Sie diese, wenn
Sie Ihren Standard-Absender eingestellt haben. Beim Erstellen aller
weiteren beA-Nachrichten wird dieser dann vorgeschlagen.
Der Button Anzeigen öffnet das eEB zum Lesen. Ein Doppelklick auf den Listeneintrag führt zum selben Ergebnis.
Hinweis: In den beA-Nachrichten-Fenstern lassen sich die Vorgaben aus den Programm-Parametern und Arbeitsplatz-Einstellungen überschreiben.
Die Anhänge können im unteren Fensterbereich durch die folgenden kleinen Buttons bearbeitet werden:
bzw. Button
(Signieren)
farbiges Icon: aktiver Button signiert
die markierten Anhänge, falls diese noch nicht signiert sind
schwarzes Icon: inaktiver Button, wenn alle Anhänge schon signiert
sind
Der Button (Ändern) ändert den Anhangtyp: von Anhang zu Schriftsatz oder umgekehrt (steht bei signierten eEB-Nachrichten nicht zur Verfügung).
Der Button (Entfernen) entfernt ausgewählte Anhänge
(steht bei signierten eEB-Nachrichten nicht zur Verfügung).
Der Button (Lesen) öffnet die angehängten Dokumente oder das eEB zum Lesen. Ein Doppelklick auf den Listeneintrag führt zum selben Ergebnis.
Der Button (nach unten) verschiebt das markierte Dokument um eine Position nach unten.
Der Button (nach oben) verschiebt das markierte Dokument um eine Position nach oben verschoben.
Der Button Senden verschickt die beA-Nachricht. Danach ist der Postausgang wieder leer. Der Sendebericht wird automatisch in der Historie abgelegt. Ein Doppelklick öffnet den Empfangsbericht
beA-Nachricht versenden
Das Fenster "beA-Adressen..." öffnet sich. Die Adresse des
zuständigen Gerichtes wird vorgeschlagen. Aktivieren Sie die gewünschte
Adresse durch Setzen des Hakens. Klicken Sie auf den Button Ja,
diese.
Oder: verwenden Sie den Button Freie
Eingabe, um eine andere Adresse als die vorgeschlagenen
auszuwählen.
Das Nachrichtenfenster
Es öffnet sich das Fenster "Entwurf – (Ihr Aktenzeichen)".
Gibt es mehrere Absender-Postfächer in Ihrer Kanzlei, stellen Sie im Drop-down-Menü das zutreffende Postfach ein.
Tipp: Wenn es
mehrere Absender-Postfächer gibt, sehen Sie rechts des Felds
Absender die Check-Box
als Standard.
Aktivieren Sie diese, wenn
Sie Ihren Standard-Absender eingestellt haben. Beim Erstellen aller
weiteren beA-Nachrichten wird dieser dann vorgeschlagen.
Die Check-Box persönlich/ vertraulich hat nur bei internen Nachrichten, die nicht an Behörden gehen, eine Auswirkung.
Damit Sie die Nachricht versenden können, benötigen Sie einen
Empfänger. Fügen Sie diesen mit dem
Button (Hinzufügen) hinzu. Es öffnet sich das Fenster
"Empfänger auswählen".
Das Fenster "Empfänger auswählen"
Sie können Name, Vorname, PLZ und Ort als Suchkriterien eingeben.
Klicken Sie auf Button Gesamtes Verzeichnis, um das komplette beA-Adress-Verzeichnis zu durchsuchen. Dies kann länger als die Adressbuch-Suche dauern und ggf. mehr Treffer liefern. Mit dem Button Zurücksetzen entfernen Sie alle Eingaben in die Suchfelder.
Markieren Sie die zutreffende Adresse und bestätigen Sie diese mit dem Button OK. Das Fenster "Entwurf – (Ihr Aktenzeichen)" enthält nun die Empfänger-Adresse.
Das Nachrichtenfenster
Geben Sie für jeden Empfänger ggf. ein Aktenzeichen an. Standardmäßig werden automatisch, z. B. in der Unterakte erfasste, Aktenzeichen in die Felder übernommen.
Handelt es sich bei dem Empfänger um kein Gericht, können Sie ein eEB anfordern. Aktivieren Sie dazu jeweils die Check-Box Zustellung gegen Empfangsbekenntnis.
Das Feld Sendepriorität ist nur sichtbar, wenn als Empfänger ein Gericht ist. Wählen Sie im Drop-down-Menü die zutreffende Option aus.
Tipp: Bei
manueller Texteingabe bietet Insomacs automatische Vervollständigungen
zur Eingabe-Erleichterung an.
Alternativ können Sie die Optionen aus
dem Drop-down-Menü
über Codes eintragen. Die Codes finden Sie unter: https://www.xrepository.de/
Sofern Sie mehr als drei Empfänger hinzufügen, erhalten Sie zur Anzeige weiterer Empfänger auf der rechten Seite einen Scrollbalken.
