Die Buttons im Akten-Menüband Akte

Übersicht

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• Wiedervorlagen
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• Zeit
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Druck

Pfad: Akten-Menüband "Akte" > Gruppe "Dokumentverwaltung" > Button Druck

Über den Button Druck rufen Sie den Druck-Dialog auf, um den Handaktenbogen auszudrucken.

Serienbrief

Pfad: Akten-Menüband "Akte" > Gruppe "Dokumentverwaltung" > Button Serienbrief

In einem InsO-Verfahren müssen häufig gleich lautende Dokumente für mehrere Empfänger gefertigt werden – ein Serienbrief. Sie starten die Erstellung eines Serienbriefs an Beteiligte einer bestimmten Akte über den Button Serienbrief. Serienbriefe an aktenübergreifende Adressen erstellen Sie über den Reportgenerator.

Die Registerkarte "Serienbrief"

Stellen Sie dazu zunächst in Beteiligungsart den Empfängerkreis ein, an den der Serienbrief adressiert werden soll.

Hinweis: Falls Mitglieder einer Gläubigermehrheit als Postempfänger (in der Gläubiger-Unterakte auf dem Register "Allgemein") markiert wurden, werden diese bei Serienbriefen in der Liste der vorhandenen Adressen berücksichtigt. Die Bezeichnung der Gläubigermehrheit steht in Klammern. Damit die Gläubigermehrheit selbst nicht in die Liste "vorhandene Adressen" enthalten ist, darf in der Unterakte bzw. bei den Vertretern das Kennzeichen Postempfänger nicht gesetzt sein.

Innerhalb dieses Empfängerkreises können Sie zusätzlich eine Adress-Gruppe auswählen.

Abschließend haben Sie dann noch die Möglichkeit, eines der Zusatzkriterien festzulegen:

• "Alle"
• "mit Forderungsanmeldungen"
• "mit festgestellten Forderungen"
• "mit bestrittenen Forderungen (anteilig)"
• "nur bestrittene Forderungen (100 %)": liefert bei Beteiligungsart "Gläubiger" alle Gläubiger, bei denen alle angemeldeten Forderungen komplett bestritten worden sind.
• "nur bestrittene oder zurückgenommene Forderungen (100 %)"
• "mit Forderungen festgestellt für den Ausfall"
• "mit nicht-angemeldeten Forderungen"
• "mit nachträglich angemeldeten Forderungen"
• "mit Nachmeldungen": Es wird dabei nach Gläubigern mit Forderungen gefiltert, die das Kennzeichen "Nachmeldung" haben.
• "mit ungeprüften Forderungen": Dabei wird nach allen Gläubigern gefiltert, zu denen ungeprüfte angemeldete Forderungen existieren.
• "mit Forderungen aus Liste der lfd. Nummern": Die Auswahl blendet ein Drop-down-Menü für den Rang ein; zudem erscheint das Feld (laufende) Nummern.

Das Drop-down-Menü Rang ist nur sichtbar, wenn bei Zusatzkriterien "mit Forderungen aus Liste der lfd. Nummern" eingestellt ist.

Das Eingabefeld Nummern für laufende Nummern ist nur sichtbar, wenn bei Zusatzkriterien "mit Forderungen aus Liste der lfd. Nummern" eingestellt ist. Tragen Sie Einzelnummern oder Nummern-Intervalle ein, wie wenn Sie Einzelseiten oder Seitenintervalle in einem Druck-Dialog angeben.

Tipp: Die als Kanzleieinstellung anzulegenden Adressgruppen stehen als frei zu vergebendes Filterkriterium zur Verfügung (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Kanzlei" > Button Adress‑Gruppen).

Alle Beteiligten, die den eingestellten Filterkriterien entsprechen, werden dann in der darunter befindlichen Liste ("vorhandene Adressen") angezeigt. Diejenigen Adressen, die den Serienbrief erhalten sollen, müssen übernommen werden in die rechte Spalte "Gewählte Adressen".

Sie können über den jeweiligen Pfeil-Button

• eine einzelne Adresse übernehmen,
• alle vorhandenen Adressen übernehmen,
• eine markierte einzelne Adresse aus den gewählten Adressen entfernen,
• alle Adressen aus den gewählten Adressen wieder entfernen.

Über die Check-Box Schuldner wird der Schuldner zu den "Gewählten Adressen" hinzugefügt, so dass er den Serienbrief ebenfalls erhält.

Bereich "Optionen für"

Die Optionen für Adresse und Korrespondenzadresse stehen nur bei einigen Beteiligungsarten zur Verfügung. Darüber stellen Sie ein, ob beim Ausdruck bzw. Export der Adressliste der Beteiligte selbst oder der für ihn hinterlegte Postempfänger (Vertreter aus der Unterakte) ausgegeben werden soll.

Der Button Druck druckt eine Liste der "gewählten Adressen" aus.

Der Button Serienbrief erzeugt einen Serienbrief mit dem Textprozessor, in dem Sie einen Rohtext auswählen müssen. Adressaten sind alle Personen, die unter "Gewählte Adressen" aufgelistet sind.
Ein Muster für einen Serienbrief erhalten Sie mit dem Rohtext "Serienbrief Adressen", aus dem Sie individuelle Serienbrief-Rohtexte für diese Anwendung im (separaten) Textgenerator erstellen können.

