Die Personen-Adressen

Wie unter Datenstruktur beschrieben, werden Adressen immer separat von Akten gespeichert und verwaltet. In der Akte werden lediglich Verknüpfungen zu den beteiligten Adressen hinterlegt.

Der Aufruf der Adressen kann bedarfsabhängig aus der Akte heraus erfolgen, oder direkt über das Hauptfenster-Menüband "Start" > Gruppe "Akten & Adressen" > Button Adressen.

Hinweis: Einige Felder sind vorrangig für die Anwender der Kanzleisoftware Winmacs von Bedeutung. Winmacs greift auf den gleichen Adressenbestand wie Insomacs zu.

Die Neuanlage, das Speichern sowie das Suchen/ Laden erfolgt genauso, wie vorangehend beschrieben ist. Nachfolgend werden also nur die Feldinhalte erörtert.

Im Adressfenster befinden sich über jeder der Registerkarten die folgende beiden Eingabefelder:

Der Suchbegriff ist die eindeutige Kennung eines Adressdatensatzes: Der Button (Lupe) öffnet ein Suchfenster für Adressen, in dem Sie sich die Adressliste nach einem bestimmten Kriterium geordnet anzeigen lassen, z. B.: Suchbegriff, Postleitzahl, Ort, Straße, etc. Mit der Taste [Bild nach unten] oder der Taste [Bild nach oben] blättern Sie jeweils einen Adressendatensatz vor oder zurück, ohne das Suchfenster schließen und öffnen zu müssen. Besondere Beachtung verdient der Button Suche. Er öffnet die "Erweiterte Suche Adressen", in der Sie sehr weitreichende Eingaben zur Adresse tätigen können, die gesucht werden soll.

Das Feld Code dient der Sortierung und Codierung der Adressen, z. B. um über den Reportgenerator bestimmte Adressen filtern zu lassen, für die etwa ein Serienbrief erstellt werden soll.

Das erste Zeichen des Codes könnte für die Art der Adresse stehen, z. B. "P" für Privat-Person, "F" für Firma; das zweite für die "Wichtigkeit" der Adresse, z. B. "0" für Laufkundschaft bis "9" für VIP-Mandant.

Sie könnten dann z. B. im Reportgenerator mit der Bedingung wobei Code = ?9 alle VIP-Mandanten oder mit wobei Code = F9 alle VIP-Firmenadressen herausfiltern.

Die Check-Box aktiv ist nur sichtbar, wenn die entsprechende Option aktiviert wurde. Dann werden standardmäßig nur noch die Adressen im Adressen-Suchfenster angezeigt, bei denen die Check-Box aktiv markiert ist. Um diese Option zu nutzen, muss im Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Steuerung" die Check-Box Adressensuchfenster nur aktive Adressen markiert werden.

Übersicht

• Die Buttons im Adressfenster
• Die Registerkarte "Anschrift"
• Die Registerkarte "Notiz"
• Die Registerkarte "Bank"
• Die Registerkarte "Versicherung"
• Die Registerkarte "Rechtsform/ Vertreter"
• Die Registerkarte "Sonstiges"
• Die Registerkarte "Arbeitsverhältnisse"
• Die Registerkarte "Kontakt"
• Die Registerkarte "verbundene Adressen"
• Die Registerkarte "CRM-Info"

Die Buttons im Adressfenster

Am oberen Formularrand des Adressfensters befindet sich eine Button-Leiste.

Die Buttons am oberen Fensterrand besitzen die gleiche Funktion wie die gleichnamigen Buttons im Aktenfenster, nur dass sie sich auf die Adresse beziehen:

Der Button Textprozessor öffnet den Textprozessor zur Adresse.

Der Button Historie zeigt die Historie zur Adresse an. Die Bedienung ist identisch zur Historie von Akten.

Tipp: Jeder Eintrag aus der Adress-Historie lässt sich per Drag-and-drop in eine andere Adress-Historie verschieben.

Der Button Akten listet alle Akten auf, an denen die Adresse beteiligt ist:

Wenn die Check-Box auch abgelegte Akten "aktiviert" ist, werden nicht nur die aktiven Akten angezeigt, d. h. Akten, deren Status auf "aktiv" steht, sondern auch die ruhenden Akten.

