Die Arbeitsplatz-Einstellungen

Einstellungen, die nur den aktuellen Arbeitsplatz-PC betreffen, werden über das Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Arbeitsplatz vorgenommen.

Übersicht

• Die Registerkarte "Zusatzmodule"
• Die Registerkarte "Schnittstellen"
• Die Registerkarte "Outlook"
• Die Registerkarte "Druckersteuerung"
• Die Registerkarte "Sonstiges"

Die Registerkarte "Zusatzmodule"

Pfad: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Arbeitsplatz > Registerkarte "Zusatzmodule"

Stellen Sie hier ein, ob an diesem Insomacs-Arbeitsplatz mit Zusatzprogrammen der Winmacs-Produktgruppe gearbeitet werden soll, und wenn ja, mit welchen.

Bereich "Winmacs"

Wenn Sie Insomacs zusammen mit der Kanzleisoftware Winmacs nutzen wollen, markieren Sie die Check-Box Aktiviert und tragen Sie im Feld in Verzeichnis den Dateipfad zur Winmacs-Programmdatei MACS.EXE ein. Dadurch ermöglichen Sie, dass beide Programme auf die gleichen Daten zurückgreifen, insbesondere auf die Adressen und Termine.

Bereich "WM Doku"

Stellen Sie ein, ob Sie das Dokumenten-Management-System WM Doku nutzen. WM Doku ermöglicht das Führen von elektronischen Akten. Wenn Sie WM Doku an diesem Arbeitsplatz nutzen und installiert haben, markieren Sie Aktiviert und tragen Sie den Dateipfad zur Programmdatei von WM Doku ein.

Bereich "Kommunikationsserver"

Stellen Sie ein, ob Sie das Zusatzprogramm WM Phone nutzen. Damit lassen sich die CTI-Funktionen nutzen. Wenn Sie WM Phone an diesem Arbeitsplatz nutzen und installiert haben, markieren Sie Aktiviert und tragen Sie den Dateipfad zur Programmdatei von WM Phone ein.

Die Registerkarte "Schnittstellen"

Pfad: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Arbeitsplatz > Registerkarte "Schnittstellen"

Bereich "beA"

Hinweis: Die individuellen Arbeitsplatz-Einstellungen auf der Registerkarte "Schnittstellen" überschreiben die beA-Vorgaben der Programm-Parameter.
In den beA-Nachrichten-Fenstern lassen sich die Vorgaben aus den Programm-Parametern und Arbeitsplatz-Einstellungen für jede ein- bzw. ausgehende Nachricht überschreiben.

Register "Allgemein"

![Arbeitsplatz-Einstellungen: die Registerkarte "Schnittstellen"

Wenn die Check-Box aktiviert, aktiviert Insomacs die beA-Schnittstelle an diesem Arbeitsplatz.

Aktivieren Sie die Check-Box Anmeldung bei Programmstart, damit beim Öffnen von Insomacs an Ihrem Arbeitsplatz automatisch der Anmelde-Dialog für das beA-Postfach aufgerufen wird.

Wählen Sie im Drop-down-Menü Signatur mit eine der Optionen:

• "Globale Einstellung"
• "beA"
• "SecSigner"
• "SignTool"

Für die zuvor durchgeführte, erfolgreiche Installation der Fernsignatur-Software Ihrer Wahl benötigen Sie einen eigenen Lizenzschlüssel.

Register "Ausgang"

Bereich "Reihenfolge der Dokumente für die Übergabe nach WM Doku/ Historie"

Stellen Sie die Reihenfolge der Dokumente ein. Markieren Sie dazu eines der angezeigten Dokumente. Betätigen Sie dazu den Button (nach unten) bzw. Button (nach oben). Das markierte Dokument "wandert" entsprechend um eine Position.

Bereich "Übernahme nach WM Doku"

Zunächst können im Drop-down-Menü Modus grundsätzlich entscheiden, ob beA Postausgänge nach WM Doku importiert werden oder nicht: "Keine Übernahme" und "automatisch übernehmen". Mit "Jedes Mal Nachfragen" müssen Sie dies für jede ausgehende Nachricht neu entscheiden. Es öffnet sich dann beim Versenden der Nachricht ein Fenster, das Sie fragt, ob nach WM Doku übergeben werden soll.

Wenn die Check-Box Anhänge nach Verschicken automatisch übernehmen "aktiviert" ist, werden neben dem Sendebericht auch die versandten Dokumente in WM Doku abgelegt.