Der Button Export schreibt alle unter "Gewählte Adressen" aufgelistete Adressen samt ihren Feldern in eine Datei, die für ein Tabellenkalkulationsprogramm lesbar ist. Die zusätzlich ausgegebene Spalte mit dem Aktenzeichen des Gläubigers ermöglicht beim Etikettendruck in Microsoft Word den Rückgriff auf das Seriendruckfeld AZ.

Der Button Abbruch bricht den Aufbau der Adressliste ab, falls dieser zu lange dauert.

Der Button Liste dient dem Erstellen einer Postempfangsliste. Der Button ist erst nach dem erfolgreichen Erzeugen eines Serienbriefs aktiv. Über sie wird mit Hilfe des Textprozessors in Word ein Dokument erzeugt, in dem eine Tabelle aller Empfänger und abweichender tatsächlicher Postempfänger samt jeweiliger Anschrift ausgegeben wird.
Voraussetzung für die Nutzung dieser Funktion ist, dass sich im Rohtextbestand ein Sekundär-Rohtext mit dem Namen EMPFÄNGERLISTE befindet.

Die Registerkarte "Empfängerliste"

Hier werden die auf der Registerkarte "Serienbrief" ausgewählten Adressen angezeigt.

Der Button Liste erstellt eine Empfängerliste.

Wenn verschiedene Empfängerlisten als Rohtext im Textbestand hinterlegt worden sind und in den Programm-Parametern (Registerkarte ["Steuerung"]) die Check-Box für die Rohtext-Auswahl aktiviert worden ist, dann öffnet sich hier das Fenster "Suche Rohtexte". Die Auswahl im dem jeweils zutreffenden Fenster ist zu bestätigen.

Textprozessor

Informationen zum Textprozessor finden Sie hier.

Historie

Informationen zur Historie finden Sie hier.

WM Doku

Pfad: Akten-Menüband "Akte" > Gruppe "Dokumentverwaltung" > Button WM Doku

Wenn Sie Insomacs zusammen mit dem Dokumenten-Management-System WM Doku ist der Button WM Doku aktiv. Ein Klick darauf (oder die Tastenkombination [Strg]+[S]) wechselt zu WM Doku und zeigt dort die eingescannten Dokumente an, die der (Insomacs-)Akte zugeordnet sind.

Zurück in Insomacs, sehen Sie z. B. in der Historie jedes Dokument dieser Akte – egal, ob es selbst erzeugt wurde (mit dem Textprozessor), oder ob es ein fremdes ist und in WM Doku eingescannt wurde.

Um diese Funktion zu nutzen, muss WM Doku auf dem Rechner verfügbar und Insomacs entsprechend konfiguriert worden sein (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Arbeitsplatz > Registerkarte "Zusatzmodule").

Jobs

Pfad: Akten-Menüband "Akte" > Gruppe "Organisation" > Button Jobs

Über den Button Jobs in der Akte sehen Sie alle Jobs, die zur Akte gehören. Es handelt sich um einen Teilbereich aller Jobs (die in der aktenübergreifenden Jobliste angezeigt werden). Wenn auf dem Button eine rote Scheibe mit weißem Ausrufezeichen liegt, existiert mindestens ein Job in der Liste.

In der aktenbezogenen Jobliste werden alle unerledigten Jobs zur Akte angezeigt, egal welchem Sachbearbeiter sie zugewiesen sind. Werden Jobs erledigt, verschwinden sie aus dieser Liste (Über die aktenübergreifende Jobliste sind sie jedoch noch verfügbar.).

Die Bedienung und Eingabefelder sind im Kapitel Neuen Job anlegen beschrieben.

Termine

Pfad: Akten-Menüband "Akte" > Gruppe "Organisation" > Button Termine

Ein Klick auf den Button Termine öffnet die Liste aller Termine, die zur Akte hinterlegt sind.

Tipp: Die Auflistung kann auch Termine aus der Akte enthalten (Prüfungs- und Schlusstermine aus der Akten-Registerkarte "Termine/ Fristen"). Um diese Funktion einzuschalten, rufen Sie das Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm auf, wechseln auf die Registerkarte "Kalender" und markieren dort Aktentermine(InsoMACS).

Der Button Druck ruft den Druck-Dialog zum Ausdrucken der Terminliste > auf.

Der Button Export exportiert die Terminliste in eine TXT-Datei (mit Überschriften-Zeile und Tab-Trennzeichen), die in einem anderen Programm weiterverarbeitet werden kann.

Der Button Neu öffnet das Terminfenster. zur Anlage eines neuen Termins zur Akte.

Der Button Bearbeiten öffnet zur Bearbeitung eines markierten Termins das Terminfenster.

Der Button Entfernen löscht den markierten Termin in der Liste.

Wenn die Check-Box auch vergangene "aktiviert" ist, listet Insomacs auch Termine auf, die in der Vergangenheit liegen.

Wenn die Check-Box auch Terminhistorie "aktiviert" ist, listet verschobene Termine zusätzlich mit den ursprünglichen Angaben auf.

Wiedervorlagen

Pfad: Akten-Menüband "Akte" > Gruppe "Organisation" > Button WV

Der Button WV öffnet eine Liste der Wiedervorlagen zu dem vorliegenden Verfahren.