Stellen Sie im Drop-down-Menü Sortierung ein, ob Insomacs die gefundenen Akten "alphabetisch, nach Sache" oder nach "Registernummer" sortiert anzeigen soll.

Die erste Spalte "Ber." zeigt an, welchem Bereich die Akte zugeordnet ist: "I" steht für Insolvenzakten, "A" steht für Anwalt und "N" für Notar (beides als Winmacs-Akten).

Der Button Druck öffnet den Druck-Dialog.

Der Button Akten öffnet die markierte Akte. Alternativ doppelklicken Sie auf die betreffende Zeile. Handelt es sich um eine Winmacs-Akte, wird das Anwaltsprogramm Winmacs in den Vordergrund geholt und die Akte dort geöffnet.

Der Button Export exportiert die Liste so, wie sie aktuell dargestellt wird. Sie werden nach einem Speicherort gefragt. Dort legt Insomacs die Tab-getrennte Datei AKTENBET.TXT ab, die mit Excel oder einem anderen Programm weiterverarbeitet werden kann.

Der Button Jobs zeigt die Liste von Jobs an, die dieser Adresse zugeordnet sind. Es handelt sich um einen Teilbereich aller vorhandenen Jobs. In dieser Jobliste werden alle unerledigten Jobs zur Adresse angezeigt, egal welchem Sachbearbeiter sie zugewiesen sind. Werden Jobs erledigt, verschwinden sie aus dieser Liste. Im Übrigen sind die Bedienung und Eingabefelder in den Kapiteln Jobliste und Neuen Job anlegen beschrieben.

Der Button Outlook kann nur betätigt werden, wenn auf dem Arbeitsplatz einmalig die notwendigen Einstellungen getroffen worden sind: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Arbeitsplatz > Registerkarte "Outlook". Ein Klick auf den Button synchronisiert sofort die geöffnete Adresse mit dem entsprechenden Outlook-Kontakt bzw. legt sofort eine neue Adresse in Outlook an. Bei Änderungskonflikten fragt Insomacs nach, ob die Outlook-Daten nach Insomacs übernommen werden sollen, ob die Insomacs-Daten nach Outlook übernommen werden sollen oder ob gar keine Synchronisation dieses Datensatzes stattfinden soll. Änderungskonflikte entstehen, wenn z. B. in Insomacs und Outlook gleichzeitig die Daten geändert werden.

Hinweis: Um alle Adressen auf einen Schlag zu synchronisieren, betätigen Sie im Hauptfenster-Menüband "Start" > Gruppe "Zubehör" > Button Sync Outlook.

Der Button Map zeigt die Adresse auf einer Karte von Google Maps an und berechnet die Fahrroute und Fahrdauer von Ihrem Standort aus dorthin. Dazu wird eine Internetverbindung und ein Internetbrowser benötigt.

Hinweis: Alle Rechte an den Daten, die im Internetbrowser angezeigt werden, und dem Routenplaner besitzt Google. Septeo besitzt keinerlei Einfluss auf sie.

Die Registerkarte "Anschrift"

Auf der Registerkarte "Anschrift" in einer Adresse werden im Wesentlichen Namen, Anschrift und Kontaktdaten des Kontakts gespeichert.

Stellen Sie im Drop-down-Menü das Geschlecht ein. Dieses Merkmal ist vorrangig für die Steuerung der Rohtexte im Textprozessor wichtig. Viele Formulierungen sind abhängig vom Geschlecht der Person. Anhand der hier vorgenommenen Einstellung kann der Textprozessor die richtige Formulierung einsetzen.

Bei natürlichen Personen ist die Entscheidung in der Regel eindeutig. Andernfalls prüfen Sie, ob Sie im Text z. B. "Gläubiger" oder "Gläubigerin" verwenden würden. Fast alle juristischen Personen, also Firmen, erhalten daher das als Vorgabe eingestellte Geschlecht "weiblich".

Standardmäßig ist die Check-Box erweiterte Adresse "deaktiviert". Es stehen nur die Adressfelder Name1 und Name2 zur Verfügung. Wenn die Check-Box aktiviert wird, ermöglicht Insomacs die Erfassung längerer Namen wird in diesem Adress-Datensatz ermöglicht. Winmacs blendet die Eingabefelder Name 3, Name 4 und alle Vornamen ein.