Wenn die Check-Box als Einzel-Dokumente übergeben "aktiviert" ist, speichert Insomacs jedes versandte Dokument sowie den beA-Sendebericht als einzelnes Dokument in WM Doku mit dem in der beA-Nachricht vergebenen Namen ab. Wenn die Check-Box "deaktiviert" ist, wird die Ausgangsnachricht in WM Doku in einem Dokument abgespeichert.

Wenn die Check-Box OLE Dateien kopieren "aktiviert" ist, übergibt Insomacs die OLE-Dateien an WM Doku.

Register "Eingang"

Bereich "Reihenfolge der Dokumente für die Übergabe nach WM Doku/ Historie"

Stellen Sie die Reihenfolge der Dokumente ein. Markieren Sie dazu eines der angezeigten Dokumente. Betätigen Sie dazu den Button (nach unten) bzw. Button (nach oben). Das markierte Dokument "wandert" entsprechend um eine Position.

Bereich "Übernahme nach WM Doku"

Wenn die Check-Box als Einzel-Dokumente übergeben, speichert Insomacs jedes eingegangene Dokument sowie den beA-Empfangsbericht als einzelnes Dokument in WM Doku ab. Wenn die Check-Box "deaktiviert" ist, werde in WM Doku der Empfangsbericht und die Dokumente in einem Dokument abgespeichert.

Wenn die Check-Box OLE Dateien kopieren "aktiviert" ist, übergibt Insomacs die OLE-Dateien an WM Doku.

Bereich "WM Doku Posteingang – Vorbelegung"

Stellen Sie hier ggf. ein, welche WM-Doku-Postfächer Insomacs automatisch im Empfangsfenster für beA-Nachrichten auswählen soll. Regeln Sie dies mit den Check-Boxen In Posteingang von SB Akte legen und/ oder In persönlichen Posteingang legen.

Hinweis: Die Einstellungen haben keine Auswirkungen auf die Empfangsbekenntnisse. Die Anforderung bzw. das Empfangsbekenntnis wird weiterhin in der Historie gespeichert und verarbeitet.

Die Registerkarte "Outlook"

Pfad: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Arbeitsplatz > Registerkarte "Outlook"

Wenn Sie mit Microsoft Outlook arbeiten, können Sie die Adressen (Kontakte), Jobs (Aufgaben) und Termine (Kalender) zwischen Insomacs und einem auf dem Rechner betriebenen Outlook synchronisieren. Nehmen Sie hier die nötigen Einstellungen vor.

Hinweis: Zum Ändern der Voreinstellungen benötigen Sie das entsprechende Benutzerrecht.

Geben Sie ins Feld Synchronisation mit Daten von das Benutzerkürzel desjenigen Insomacs-Benutzers ein, für dem die Synchronisation stattfinden soll.

Aktivieren Sie die Check-Box aktiviert, wenn Sie vom aktuellen Arbeitsplatz die Möglichkeit zur Outlook-Synchronisation nutzen möchten.

Darunter stellen Sie in den drei Bereichen die Synchronisations-Optionen ein. Die Einstellungen werden als Standardeinstellung übernommen, können aber vor jedem Synchronisationsvorgang dort individuell anpasst werden (vgl. Kapitel Outlook-Synchronizer).

Bereich "Kalender/ Termine"

Der Outlook Quell-/ Zielordner ist der Ordner innerhalb von Outlook, der die Kalenderdaten enthält.

Stellen Sie im Drop-down-Menü Synchronisationsmodus ein, in welcher Richtung die Termine synchronisiert werden:

• " – inaktiv – ": Eine Synchronisation der Termine kann nicht durchgeführt werden, weil der Button Start deaktiviert wird.
• "nach Outlook": Die Termine werden (nur) in Insomacs gepflegt und von dort nach Outlook übertragen.
• "aus Outlook": Die Termine werden (nur) in Outlook gepflegt. Insomacs-Termine werden nicht nach Outlook übernommen.

Über das Drop-down-Menü in Outlook nicht mehr vorhandene regeln Sie, wie mit Terminen verfahren werden soll, die zwar in Insomacs, aber nicht in Outlook vorhanden sind.

• "erneut in Outlook anlegen": kopiert den Termin von Insomacs nach Outlook (der Termin ist dann in beiden Programmen eingetragen). Anwendungsbeispiel: Der Kalender in Outlook wurde gelöscht und soll neu gefüllt werden.
• "in WinMACS löschen": entfernt den Termin auch in Insomacs (der Termin ist dann in keinem der beiden Programme mehr verfügbar)

Wenn die Check-Box private Termine in/ aus Outlook übernehmen "aktiviert" ist, werden als privat markierte Outlook-Termine auch nach Insomacs übernommen.