Wenn auf dem Button eine rote Scheibe mit weißem Ausrufezeichen liegt, ist mindestens eine Wiedervorlage fällig und wartet auf Bearbeitung.

(Übrigens besteht auch eine aktenübergreifende Möglichkeit, sämtliche Wiedervorlagen in einem zentralen Fenster zu verwalten, über das Hauptfenster-Menüband "Start" > Gruppe "Ereignisse" > Button Wiedervorlagen).

Es können beliebig viele Wiedervorlagen pro Akte eingetragen werden. Dies ist z. B. dann sinnvoll, wenn kurzfristigen Bearbeitungswiedervorlagen oder langfristige Termine verarbeitet werden sollen. Falls das Wiedervorlage-Datum auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag fällt, fragt Insomacs, ob der danach liegende Werktag eingetragen werden soll.

Geben Sie das Datum für die Fälligkeit der Wiedervorlage ein.

Tipp: Hier ist die Berechnungsfunktion der Datumsfelder nützlich; z. B. berechnet die Eingabe der Tastenfolge [+], [1], [4], [Enter] das Datum für heute in 14 Tagen. Sie ersparen sich das Blättern im Kalender.

Bei Sache steht die Bezeichnung des Verfahrens, der die Wiedervorlage zugeordnet ist. Das Feld ist meistens deaktiviert und dient der Information, welcher Akte die Wiedervorlage zugeordnet ist.

Im Datenbankfeld für wird der Standard-Sachbearbeiter der Akte vorgeschlagen. Sie können aber auch einen anderen Sachbearbeiter zur Vorlage des Verfahrens auswählen.

Der Grund der Wiedervorlage wird auch in der Gesamt-Wiedervorlagen-Liste angezeigt (Hauptfenster-Menüband "Start" > Gruppe "Ereignisse" > Button Wiedervorlagen). Dort kann dann bereits – bevor die Akte gezogen wird – entschieden werden, ob sie überhaupt benötigt oder nur auf ein neues Wiedervorlagedatum gesetzt wird.

Sie können eine Bemerkung zur Wiedervorlage eintragen.

Bei Wiederholung stellen Sie ein, dass nach dem Erledigen dieser Wiedervorlage sofort eine neue erstellt wird. Im Einzelfall erscheint dann nach dem Erledigen ein Hinweisfenster, in dem man die Wiederholung bestätigen oder ablehnen kann.

Wenn eine Wiederholung erfolgen soll, müssen folgende weitere Angaben getroffen werden:

In Intervall und Typ stellen Sie ein, nach welchem Zeitraum die neue Wiedervorlage fällig werden soll (Tage, Woche, Quartale oder andere Zeiteinheiten). Maßgeblich für die Berechnung ist dabei der Zeitpunkt des "erledigt"-Setzens.

Beispiel: "2" und "Woche" erzeugt eine neue Wiedervorlage, die in 2 Wochen fällig ist.

Start ist das Datum, zu dem die erste Wiederholung frühestens fällig sein darf (sie geht Intervall und Typ vor).

Hinweis: In den Programmoptionen können Sie einstellen, wie die Wiederholung erstellt wird: Entweder indem die Wiedervorlage als solches verschoben wird (durch Änderung des Datums) oder indem jeweils Kopien für jedes Datum erstellt werden. Diese Änderung stellen Sie ein auf dem Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Steuerung" über WV – Wiederholung als Kopie.

Unterhalb der Eingabefelder zur Erstellung einer Wiedervorlage befindet sich ein Anzeige-Filter mit diversen Einstellungsmöglichkeiten, der sich auf die Wiedervorlagen-Liste in der unteren Hälfte des Fensters auswirkt.

Um die erfasste oder geänderte Wiedervorlage zu speichern, klicken Sie auf den Button OK oder drücken Sie die Taste [Enter].

Hinweis: Wenn Sie immer mindestens eine aktive Wiedervorlage pro Akte definiert haben möchten (zum Beispiel, damit die Akte nicht vergessen werden kann), können Sie in den Optionen einstellen, dass Sie beim Verlassen der Akte eine einrichten müssen (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Steuerung").

Im Listenbereich sehen Sie vor den Daten in den Spalten "Eintrag", "Änderung" und "Erledigung" das Benutzerkürzel derjenigen Person, die eine Wiedervorlage angelegt, geändert bzw. erledigt hat.

Mit dem Button Erledigt erhält eine markierte Wiedervorlage den Status erledigt, sobald Sie die Sicherheitsabfrage entsprechend beantwortet haben. Alternativ können Sie auch die Tastenkombination [Alt]+[E] drücken.

Fristen

Pfad: Akten-Menüband "Akte" > Gruppe "Organisation" > Button Fristen

Öffnen Sie die Fristen- und Vorfristenverwaltung zur Akte mit dem Button Fristen. Wenn auf dem Button eine rote Scheibe mit weißem Ausrufezeichen liegt, dann bedeutet dies: Es liegt mindestens eine fällige Frist vor!

Es können beliebig viele Fristen zu einer Akte eingetragen werden.

Über den Button Erledigt kann die markierte Frist direkt in der Akte auf erledigt gesetzt werden. Sie wird dann hier nicht mehr angezeigt.

Geben Sie ins Feld Ablauf das Datum des Fristablaufs ein.