Der Button (in Zwischenablage kopieren) kopiert die Postanschrift in die Zwischenablage (Anrede, Name, Straße und Ort). Von dort kann sie für andere Zwecke verwendet werden.

Tragen Sie beim Schlüsselfeld Anrede A ein, welche Anrede in der Anschrift eines Briefes stehen muss, also "Herrn", "Frau", "Firma", usw.

Hinweis: Bei diesem Feld und nur bei diesem Feld gibt es eine erweiterte Funktion, die insbesondere bei der Eingabe der Anschrift von natürlichen Personen sehr nützlich ist. Voraussetzung ist, dass der Suchbegriff fol­gen­der­maßen aufgebaut ist
Nachname, [Titel] Vorname
und dass das Geschlecht richtig eingestellt ist.

Es genügt dann die Eingabe der Tastenfolge [+], [Enter] in Anschrift A, damit der Suchbegriff zerlegt wird und die Felder Anrede A, Vorname, Titel, Name1, Anrede T automatisch ausgefüllt werden!

Bei Firmen u. ä. bleibt das Feld Vorname der Person leer.

Trangen Sie ins Feld Titel Titel wie z. B. "Dr." ein.

Bei natürlichen Personen wird der Nachname in Name1 eingetragen, bei Firmen mit langen Namen dieser auf Name1 und Name2 verteilt (bei einer erweiterten Adresse, s. o., auch auf Name3 und Name4). Bei Eheleuten/ Partnern können Vorname und Nachname jeweils zusammen in eines der Felder Name1 und Name2 eingegeben werden und stattdessen der Vorname freigelassen werden.

Hinweis: In einem Brief erscheinen die Feldinhalte in folgender Anordnung:

• Anrede A
• Titel Vorname Name1
• Name2
• Straße oder Postfach
• PLZ Ort

Tipp: Wird eine Adresse mit ausgefülltem Feld Name2 einer Akten-Registerkarte für Beteiligte ("Gläubiger", "Debitoren", etc.) zugeordnet, wird er in der Datensatzliste in der Spalte "Name" mit ausgegeben: Name1+Name2, Vorname ggf. aus der Unterakte.

Die Felder Name3 und Name4 sind nur sichtbar, wenn die Check-Box erweiterte Adresse aktiviert ist. Insgesamt stehen dann vier Eingabefelder für die Erfassung eines langen Namens zur Verfügung.

Das Feld alle Vornamen ist nur sichtbar, wenn die Check-Box erweiterte Adresse aktiviert ist.

Das Feld Zusatz c/o ist für Zustellanweisungen im Postverkehr vorgesehen.

Geben Sie im Feld Straße auch die Hausnummer ein.

Hinterlegen Sie die Postleitzahl des Postfachs im Feld PLZ PF und die Postfach-Nummer ohne das Wort "Postfach" davor.

Hinweis: Sind sowohl Straße als auch die Postfach-Angaben eingetragen, dann wird bei der Erstellung von Dokumenten mit Brief-Charakter vom Textprozessor immer die Postfach-Anschrift bevorzugt.

PLZ Zust., Ort: Postleitzahl und Ort für die direkte Post-Zustellung: Im Datenbankfeld der PLZ kann eine unbekannte Postleitzahl über den Ortsnamen und ggf. die Straße gesucht werden. Wird die Postleitzahl eingegeben, wird automatisch Ort ausgefüllt. Gibt es mehrere Orte mit gleicher PLZ, werden diese zur Auswahl angezeigt.

Im Feld Ausland können Sie entweder das Auslandskürzel verwenden, z. B. "A" für Österreich, "CH" für Schweiz, etc., oder den Ländernamen ausschreiben.

Stellen Sie über das Drop-down-Menü Briefe an ein, ob als Anschrift die "Zustelladresse" (mit Straße und PLZ) oder das "Postfach" verwendet werden soll. Die gewählte Adresse wird in Dokumenten, die mit dem Textprozessor erstellt werden, ausgegeben. Voraussetzung ist, dass die verwendeten Rohtexte dies unterstützen.

Das Schlüsselfeld Anrede T ist für die Briefanrede vorgesehen, z. B. "Sehr geehrte Damen und Herren" oder "Sehr geehrte Frau Müller" usw.

Hinweis: Die vollständige Anrede muss stets eingegeben werden, mit Ausnahme des abschließenden Kommas.

