Wenn Sie mit Microsoft Outlook arbeiten, können Sie die Datenbestände der Adressen (Kontakte), Jobs (Aufgaben) und Termine (Kalender) zwischen Insomacs und einem auf demselben Rechner betriebenen Outlook abgleichen. Sie arbeiten also nach wie vor mit getrennten Datenbeständen für beide Programme. Mit dieser Funktion ist es aber möglich, die Datenbestände beider Programme auf Wunsch ganz oder teilweise anzugleichen. Der Datenabgleich findet jedoch nicht automatisch oder regelmäßig statt, sondern nur dann, wenn Sie die Synchronisation manuell anstoßen.
Treffen Sie einmalig vor der ersten Synchronisation die notwendigen Einstellungen für den jeweiligen Arbeitsplatzrechner über das Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Arbeitsplatz > Registerkarte "Outlook".
Um nun eine Synchronisation anzustoßen, klicken Sie im Hauptfenster-Menüband "Start" > Gruppe "Zubehör" auf Button Sync Outlook. Das folgende Fenster wird dann angezeigt:
Sie haben hier die Möglichkeit, den Kalender bzw. Termine, Jobs/ Aufgaben und Adressen/ Kontakte zwischen Insomacs und Outlook zu synchronisieren. Die Synchronisation in den drei genannten Bereichen muss jeweils separat durchgeführt werden.
Das Vorgehen ist identisch:
1. Öffnen Sie das
Outlook-Synchronisationsfenster und rufen Sie die zutreffende
Registerkarte auf. 2. Treffen Sie dort die Einstellungen für den
Einzelfall (s. u.). 3. Anschließend klicken Sie auf den Button
Start am oberen Fensterrand, um den Vorgang zu starten. Es kann
sein, dass in Outlook ein Hinweis erscheint, dass auf die Daten
zugegriffen wird – dies ist ein normaler Vorgang. Wenn Sie die Check-Box
Zugriff gewähren aktivieren und mit dem
Button OK bestätigen, wird die Synchronisation
durchgeführt. 4. Im Insomacs-Synchronisationsfenster sehen Sie in der
unteren Fensterhälfte das Protokoll mit Angaben, wie viele Datensätze in
Outlook und Insomacs neu angelegt oder geändert wurden.
Hinweis: Wenn Sie nur eine einzelne Adresse mit Outlook synchronisieren möchten, können Sie diese auch direkt in Insomacs öffnen und dort im Adressfenster auf den Button Outlook klicken.
Hinweis: Für viele der nachfolgend beschriebenen Einstellmöglichkeiten können Sie Voreinstellungen treffen, und zwar über das Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Arbeitsplatz > Registerkarte "Outlook". Die Einstellungen und Voreinstellungen können Sie nur ändern, wenn Ihnen das entsprechende Benutzerrecht in der Benutzerverwaltung zugewiesen ist.
Die Einstellungen für Kalender/ Termine
Geben Sie im Feld Outlook Quell-/ Zielordner den Ordner innerhalb von Outlook ein, der die Kalenderdaten enthält.
Im Drop-down-Menü Synchronisationsmodus stellen Sie ein, in welcher Richtung die Termine synchronisiert werden:
- "bidirektional" synchronisiert in beide Richtungen (Termine und Kalender werden sowohl in Insomacs als auch in Outlook aktuell gehalten).
- "nach Outlook": Die Termine werden (nur) in Insomacs gepflegt und von dort nach Outlook übertragen.
- "aus Outlook": Die Termine werden (nur) in Outlook gepflegt. Insomacs-Termine werden nicht nach Outlook übernommen.
- "inaktiv": Eine Synchronisation der Termine kann nicht durchgeführt werden, weil der Button Start deaktiviert wird.
Mit dem Drop-down-Menü in Outlook nicht mehr vorhandene regeln Sie, wie mit Terminen verfahren werden soll, die zwar in Insomacs, aber nicht in Outlook vorhanden sind:
- "erneut in Outlook anlegen": kopiert den Termin von Insomacs nach Outlook (der Termin ist dann in beiden Programmen eingetragen) Anwendungsbeispiel: Der Kalender in Outlook wurde gelöscht und soll neu gefüllt werden.