Die Registernummer (RegNr.) und Sache der Akte sind vorgegeben.

Das Datenbankfeld für ist für den zuständigen Sachbearbeiter bestimmt. Es kann nur ein Sachbearbeiter ausgewählt werden, der auch Fristen erhalten darf (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Benutzer > Registerkarte "Einstellung" > darf keine Fristen erhalten "deaktiviert").

Kontrolle durch den zuständigen Personal-Sachbearbeiter. Es können nur Benutzer ausgewählt werden, die der Kategorie "Personal" angehören (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Benutzer > Registerkarte "Organisation" > Kategorie).

Geben Sie im Feld Grund der ablaufenden Frist eine Bezeichnung ein. In diesem Schlüsselfeld gibt es eine Besonderheit: Zu jedem Button (Schlüssel) bei Grund kann auch eine Vorfrist angegeben werden. Aus dieser Anzahl der Tage errechnet sich – ausgehend vom Fristablaufdatum – rückwärts die Vorfrist.

Ins Feld Vorfrist kommt das Datum, an dem die ablaufende Frist in der Vorfristenliste auftreten soll (enthält das Datum als Vorschlag, das sich aus den vorgegebenen Vorfrist-Tagen errechnet).

Stellen Sie den Status der Frist ein:

• "läuft" = noch nicht erledigt
• "erledigt" = abgeschlossen (nur änderbar von berechtigtem Benutzer)

Das Feld Bemerkung bietet Platz für zusätzliche Notizen, z. B. Beantragung einer Fristverlängerung oder Warten auf Unterlagen. Die Bemerkung wird auch im Fristenkontrollzettel ausgegeben.

Wenn die Check-Box Wiederholung "aktiviert" ist, stehen Ihnen folgende Eingabefelder zur Verfügung: Intervall, Typ ("Tage", "Woche", "Monate", "Quartal" und "Halbjahr"), Start und Ende. Beim Erledigen dieser Fristen wird automatisch eine neue Frist erzeugt. Das Ablauf-Datum der Frist wird über den Wiederholungszeitraum berechnet. Bei Wochenenden und Feiertagen wird der erste nachfolgende Arbeitstag übernommen.

Um die Frist zu speichern, klicken Sie auf den Button OK oder drücken die Taste [Enter].

Unterhalb der Eingabefelder zur Erstellung einer Frist befindet sich ein Anzeige-Filter mit diversen Einstellungsmöglichkeiten, der sich auf die Fristen-Liste in der unteren Hälfte des Fensters auswirkt. Diese kann per Kopfklick sortiert werden.

Weitere Buttons am oberen Fensterrand sind:

Der Button Druck druckt die angezeigte Liste aus. Alternativ ist es auch möglich, mit der rechten Maustaste in die Druck-Dialoge zu kommen.

Der Button Export exportiert die angezeigte Liste in eine txt-Datei. Alternativ ist es auch möglich, mit der rechten Maustaste in den Export-Dialog zu kommen.

Der Button Erledigt setzt den Status der markierten Frist auf "erledigt" nach entsprechend beantworteter Sicherheitsabfrage. Alternativ können Sie auch die Tastenkombination [Alt]+[E] drücken.

Wir empfehlen Ihnen nachdrücklich, die Fristenkontrolle nicht ausschließlich EDV-gestützt vorzunehmen, sondern die Notfristen in jedem Fall auf herkömmliche Art zu kontrollieren.
Die Verwaltung der Fristen auch in Insomacs lohnt sich dennoch, da jeder Benutzer beim Aufruf einer Akte sofort die Fristen erkennen kann und auch das Abarbeiten der Fristen deutlich erleichtert wird.

Fristen-Listen erhalten Sie übrigens über das Hauptfenster-Menüband "Start" > Gruppe "Ereignisse" > Button Fristen bzw. Button Vorfristen.

Hinweis: Um Fristen anzulegen und verändern zu können, auf "erledigt" zusetzen und zu löschen, benötigen Sie die entsprechenden Benutzerrechte (vgl. Benutzerverwaltung: Registerkarte "Rechte").

Zeit

Pfad: Akten-Menüband "Akte" > Gruppe "Organisation" > Button Zeit

Klicken Sie auf den Button Zeit, um ein Zeitkonto zu führen.

Zu jeder Akte kann ein Zeitkonto geführt werden, in dem jede Tätigkeit in der Akte registriert wird. Die Zeiterfassung stammt aus Winmacs und dient dort vorrangig der Abrechnung nach Zeithonorar. In Insomacs soll die Zeiterfassung als Kontrollinstrument für die Nachkalkulation bzw. die Beurteilung von Aufwand/ Ertrag der Akte dienen.

Neuerfassung eines Eintrages

Zunächst wird gemäß der Standard-Bedienung mit dem Button Neu die Erfassung einer neuen Tätigkeit begonnen.

Geben Sie bei Datum das Tagesdatum ein, an dem die folgende Tätigkeit durchgeführt wurde (vorgeschlagen wird das Tagesdatum).

Wählen Sie im Datenbankfeld SB den Sachbearbeiter ein, der die Arbeit tatsächlich durchführt.

Über den Button Auswahl Stundensatz erhalten Sie für den angegebenen Sachbearbeiter eine Liste von vordefinierten Tätigkeiten mit vordefinierten Stundensätzen. Wenn Sie eine davon auswählen, werden die Zeilen Stichwort und Preis/ h entsprechend ausgefüllt.