Dieses Verfahren hat den Vorteil, dass auch persönliche Anreden, wie z. B. "Lieber Klaus" ohne Probleme verarbeitet werden. Würde im Text der Standard "Sehr geehrte" lediglich mit z. B. "r Herr Müller" ergänzt werden, funktionierte dies nämlich nicht.

Hinweis: Wenn Sie eine mehrzeilige Briefanrede benötigen, dann geben Sie an der Stelle, an welcher der Zeilenumbruch stattfinden soll, ein Komma ein.

Geben Sie z. B. "Sehr geehrte Frau Müller, sehr geehrter Herr Müller" ein, dann macht der Textprozessor automatisch im Dokument daraus:

Sehr geehrte Frau Müller,
sehr geehrter Herr Müller,

Verwenden Sie bei ausgefüllten Feldern Telefon, privat, Fax, mobil, E-Mail, E-Mail (priv.) bei Bedarf den dahinter befindlichen Button Telefon bzw. **Button @**.

Ist das Feld Internet ausgefüllt, ruft der dahinter befindliche Button (Internet) die Internetadresse auf.

Tragen Sie ins Feld AG-Bezirk das Amtsgericht ein, in dessen Zuständigkeitsbereich der Wohnort dieser Person liegt. Wird auf der Registerkarte "Anschrift" der Ort über die Postleitzahl identifiziert, dann erfolgt die Eintragung des AG-Bezirks hier automatisch.

Wenn die Check-Box beA "aktiviert" wird, blendet Winmacs das Feld Safe-ID direkt neben der Check-Box-Beschriftung ein:

Wenn Sie den Button (Lupe) rechts neben dem Eingabefeld betätigen, sind folgende Szenarien möglich:

1. Szenario: beA ist aktiviert. Sie haben sich bei beA angemeldet. Es öffnet sich das Suchfenster für beA-Adressen.

2. Szenario: beA ist aktiviert. Sie haben sich bei beA nicht angemeldet: Es erscheint ein Hinweis, dass Sie nicht bei beA angemeldet sind. Melden Sie sich über die Schnittstelle bei beA an und starten Sie die Suche erneut. Es tritt dann das 1. Szenario ein.

3. Szenario: beA ist aktiviert. Sie haben sich bei beA nicht angemeldet. Wenn Sie die Taste [Strg] zeitgleich mit der Button (Lupe) drücken, gelangen Sie auf www.bea-brak.de/bravsearch/index.brak

4. Szenario: beA ist nicht aktiviert. Es öffnet sich die Seite www.bea-brak.de/bravsearch/index.brak.

Die Registerkarte "Notiz"

Auf der Registerkarte "Notiz" in einer Adresse haben Sie die Möglichkeit, freie Anmerkungen zu verfassen. Wenn Sie einen Text in das Eingabefeld Hinweis eingeben und die Check-Box Hinweis einblenden markieren, wird dieser Hinweistext automatisch eingeblendet: erstens immer beim Öffnen dieser Adresse oder zweitens beim Öffnen einer Akte, an der diese Adresse in irgendeiner Form beteiligt ist.

Es wird folgender Text beim Öffnen der Adresse bzw. Akte in einem Fenster angezeigt: "zahlt schlecht".

Erfassen Sie hier personenbezogenen Daten nur sparsam. Für die Speicherung dieser Daten sind die Rechtsgrundlagen der Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) aus Art. 4 Nr.11, Art. 6 Abs. 1a, Art. 7, Art. 8 in Verbindung mit der Erwägungsgründen 32 f, 38 und 42 f zu berücksichtigen. Zudem wird auf Art. 13 Abs.1 Satz d DSGVO zur Informationspflicht bei Erhebung von personenbezogenen Daten bei der betroffenen Person verwiesen.

Die Registerkarte "Bank"

Auf der Registerkarte "Bank" in der Adresse tragen Sie Angaben zur Bankverbindung und Rechtsschutzversicherung der Person ein.

Auf die Daten wird zum Beispiel im Zahlungsmodul zurückgegriffen: Wenn Sie hier etwas eingetragen haben, sind dort die Felder bereits entsprechend ausgefüllt.

Die Registerkarte "Versicherung"

Auf der Registerkarte "Versicherung" des Adressenfensters speichern Sie Daten zu einer Rechtsschutzversicherung und Haftpflichtversicherung.