Wenn die Check-Box Kategorien "aktiviert" ist, werden bei der Outlook-Synchronisation die Terminkategorien berücksichtigt.

Hinweis: Ggf. müssen in Outlook die Insomacs-Terminkategorien definiert werden. Wenn Sie RAG SyncX verwenden, werden die vorhandenen Terminkategorien wechselseitig angelegt/ übernommen.

Bereich "Jobs/ Aufgaben"

Outlook Quell-/ Zielordner der Ordner innerhalb von Outlook, der die Aufgabendaten enthält

Über das Drop-down-Menü Synchronisationsmodus stellen Sie ein, in welcher Richtung Jobs und Aufgaben synchronisiert werden:

• " – inaktiv – ": Eine Synchronisation der Termine kann nicht durchgeführt werden, weil der Button Start deaktiviert wird.
• "nach Outlook": Es werden nur Jobs in Insomacs gepflegt und von dort nach Outlook übertragen.
• "aus Outlook": Es werden nur Aufgaben in Outlook gepflegt. Jobs, die in Insomacs angelegt oder geändert wurden, werden nicht nach Outlook übernommen.

Das Drop-down-Menü in Outlook nicht mehr vorhandene regelt, wie mit Jobs verfahren werden soll, die zwar in Insomacs, aber nicht in Outlook vorhanden sind:

• "erneut in Outlook anlegen": kopiert den Job von Insomacs nach Outlook (er ist dann in beiden Programmen eingetragen)
• "InsoMACS löschen": entfernt den Job auch in Insomacs (er ist dann in keinem der beiden Programme mehr verfügbar)

Bereich "Adressen/ Kontakte"

Outlook Quell-/ Zielordner der Ordner innerhalb von Outlook, der die Kontaktdaten enthält

Über das Drop-down-Menü Synchronisationsmodus stellen Sie ein, in welcher Richtung Adressen und Kontakte synchronisiert werden:

• " – inaktiv – ": Eine Synchronisation der Adressen kann nicht durchgeführt werden, weil der Button Start hier deaktiviert ist und im Adress- und Kanzlei-Fenster kein Button Outlook angezeigt wird.
• "nach Outlook": Es werden nur Adressen in Insomacs gepflegt und von dort nach Outlook übertragen.
• "aus Outlook": Es werden nur Kontakte in Outlook gepflegt. Adressen, die in Insomacs angelegt oder geändert wurden, werden nicht nach Outlook übernommen.

Mit dem Drop-down-Menü Abgleich-/ Übergabemodus (steht nicht zur Verfügung, wenn als Synchronisationsmodus "nach Outlook" eingestellt ist) regeln Sie, wie Adressen in Insomacs aus Outlook übernommen werden:

• "nur bestehende abgleichen" prüft zuerst, ob eine Adresse bereits in Insomacs vorhanden ist und aktualisiert sie dann bei Bedarf.
• "vollständige Übergabe": Alle Adressen aus dem angegebenen Outlook-Ordner werden nach Insomacs übernommen.

Adressen, die in Insomacs angelegt oder geändert wurden, werden nicht nach Outlook übernommen.

Adressart synchronisieren: Markieren Sie die Adressart, für welche die Einstellungen gelten sollen.

Bereich "Outlook-Synchronisation"

In diesem Bereich wird einerseits die Versionsnummer des installierten Outlooks angezeigt. Andererseits können Sie über den Button Standardordner einstellen die drei oben definierten Quell-/ Zielordner auf die Standardwerte zurücksetzen.

Wenn die Check-Box E-Mail aus Textbestand über Outlook "aktiviert" wird und Sie aus dem Textbestand heraus eine E-Mail erzeugen, erzeugt Insomacs diese E-Mail standardmäßig in MS Outlook. Wenn Sie jedoch ein anderes Programm zum Versenden von E-Mails einsetzen, z. B. Thunderbird, dann entfernen Sie den standardmäßig gesetzten Haken, so dass Insomacs auf das tatsächliche Standard-Mail-Programm zurückgreifen kann.

Wenn die Check-Box Notizen synchronisieren "aktiviert" wird, erfolgt eine Synchronisation der Notizen.

Hinweis: Wenn aufgrund der Einstellungen auf dieser Seite Termine oder Jobs in Insomacs gelöscht werden, kann dies über ein Logfile nachvollzogen werden. Es befindet sich im Unterverzeichnis Logfiles und besitzt einen Dateinamen nach dem Muster OutlookSync_Benutzer_2011_08.log.