Stichwort: Tätigkeitsbeschreibung in kurzen Schlagworten

Im Drop-down-Menü Auflösung stellen Sie das Zeitintervall ein, auf das die Tätigkeitsdauer aufgerundet wird. Zur Verfügung stehen z. B. "1 Min.", "5 Min." oder "15 Min.".

Tragen Sie ins Feld Beginn die Uhrzeit (im Format hh:mm) ein, zu der mit der Tätigkeit begonnen wurde. Die Eingabe ist optional und dient lediglich der Berechnung der Dauer.

Tragen Sie in das Feld Ende die Uhrzeit (im Format hh:mm) ein, zu der die Tätigkeit abgeschlossen ist. Die Eingabe ist optional und dient lediglich der Berechnung der Dauer.

Das Feld Abr.-Dauer ist für die abrechenbare Dauer der Tätigkeit im Format hh:mm bestimmt. Die Dauer kann auf zwei Wegen eingetragen werden:

• Automatisch: Sobald Sie die Beginn- und Ende-Uhrzeit eingetragen haben (oder nachdem Sie die Stoppuhr verwendet haben), wird die Dauer automatisch berechnet. Dabei wird die eingestellte Auflösung berücksichtigt.
• Manuell: Sie können die benötigte Dauer auch direkt in das Feld eintippen. Die eingestellte Auflösung wird dabei standardmäßig nicht beachtet (außer in den Optionen ist eingestellt, dass auch in diesem Fall die Auflösung berücksichtigt wird).

Geben Sie im Feld Preis/ h den Stundensatz für dieser konkrete Tätigkeit ein. Haben Sie über den Button Auswahl Stundensatz eine Auswahl getroffen, wird der definierte Stundensatz hier eingetragen.

Stellen Sie bei SB offiziell das Kürzel desjenigen Sachbearbeiters ein, der offiziell tätig geworden ist und der in der Rechnung genannt wird.

Tragen Sie ins Feld abgerechnet das Abrechnungsdatum ein. Bei bereits abgerechneten Positionen des Zeitkontos kann ggf. das Abrechnungsdatum geändert werden. Dies ist jedoch üblicherweise nicht erforderlich. Das Abrechnungsdatum wird beim Fertigen der Honorarrechnung automatisch gesetzt.

Erfassen Sie alternativ die Zeit, die Sie für die Erledigung benötigen, auch über die Stoppuhr:

Der Button Start und der Button weiter starten die Zeitmessung. Wird die Zeitmessung mit dem Button Stop angehalten, wird dieser zum Button weiter. So kann die Zeitmessung unterbrochen und fortgesetzt werden.

Der Button Stop hält die Zeitmessung an.

Wurde die Zeitmessung angehalten, dann kann mit dem Button Reset die Uhr auf "00:00:00" zurückgestellt werden.

Die in der Stoppuhr angezeigte Dauer wird automatisch und fortlaufend unter Berücksichtigung der eingestellten Auflösung in die Zeile Dauer übertragen.

Im Bereich darunter werden bereits erfasste Tätigkeiten aufgelistet. Standardmäßig werden sämtliche, noch nicht abgerechnete Tätigkeiten der Akte gezeigt. Sie können die Auswahl jedoch verändern:

Wenn die Check-Box auch abgerechnete "aktiviert" ist, blendet Insomacs diejenigen Tätigkeiten ein, die bereits abgerechnet wurden.

von ... bis ... lässt Sie ein Anfangs- und Enddatum wählen, innerhalb deren die anzuzeigenden Tätigkeiten liegen müssen (wenn Sie das Enddatum leer lassen, wird hierfür das Tagesdatum verwendet).

In der untersten Zeile des Fensters werden zur Information die addierten Summen der Dauer, der Beträge und der noch nicht abgerechneten Beträge angezeigt. Dazu werden nur die Tätigkeiten herangezogen, die aktuell aufgelistet ist.

Auslagen

Pfad: Akten-Menüband "Akte" > Gruppe "Organisation" > Button Auslagen

Die Auslagen erfassen Sie über den Button Auslagen.

Hier verwalten Sie den Einzelnachweis für die bei Ihnen angefallenen Kosten für die Abrechnung.

Erfassen Sie das Datum, an dem die Kosten angefallen sind.

Wählen Sie die entsprechende Art der Auslage aus. Definieren Sie die Kostenarten zuvor einmalig über das Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Kanzlei" > Button Kostenart Auslagen.

Geben Sie im Feld Text die Bezeichnung der Kosten ein, z. B. "Telefonkosten" oder "Fahrtkosten".

Geben Sie bei Einzelpreis die Kosten pro Einheit (z. B. pro Brief, pro Telefon-Minute, pro gefahrenem Kilometer) ein.

Bei Menge tragen Sie die Anzahl der Einheiten ein.

Insomacs berechnet aus Einzelpreis mal Menge die Gesamtkosten.

Kategorie definiert die Art der Auslage und ist in der Kostenart hinterlegt.

Am unteren Formular-Rand wird die bereits aufgelaufene Summe angezeigt.

Import

Nähere Informationen hier.