Erfassen Sie im oberen Bereich Angaben zur Rechtsschutzversicherung.
Diese Angaben sind vorrangig für die Verarbeitung in der Kanzleisoftware Winmacs von Bedeutung.

Die Registerkarte "Rechtsform/ Vertreter"

Auf der Registerkarte "Rechtsform/ Vertreter" in der Adresse werden die gesetzlichen Vertretungsverhältnisse benannt.

Der Button Neu bzw. der Button Bearbeiten öffnen nachfolgendes Fenster.

Im Drop-down-Menü Rechtsform stehen folgende Einträge zur Auswahl:

• "natürliche Person"
• "Einzelfirma"
• "GmbH"
• "GmbH & Co. KG"
• "KG"
• "AG"
• "OHG"
• "GbR"
• "andere"
• "Kraft Amtes"
• "WEG, vertreten durch juristische Person"
• "Ltd"
• "UG (haftungsbeschränkt)"
• "Ltd & Co. KG"
• "AG & Co. KG"
• "UG (haftungsbeschränkt) & Co. KG"
• "KdöR": Körperschaft des öffentlichen Rechts
• "AdöR": Anstalt des öffentlichen Rechts

Je nach Rechtsform wird bei Vorsteuerabzug eine Vorgabe eingestellt. Wird die Check-Box "aktiviert": Die Adresse ist zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Vor allem bei Mandanten-Adressen ist die korrekte Einstellung von Bedeutung.

Hinweis: Die hier vorgenommene Einstellung wird bei der Zuordnung des Mandanten zur Akte dorthin übernommen und wirkt sich auf die Bereiche Honorar und Forderung aus!

Legen Sie nun den oder die Vertreter mit der Button Neu an.

Hinweis: Da es bei einer Einzelfirma keinen gesetzlichen Vertreter gibt, ist in diesem Fall der Button zur Vermeidung von Fehlern deaktiviert.

Tipp für Einzelfirmen
- Tragen Sie bei einer Einzelfirma in der Registerkarte "Anschrift" in Name1 und Name2 die komplette Firmenbezeichnung und den Inhaber ein. Falls Sie für die normale Korrespondenz eine abweichende Anschrift wünschen, z. B. ohne Nennung des Inhabers, dann können Sie diese auf der Registerkarte "Kontakt" hinterlegen und mit einem "X" in der Spalte "Std." markieren, wodurch z. B. beim Textbaustein ALLG BRIEF usw. diese verwendet wird. - Oder verzichten Sie gleich ganz auf die Einzelfirma. Es genügt, den Inhaber selbst zu benennen und wie eine natürliche Person zu behandeln.

In dem neu geöffneten Fenster werden die Einzelangaben erfasst:

Hinterlegen Sie eine Funktion des Vertreters, z. B. Geschäftsführer oder Komplementär. Je nach eingestellter Rechtsform wird eine Funktionsbezeichnung vorgeschlagen.

Das Kennzeichen ist als Kennziffer für "Frau" oder "Herr" wichtig, damit den Mahnbescheid richtig ausgefüllt werden kann.

Tragen Sie in das Feld Registergericht das Handelsregister-Gericht ein.

Das Feld HR-BlattNr ist für die Handelsregister-Blattnummer vorgesehen.

Wenn die Check-Box nicht als Kontakt zeigen "aktiviert" ist, wird diese Person nicht auf der Adress-Registerkarte "Kontakt" angelegt, z. B. bei der Erfassung einer GmbH als Komplementärin einer GmbH & Co. KG, oder die Mutter als gesetzliche Vertreterin des Kindes. Es wird eine standardmäßige Voreinstellung getroffen, die sich natürlich korrigieren lässt.

Über den Button oben rechts kann die Adresse in die Zwischenablage kopiert werden.

Beispiel:

Um eine "GmbH & Co. KG" einzugeben, schreiben Sie die primäre Anschrift auf die Registerkarte "Anschrift" des Adressfensters. Auf der Registerkarte "Vertreter" erfassen Sie zunächst die GmbH; diese Vertretungsstufe wird zuerst vorgeschlagen. Anschließend erfassen Sie den oder die Geschäftsführer; diese Vertretungsstufe wird beim erneuten Öffnen des Fensters über den Button Neu vorgeschlagen.