- "in InsoMACS löschen": entfernt den Termin auch in Insomacs (der Termin ist dann in keinem der beiden Programme mehr verfügbar)
Wenn die Check-Box nur Termine ab "aktiviert" ist, werden Termine, die vor dem angegebenen Datum liegen, nicht abgeglichen.
Die Einstellungen für Jobs/ Aufgaben
Geben Sie bei Outlook Quell-/ Zielordner den Ordner innerhalb von Outlook ein, der die Aufgabendaten enthält.
Im Drop-down-Menü Synchronisationsmodus stellen Sie ein, in welcher Richtung Jobs und Aufgaben synchronisiert werden:
- "bidirektional" synchronisiert in beide Richtungen (Jobs und Aufgaben werden sowohl in Insomacs als auch in Outlook aktuell gehalten).
- "nach Outlook": Es werden nur Jobs in Insomacs gepflegt und von dort nach Outlook übertragen.
- "aus Outlook": Es werden nur Aufgaben in Outlook gepflegt. Jobs, die in Insomacs angelegt oder geändert wurden, werden nicht nach Outlook übernommen.
- "inaktiv": Eine Synchronisation der Jobs kann nicht durchgeführt werden, weil der Button Start deaktiviert wird.
Das Drop-down-Menü in Outlook nicht mehr vorhandene regelt, wie mit Jobs verfahren werden soll, die zwar in Insomacs, aber nicht in Outlook vorhanden sind:
- "erneut in Outlook anlegen": kopiert den Job von Insomacs nach Outlook (er ist dann in beiden Programmen eingetragen).
- "in InsoMACS löschen": entfernt den Job auch in Insomacs (er ist dann in keinem der beiden Programme mehr verfügbar).
Wenn die Check-Box nur unerledigte an Outlook senden "aktiviert" ist, werden nur noch Jobs an Outlook übergeben, die in Insomacs als noch nicht erledigt gekennzeichnet sind. Wenn kein Haken gesetzt ist, werden alle Jobs in Outlook als Aufgabe eingetragen.
Die Einstellungen für Adressen/ Kontakte
Geben Sie bei Outlook Quell-/ Zielordner den Ordner innerhalb von Outlook ein, der die Kontaktdaten enthält.
Im Drop-down-Menü Synchronisationsmodus stellen Sie ein, in welcher Richtung Adressen und Kontakte synchronisiert werden:
- "bidirektional" synchronisiert in beide Richtungen (Adressen werden sowohl in Insomacs als auch in Outlook aktuell gehalten).
- "nach Outlook": Es werden nur Adressen in Insomacs gepflegt und von dort nach Outlook übertragen.
- "aus Outlook": Es werden nur Kontakte in Outlook gepflegt. Adressen, die in Insomacs angelegt oder geändert wurden, werden nicht nach Outlook übernommen.
- "inaktiv": Eine Synchronisation der Adressen kann nicht durchgeführt werden, weil der Button Start hier deaktiviert ist und im Adress- und Kanzlei-Fenster kein Button Outlook angezeigt wird.
Das Drop-down-Menü Abgleich-/ Übergabemodus steht nicht zur Verfügung, wenn als Synchronisationsmodus "nach Outlook" eingestellt ist. Es regelt, wie Adressen in Insomacs aus Outlook übernommen werden:
- "nur bestehende abgleichen": prüft zuerst, ob eine Adresse bereits in Insomacs vorhanden ist und aktualisiert sie dann bei Bedarf.
- "vollständige Übergabe": Alle Adressen aus dem angegebenen Outlook-Ordner werden nach Insomacs übernommen. Adressen, die in Insomacs angelegt oder geändert wurden, werden nicht nach Outlook übernommen.
Markieren Sie bei Adressart synchronisieren die Adressart, für welche die Einstellungen gelten sollen.
Die Check-Box E-Mail-Adressen aus Outlook holen bewirkt den Import von E-Mail-Adressen aus Outlook nach Insomacs.
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