Verzeichnisse

Pfad: Akten-Menüband "Akte" > Gruppe "Verwaltung" > Button Verzeichnisse

Um Verzeichnisse nach §§ 151 bis 153 InsO und die Schlussrechnung aufzurufen, klicken Sie auf den Button Verzeichnisse.

Dort ist es möglich, folgende Dokumente zu erstellen:

• Verzeichnis der Massegegenstände (§ 151 InsO)
• Gläubigerverzeichnis (§ 152 InsO)
• Vermögensübersicht (§ 153 InsO)

Die Untergliederung der Verzeichnisse passen Sie aktenbezogen an: vgl. Kapitel Buchhaltung, Insomacs-Struktur.

Hinweis: Falls der Button Verzeichnisse noch ausgegraut ist und nicht betätigt werden kann, müssen Sie zuerst die Verzeichnisstruktur anlegen bzw. für die Akte übernehmen.
1. Öffnen Sie dazu die Buchhaltung der Akte (Akten-Registerkarte "Buchhaltung", dann Klick auf den Button Öffnen).
2. Öffnen Sie dort den Kontenrahmen über den gleichnamigen Button.
3. Klicken Sie auf den Button IM Struktur und anschließend auf den Button Erzeugen.

Das Fenster liefert einen Überblick über die Aktiva (Vermögen und Debitorenforderungen) und Passiva (Aus-/ Absonderungen, Masseforderungen und Gläubigerforderungen).

Bereich “Anzeige-/ Druckoptionen”

Um ein Verzeichnis auszudrucken, markieren Sie zunächst die entsprechende Option:

• § 151 für das Verzeichnis der Massegegenstände
• § 152 für das Gläubigerverzeichnis
• § 153 für die Vermögensübersicht

Bereich "Debitoren-Forderungen"

Im Bereich "Debitoren-Forderungen" können Sie nach Debitoren-Forderungen filtern, vgl. Debitorenübersicht.

Die Button-Leiste der Verzeichnisse

Der Button Druck öffnet den Druck-Dialog für das entsprechende Verzeichnis.

Der Button Aktualisieren aktualisiert die Ansicht und baut sie neu auf.

Der Button Unterakte öffnet direkt die entsprechende Unterakte.

Der Button Export exportiert die aktuelle Ansicht (Aktiva oder Passiva) in eine TXT-Datei, die mit Microsoft Excel oder einem anderen Programm weiterverarbeitet werden kann.

Der Button E‑Mail wird zum Verschicken des Verzeichnisses per E-Mail an das zuständige Gericht benutzt. Dazu wird ein Outlook-E-Mail-Fenster geöffnet und als Empfänger-Anschrift die Mail-Adresse des zuständigen Gerichts eingetragen. Das Verzeichnis wird als PDF-Datei angehängt.

Der Button beA öffnet den Übergabe-Dialog für die Übergabe des Dokuments an die Kommunikationszentrale.

Der Button EGVP (nur sichtbar, wenn Sie EGVP haben) öffnet den Dialog für die Übergabe des Dokuments an EGVP.

Wenn die Check-Box Einzel-Buchungen anzeigen "aktiviert" ist, zeigt Insomacs in der Tabelle nicht nur die Zusammenfassungen an, sondern fügt weitere Tabellenzeilen ein, in der einzelne Buchungen nachvollzogen werden können. Beim Export zum Aachener Modell werden die einzelnen Vermögensposten als Details mit in die Excel-Datei übernommen.

Wenn die Check-Box Sortierung nach Nummern "aktiviert" ist, werden die Verzeichnisse §§ 151-153 nach Lfd.Nr. sortiert.

Wenn die Check-Box Kleine Schriftart "aktiviert" ist, erfolgt der Ausdruck der Verzeichnisse gem. §§ 151-153 InsO in kleinerer Schriftgröße.

Aktiva-Werte stellt ein, welche Werte für die Aktiva-Seite herangezogen werden: "Gesamt (Liquidation/ Fortführung)" (Standard), nur die Liquidations- bzw. Fortführungswerte oder die Buchwerte.

Passiva-Fremdrechte: Es findet eine Begrenzung der Fremdrechte (Aus-/ Absonderungsrechte) statt auf entweder den Liquidations-, den Fortführungs- oder den Buchwert.

Wenn die Check-Box § 153 mit voraussichtlichem wirtschaftlichem Ergebnis "aktiviert" wird, fügt Insomacs dem Ausdruck nach § 153 InsO eine Seite an, in der das wirtschaftliche Gesamtergebnis bei Liquidation und bei Fortführung samt Quoten gegenübergestellt werden.

Wenn die Tabelle nur Zahlungen berücksichtigen soll, die bis zu einem Stichtag eingegangen sind, aktivieren Sie § 153 bis Stichtag die Check-Box und geben Sie den Stichtag ein.

Weitere Optionen beim Aachener Modell

Wenn das Aachener Modell im Akten-Fenster aktiv ist, stehen weitere Buttons zur Verfügung.

Wenn Sie die Dokumente entsprechend des Aachener Modells exportieren, per Button E-Mail, Button EGVP oder Button beA, benutzen Sie bitte die rechten Buttons.

Für Dokumente stehen drei verschiedene Strukturen bereit, die Sie in dem weißen Feld "Aachener Modell (L-Wert)" anwählen können.