Tipp: Wenn Sie eine oder alle Adressen auf dieser Registerkarte in einer anderen Anwendung benötigen, können Sie diese leicht über die Zwischenablage kopieren. Führen Sie einen Rechtsklick aus und wählen Sie dann im Kontextmenü den entsprechenden Befehl.

Die Registerkarte "Sonstiges"

Auf dieser Registerkarte werden weitere persönliche Daten erfasst.

Mit den Angaben auf der Unterregisterkarte "Ausweisdaten" kann der Identitätsnachweis, z. B. für das Notariat, dokumentiert werden.

Wird die Adresse einer Akte als Arbeitnehmer zugeordnet, erscheinen die Soz.Vers.Nr. und die Steuer ID in eigenen Spalten in der Arbeitnehmer-Liste auf der Akten-Registerkarte "Arbeitnehmer".

Auf der Unterregisterkarte "definierbare Felder" können bis zu sechs Eingabefelder eingefügt und individuell beschriftet werden, soweit sie benötigt werden. Die Beschriftung kann angepasst werden im Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Adress-Eigenschaften". Es erscheint dann in jedem Adressfenster anstelle von Frei1, etc., die gewählte Bezeichnung.

Die Registerkarte "Arbeitsverhältnisse"

Auf der Registerkarte "Arbeitsverhältnisse" des Adress-Fensters erfassen Sie die Kontaktdaten der Arbeitgeber sowie Einzelheiten zum Arbeitsverhältnis und einer Kündigung, sinnvollerweise bei einer natürlichen Person.

Hinweis; Falls Sie die Angaben generell nicht benötigen, blenden Sie diese Registerkarte in den Programm-Einstellungen aus: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Adress-Eigenschaften".

In der Abbildung sind bereits drei Arbeitsverhältnisse erfasst.

Der Button Neu öffnet ein Fenster zur Erfassung eines einzelnen Arbeitsverhältnisses.

Die Eingabefelder sind selbsterklärend (und zeigen Hinweistexte, wenn der Mauszeiger etwas länger über einem Feld verweilt).

Über den Button (in die Zwischenablage kopieren) wird die Postanschrift des Arbeitgebers in die Zwischenablage kopiert, d. h. Anrede, Name, Straße und Ort. Von dort kann sie für andere Zwecke verwendet werden.

Der Button Bearbeiten öffnen ein markiertes Arbeitsverhältnis in der Liste zum Bearbeiten.

Hinweis: Der Rohtext ARB STAMMBLATT ermöglicht übrigens den Ausdruck aller arbeitnehmerspezifischen Daten auf einer Seite. Über die Serienbrieffunktion der Akte kann bequem für alle Arbeitnehmer auf einmal das Stammblatt ausgegeben werden.

Die Registerkarte "Kontakte"

Diese Registerkarte in der Adressverwaltung dient dazu, eine oder mehrere Korrespondenz-Anschriften festzulegen.

Ordnen Sie jeder Adresse beliebig viele Kontaktadressen und/ oder Ansprechpartner zu, die von der primären Anschrift abweichen.

Der Button Neu bzw. der Button Bearbeiten öffnen folgendes Fenster.

Wenn eine Kontakt-Anschrift vorhanden ist, erzeugt der Textprozessor eine Anschrift mit der ursprünglichen Adresse, aber "zu Händen" der Korrespondenz-Person (Ausnahme: "Std " ist markiert, siehe unten). Bei mehreren Korrespondenz-Anschriften fragt der Textprozessor, welche der Korrespondenz-Anschriften verwendet werden soll.

Um nicht nur den Namen, sondern die komplette Anschrift aus der Korrespondenzadresse zu verwenden, benutzen Sie die Spalte "Std". Alle Dokumente mit Brief-Charakter werden automatisch an diejenige Person und Korrespondenzanschrift adressiert, welche hier durch Mausklick mit einem "X" in der Spalte "Std." (für "Standard") gekennzeichnet ist. Bei mehreren Kontaktadressen lässt sich nur eine Adresse durch "X" markieren.

Anwendungsbeispiele

• Die Person ist minderjährig. Die Mutter erhält als gesetzliche Vertreterin die Post.
• Die Person ist langfristig in Kur oder Urlaub und hat eine feste Urlaubsanschrift.
• Die Person möchte die Post bei neuer/m Lebensgefährte/ in erhalten.