Mit dem
Button (Entfernen) lässt sich ggf. jeder Empfänger
wieder entfernen.
Vor dem Versenden haben Sie Gelegenheit, diverse Angaben zu überprüfen und zu verändern, einen Kommentar einzugeben und ggf. das Dokument nachträglich doch noch zu signieren.
Wählen Sie ggf. eines der folgenden Sachgebiete aus: "Adoptionssachen", "Baulandsachen", "Beratungshilfesachen", "Betreuungssachen", "Ermittlungsrichter", "Ermittlungsverfahren", "Ermittlungssache", "Erweitertes Schöffengericht", "Erzwingungshaft", "Führungsaufsicht", "Genossenschaftsregister", "Grundbuchsachen", "Güterrechtssachen", "Handelsregister", "Handelssachen", "Hinterlegungssachen", "Insolvenzsachen", "Jugendkammer", "Jugendrichter", "Jugendschöffensachen", "Landwirtschaftssachen", "Mahnsachen", "Musterregister", "Nachlasssachen", "OWi-Sachen", "Pachtsachen", "Partnerschaftsregister", "Privatklage", "Schiffsregistersachen", "Schöffensachen", "Schuldnerverzeichnissachen", "Schwurgerichtssachen", "Sonstige Sachen", "Spruchstellenverfahren", "Staatsschutzsachen", "Strafvollstreckungssachen", "Unbekannt", "Urkundensachen", "Vereinsregister", "Vermögensverzeichnissachen", "Verteilungsverfahren", "Verwaltungssachen", "Vormundschaftssachen", "Wirtschaftsstrafsachen", "Zivilsachen", "Zwangsversteigerungssachen", "Zwangsverwaltungssachen", "Zwangsvollstreckungssachen", "Ordnungsgeld nach § 335 HBG", "Beschwerde", "Arbeitsgerichtssachen", "Finanzgerichtssachen", "Sozialgerichtssachen", "Gesellschaftsregister" oder "Unterbringungssachen".
Tipp: Bei
manueller Texteingabe bietet Insomacs automatische Vervollständigungen
zur Eingabe-Erleichterung an.
Alternativ können Sie die Optionen aus
dem Drop-down-Menü
über Codes eintragen. Die Codes finden Sie unter: https://www.xrepository.de/
Wählen Sie eine Justizbehörde im Drop-down-Menü aus.
Tipp: Bei
manueller Texteingabe bietet Insomacs automatische Vervollständigungen
zur Eingabe-Erleichterung an.
Alternativ können Sie die Optionen aus
dem Drop-down-Menü
über Codes eintragen. Die Codes finden Sie unter: https://www.xrepository.de/
Sie können im Textfeld eine kurze Nachricht an Ihren Adressaten verfassen. Natürlich darf das Textfeld auch leer bleiben.
Hinweis: Die Standard-Reihenfolge der angezeigten Dokumente und die Vorbelegung der Check-Box OLE Dateien übernehmen kann festgelegt werden
- für die ganze Kanzlei: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "beA".
- für den einzelne Winmacs-Arbeitsplatz: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Arbeitsplatz > Registerkarte "Schnittstellen".
Die Anhänge können im unteren Fensterbereich durch die folgenden kleinen Buttons bearbeitet werden:
bzw.
Button (Signieren)
farbiges Icon: aktiver Button signiert
die markierten Anhänge, falls diese noch nicht signiert sind
schwarzes Icon: inaktiver Button, wenn alle Anhänge schon signiert
sind
Der Button (Ändern) ändert den Anhangtyp: von Anhang zu Schriftsatz oder umgekehrt.
Der Button (Entfernen) entfernt ausgewählte
Anhänge.
Der Button (Lesen) öffnet die angehängten Dokumente zum
Lesen. Ein Doppelklick auf den Listeneintrag führt zum selben
Ergebnis.
Der Button (nach unten) verschiebt das markierte Dokument um eine Position nach unten.
Der Button (nach oben) verschiebt das markierte Dokument um eine Position nach oben.
Der Button Senden verschickt die beA-Nachricht. Danach ist der Postausgang wieder leer. Der Sendebericht wird automatisch in der Historie abgelegt. Ein Doppelklick öffnet den Empfangsbericht.
Hinweis: Beim Versand von beA-Nachrichten werden (nach Rückfrage) nur neu erstellte Dokumente direkt nach WM Doku übernommen. Dazu zählen z. B. der Sendebericht, der Nachrichtentext und der Strukturdatensatz (außer beim eEB). Alle PDF-Dateien werden in .tiff-Dateien umgewandelt und vor die jeweilige OLE-Datei eingefügt. Es erfolgt kein Eintrag in einen Posteingang.
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