In Abhängigkeit von dem gewählten Kontenrahmen können beim Aachener Modell (im Akten-Fenster zu markieren) die Details pro Abschnitt ein- und ausgeblendet werden. In der Liste sind hierfür die kleinen Plus- bzw. Minus-Zeichen vor den Überschriften anzuklicken.

eStatistik

Pfad: Akten-Menüband "Akte" > Gruppe "Verwaltung" > Button eStatistik

Klicken Sie zum Senden der Insolvenzstatistik an das Statistische Bundesamt auf den Button eStatistik.

Sichtbar ist dieser Button nur, wenn das Eröffnungsdatum des Verfahrens nach dem 1.1.2009 liegt (einzugeben auf der Akten-Registerkarte "Ereignisse").

Aktiv geschaltet wird der Button, wenn auf der Akten-Registerkarte "Insolvenzstatistik" die Check-Box Meldung RB geprüft markiert ist.

Mehr zur Insolvenzstatistik erfahren Sie im Kapitel Aktenverwaltung: Registerkarte "Insolvenzstatistik".

Kontakt

Pfad: Akten-Menüband "Akte" > Gruppe "Sonstiges" > Button Kontakt

Sie erhalten eine Liste mit allen Rufnummern und E-Mail-Adressen, die in allen dieser Akte zugeordneten Adressen gefunden wurden, wenn Sie auf den Button Kontakt klicken (oder alternativ die Tastenkombination [Strg]+[K] drücken).

Auf der Registerkarte "Telefonnummern" sehen Sie eine nach Rufnummern sortierte Liste aller Aktenbeteiligten. Wenn Sie das Zusatzmodul WM Phone einsetzen, wählen Sie per CTI (Computer-Telefon-Integration) die Rufnummern per Mausklick auf den Button Wählen.

Die Registerkarte "E-Mail-Adressen" zeigt alle E-Mail-Adressen an, die zu Akten-Beteiligten gehören. Ein Klick auf den Button E‑Mail öffnet im Standard-E-Mail-Programm ein E‑Mail-Formular, in dem die Mail-Adresse als Empfänger und Registernummer und Sache der Akte als Betreff automatisch eingetragen sind.
Um mehrere Adressen in eine E-Mail zu übernehmen, markieren Sie diese Adressen zuerst mit einem Doppelklick in der ersten Spalte vor der Mail-Adresse ("an"), bevor Sie auf den Button E‑Mail klicken. Auf die gleiche Weise fügen Sie Adressen als Cc-Empfänger der E-Mail hinzu (Spalte "cc").

Mit einem Haken in der Check-Box auch Vertreter aus Beteiligten-Unterakten erhalten Sie in der Liste zusätzlich die Daten von Kontakten aus den Beteiligten-Unterakten. Ob hier standardmäßig ein Haken gesetzt sein soll, ist für jeden Insomacs-Nutzer separat einstellbar (vgl. Benutzerverwaltung, Registerkarte “Einstellung”).

PDF-Akte

Pfad: Akten-Menüband "Akte" > Gruppe "Sonstiges" > Button PDF-Akte

Hinweis: Der Button PDF-Akte in der Akten-Menüband ist nur dann sichtbar, wenn der Benutzer das Benutzerrecht "Allgemein" > PDF-Akte" oder "Super-Admin" besitzt. Ein Klick darauf exportiert die wichtigsten Inhalte der InsO-Akte in ein PDF-Dokument.

Betätigt man auf diesen Button, öffnet sich in Fenster, in dem die zu exportierende Bereiche aufgelistet sind. Einzelne Bereiche können hier abgewählt werden (z. B. Handaktenbogen, Mandantenkonto, Dokumente aus dem Textbestand, WM Doku, Historie), indem das Kreuz vor der Tabellenzeile durch einen Doppelklick entfernt wird. Nutzer von Documents bekommen alle externen Dokumente zur Akte angezeigt.

Hinweis: Die Registerkarte "Textbestand" steht nur zur Verfügung, wenn der Button Textbestand im Akten-Menüband "Start" sichtbar ist.

Ein Klick auf den Button OK wandelt die mit einem Haken markierten Bereiche um und fügt diese zu einer einheitlichen PDF-Datei zusammen.

Tipp: Der Button Auswahl wechselt in den Auswahlmodus der Historie, in dem alle Filterfunktionen der Historie und die Mehrfachauswahl von Historieneinträgen möglich sind.

Bitte beachten Sie, dass nur Word- und PDF-Dateien in der PDF-Akte berücksichtigt werden.

Die PDF-Datei, die auf diese Weise erzeugt wird, enthält die Dokumente nach Datum sortiert. Die PDF-Datei enthält auch Lesezeichen, die um ein Kennzeichen für den Bereich Textbestand "(T)", WM Doku "(S)" und Historie "(H)" ergänzt sind.

Speicherort der PDF-Datei ist das Verzeichnis, das in den Optionen hinterlegt ist (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Arbeitsplatz > Registerkarte "Sonstiges") in der Zeile PDF-Akte. Wenn dort nichts angegeben ist, wird ein neues PDF im Winmacs-Programmverzeichnis gespeichert.

Technische Voraussetzung ist ein auf dem Arbeitsplatz installiertes aktuelles ".NET-Framework" sowie eine Version des kostenfreien Programms "PDF-Creator" (Informationen, ob PDF-Creator innerhalb von Winmacs genutzt wird, finden Sie im Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Arbeitsplatz > Registerkarte "Sonstiges").