Die Registerkarte "Druckersteuerung"

Pfad: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Arbeitsplatz > Registerkarte "Druckersteuerung"

Treffen Sie hier Einstellungen zum Standard-Drucker. Dabei handelt sich um die Einstellungen für Ausdrucke, die direkt in Insomacs gestartet werden. Sie werden in jedem Druck-Dialog vorgeschlagen, lassen sich aber ändern. Druckereinstellungen für Dokumente, die über den Textprozessor erzeugt werden, nehmen Sie direkt in Word vor, da sie nur von dort ausgedruckt werden können.

Geben Sie hier an, ob Insomacs bei Ausdrucken immer den Windows Standard-Drucker (also der Drucker, den in Windows als Standarddrucker eingestellt ist) vorschlagen soll.

Wenn die Check-Box Windows Standard-Drucker "deaktiviert" ist, wählen Sie bei Drucker einen anderen Drucker aus, der zukünftig im Drucken-Dialog vorgeschlagen werden soll. Zur Verfügung stehen alle Drucker, die auf dem lokalen Arbeitsplatz installiert sind.

Legen Sie bei Einzug fest, aus welchem Druckerfach das Papier verwendet werden soll. Je nach gewähltem Drucker stehen hier verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung.

Die Registerkarte "Sonstiges"

Pfad: Hauptfenster-Menübands "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Arbeitsplatz > Registerkarte "Sonstiges"

Bereich "PDF-Creator-Info"

Mit Hilfe des PDF-Creators erzeugt Insomacs PDF-Dateien, z. B. um aus der Historie Word-Dokumente in PDFs umwandeln und als E-Mail verschicken zu können. Damit der PDF-Creator von Insomacs erkannt wird, genügt es, ihn auf dem Rechner ganz normal zu installieren. Weitere Einstellungen in Insomacs sind nicht nötig. Über den Button Testseite drucken kann ein PDF-Dokument zur Probe erstellt werden.

Wenn die Check-Box mit Anmerkungen "aktiviert" ist, werden bei der Erstellung einer PDF-Datei über MS Word die Anmerkungen in die PDF-Datei übernommen.

PDF-Akte definiert einen Ordner, in dem die PDF-Dateien abgespeichert werden, die über den gleichnamigen Button im Aktenfenster erzeugt werden (vgl. PDF-Akte).

Bereich "PDF-Erstellung über MS Word – Pause (pro Bild)

Wenn Sie MS-Word-Dokumente mit Grafiken unmittelbar nach dem Öffnen als PDF exportieren, hat Word ggf. noch nicht alle Bilder geladen, so dass im Ausgabe-Format nicht alle Abbildungen erscheinen. Der Schieberegler hier dient der Verzögerung des Exportes, so dass Word mehr Zeit erhält, die Bild-Dateien zu laden.

Bereich "Word-Zoomfaktor"

Bestimmen Sie, mit welcher Vergrößerung oder Verkleinerung Microsoft Word die Dokumente anzeigt, die aus dem Insomacs-Textgenerator oder der Insomacs-Historie heraus geöffnet werden. Der Button 100 % setzt die Einstellung auf den Standardwert von 100 Prozent zurück. Die Übernahme des Zoom-Faktors nach Word funktioniert jedoch nur, wenn Word per COM-Schnittstelle angesprochen wird (s. Einstellungen zum Textprogramm, dort "Word-COM", nicht "FileStream").

Bereich "Skalierung Formulargröße"

Regulieren Sie die Anzeige-Größe der Insomacs-Fenster am Arbeitsplatz-PC: 100 % ist die übliche Größe, darunter verkleinern sich die Fenster samt aller Inhalte, darüber vergrößern sie sich. Der Button 100 % setzt die Einstellung auf den Standardwert von 100 Prozent zurück.

Vorgabe Standort dient dazu, den aktuellen Standort des aktuellen Benutzers festzulegen.

Wenn die Check-Box Zeige "Neues" nach Update "aktiviert" ist, wird nach einem Programmupdate von Insomacs ein Hinweisfenster geöffnet, in dem die Neuerungen kurz und knapp zusammengefasst sind.

Bereich "Docking"

Wenn die Check-Box Automatisches Andocken "aktiviert" ist, werden alle Fenster automatisch angedockt. Ist sie, "deaktiviert", werden alle Fenster abgedockt geöffnet. Dies war bis 2023 Standard.