Tipp: Wenn Sie eine oder alle Adressen auf dieser Registerkarte in einer anderen Anwendung benötigen, kopieren Sie diese einfach über die Zwischenablage. Führen Sie einen Rechtsklick aus und wählen Sie dann im Kontextmenü den entsprechenden Befehl.

Die Registerkarte "verbundene Adressen"

Um die Beziehungen einer Adresse zu einer anderen Adresse aufzuzeigen, dient die Registerkarte "verbundene Adressen".

Hier sehen Sie, mit welchen anderen Adressen Beziehungen bestehen und in einem Stichwort die Art der Beziehung (Funktion) beschreiben.

Hinweis: Diese Registerkarte ist nur sichtbar, wenn Sie dies eingestellt haben über das Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Adress-Eigenschaften" > Bereich "Aufbau".

Die Funktion muss nicht eingetragen werden, könnte aber z. B. folgende Begriffspaare enthalten:

• Arbeitgeber/ Arbeitnehmer
• Auftraggeber/ Auftragnehmer
• Hersteller/ Zulieferer
• Kooperationspartner
• Verkäufer/ Kunde

Eine Verbindung kann immer nur zwischen zwei Adressen eingerichtet werden. Es ist aber möglich, mehrere Verbindungen getrennt voneinander anzulegen.

Um eine neue verbundene Adresse einzufügen, klicken Sie auf den Button Neu und wählen eine bereits angelegte Adresse im Suchfenster aus.

Danach werden Sie aufgefordert, die Art der Verbindung (Funktion) anzugeben, und zwar sowohl aus Sicht der aktuellen Adresse als auch aus Sicht der verbundenen Adresse. Diese wechselseitigen Bezeichnungen dienen der Übersichtlichkeit und werden auch in der verbundenen Adresse eingetragen.

Postempfänger

Zudem können Sie im selben Dialogfenster einstellen, ob die eine Adresse der Postempfänger der anderen Adresse sein soll, ähnlich wie bei einer Kontaktadresse. Um sofort erkennen zu können, dass eine verbundene Adresse als Postempfänger dient, zeigt die Spalte "PE" vor der Spalte "Suchbegriff" der verbundenen Adresse eine Markierung.

Die Registerkarte "CRM-Info"

Auf der Registerkarte "CRM-Info" in der Adresse hinterlegen Sie Angaben zur Kundenpflege (CRM = Customer Relationship Management). Mit diesen Angaben beginnen Sie z. B. leichter ein Gespräch und zeigen Interesse am Gegenüber.

Hinweis: Diese Registerkarte ist nur sichtbar, wenn Sie dies eingestellt haben über das Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Adress-Eigenschaften" im Bereich "Aufbau”.

Erfassen Sie hier die personenbezogenen Daten nur sparsam. Für die Speicherung dieser Daten sind die Rechtsgrundlagen der Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) aus Art. 4 Nr. 11, Art. 6 Abs. 1a, Art. 7, Art. 8 in Verbindung mit der Erwägungsgründen 32 f, 38 und 42 f zu berücksichtigen. Zudem wird auf Art. 13 Abs. 1 Satz d DSGVO zur Informationspflicht bei Erhebung von personenbezogenen Daten bei der betroffenen Person verwiesen.

Die einzelnen Eingabefelder lauten:

Mit dem Drop-down-Menü Herkunft dokumentieren Sie das Zustandekommen des Kontakts. Zur Auswahl stehen Kategorien wie "Empfehlung Mandant", "Internet", "Werbung" oder "Verein/ Verband".

Im Feld Erläuterung Herkunft ist Platz für nähere Ausführungen zur Herkunft.

Im Feld Getränk Hinweis können Sie hinterlegen, welches Getränk die Person beim Besuch der Kanzlei bevorzugt.

Platz für Hinweise zur Person ist im Feld persönliches.

Bei Hobbies/ Sport können Anmerkungen zum Freizeitverhalten hinterlegt werden

Ins Feld Verbände u. ä. können Mitgliedschaften in Vereinen und Verbänden eingetragen werden.

Das Feld (Ehren-) Ämter kann mit ausgeübten Ehrenämtern ausgefüllt werden.