Tipp: Wenn Sie in die PDF-Akte Historieneinträge ohne Dateianhang übernehmen wollen, können Sie dies in den Programm-Einstellungen festlegen (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Steuerung" > Bereich "PDF-Akte").

Auswahlmodus der Historie

Wenn Sie im Fenster zur Zusammenstellung der PDF-Akte den Button Auswahl betätigen, öffnet sich das Historienfenster im Auswahlmodus mit einer angepassten Button-Leiste.

Hinweis: Das Fenster dient der Auswahl und nicht der Bearbeitung von Historieneinträgen.

Bitte beachten Sie, dass nur Word- und PDF-Dateien in der PDF-Akte berücksichtigt werden.

Hier stehen Ihnen in der Listen- und Gruppenansicht der Historie folgende Filter zur Verfügung:

• das Typenfilter
• das allgemeine Filter
• die Filterfunktion der Historienstruktur

Der Button Alle markiert alle Einträge aus der Historie. In der Gruppenansicht werden alle Gruppen aufgeklappt und die dazugehörigen Einträge markiert.

Der Button Vorschau öffnet das Vorschau-Fenster zu den Historieneinträgen.

Der Button Übernehmen übernimmt einzig und allein

• die durch Einfach- oder Mehrfachauswahl markierten Historieneinträge
• die mit dem Button Hinzu in die Versandliste beförderten Historieneinträge in das Fenster zur Zusammenstellung der PDF-Akte.

Alle Datensätze, die Sie im Fenster zur Zusammenstellung der PDF-Akte zuvor ausgewählt haben, werden verworfen.

Der Button Zusätzlich übernimmt zusätzlich

• die durch Einfach- oder Mehrfachauswahl markierten Historieneinträge
• die mit dem Button Hinzu in die Versandliste beförderten Historieneinträge

in das Fenster zur Zusammenstellung der PDF-Akte.

WM Voice

Pfad: Akten-Menüband "Akte" > Gruppe "Sonstiges" > Button WM Voice

Wenn Sie Insomacs zusammen mit dem Diktiersystem WM Voice einsetzen, ist der Button WM Voice im Akten-Menüband aktiv. Wenn ein Benutzer mit dem Status eines Diktanten auf diesen klickt, wird ein neues Diktat vorbereitet. Ein fertig ausgefülltes Fenster der Diktateigenschaften wird geöffnet, so dass es mit einem weiteren Mausklick mit dem Diktieren losgehen kann.

Um diese Funktion zu nutzen, muss WM Voice auf dem Rechner verfügbar und Insomacs entsprechend konfiguriert worden sein (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Arbeitsplatz > Registerkarte "Zusatzmodule").

Winmacs-Akten

Pfad: Akten-Menüband "Akte" > Gruppe "Sonstiges" > Button WinMACS-Akten

Diese Funktion ist nur bei einer integrierten Installation von Insomacs und Winmacs relevant. Über den Button WinMACS-Akten öffnen Sie eine Liste mit allen Winmacs-Anwaltsakten, die der Insomacs-Verfahrensakte zugeordnet sind; so z. B. die generelle Verfahrensakte/ Hauptakte oder auch Betreibungsakten bei Schuldnern.

Hinweis: In den Stammdaten der Insolvenz-Akte und den Beteiligten-Unterakten werden die Winmacs-Akten zugeordnet.

Sofern Winmacs als Anwendung gestartet wurde und Sie sich auch dort ordnungsgemäß angemeldet haben, bringt der Button Zur WinMACS-Akte Winmacs in den Vordergrund und öffnet dort die gewählte Akte.

Der Button Druck öffnet den Druck-Dialog zum Ausdrucken der angezeigten Liste

Fenster

Die nachfolgenden Buttons wirken sich nur auf die Fenster aus, die aus der Akte heraus, geöffnet werden.

Wenn Sie den Button Anordnen betätigen, zeigt Insomacs alle geöffneten, abgedockten Fenster leicht versetzt als Stapel an.

Wenn Sie den Button Verkleinern betätigen, verkleinert Insomacs ein maximiertes Fenster, das ein komplettes Akten-Fenster ausfüllt.

Der Button Schließen schließt in Insomacs alle aktiven Fenster.

Der Button Andocken dockt alle abgedockten Fenster an.

Der Button Abdocken dockt angedockten Fenster ab. Wenn man ein abgedocktes Fenster auf den rechten, linken oder unteren Rahmen des Akten-Fensters zieht, wird dieses angedockt.

Navigation zwischen den angedockten Fenstern

Wenn die Fenster angedockt werden, blenden sich am unteren Rand des Akten-Fensters Register zum Wechseln der Fenster ein.

Das bisherige Akten-Fenster trägt die Bezeichnung "Stammdaten" und ist ganz links zu finden,

Sind sehr viele Fenster aus der Akte heraus geöffnet worden, kann mit den Pfeil-Buttons rechts vor bzw. zurück geblättert werden.

Tipp: Fenster werden (standardmäßig) automatisch angedockt, wenn die Check-Box Automatisches Andocken (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Arbeitsplatz > Registerkarte "Sonstiges") aktiviert ist.