Fristen und Vorfristen

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Die Fristen- und Vorfristen-Listen zeigen aktenübergreifend und für einen bestimmten Zeitraum an, welche Fristen bzw. Vorfristen anstehen. Da sich die Bedienung der Vorfristen-Liste nicht von der Fristen-Liste unterscheidet, werden beide Fenster hier gemeinsam erläutert.

Hinweis: Wenn die Auflistung im unteren Teil des Fensters nicht sichtbar ist, müssen Sie zunächst auf den Button Aktualisieren klicken. Legen Sie fest, ob Sie stattdessen einen automatischen Listenaufbau bevorzugen (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe"System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Steuerung" > Bereich "Fristen" > Fristen-Liste manuell).

Grau hinterlegte Fristen in Fettschrift sind vor dem aktuellen Filterzeitraum (Datumsfeld von) verstrichen und noch nicht erledigt.

Die Liste der angezeigten Fristen bzw. Vorfristen können Sie per Kopfklick sortieren.

Stellen Sie mit den Datumsfeldern Anzeige von und bis den Zeitraum ein, für den die Fristen bzw. Vorfristen angezeigt werden. Das aktuelle Tagesdatum wird vorgegeben.

Wenn die Check-Box erledigte ausblenden "aktiviert" ist, werden erledigte Fristen bzw. Vorfristen ausgeblendet.

Wenn die Check-Box unerledigte vor dem [Anzeige von] anzeigen "aktiviert" ist, enthält die Liste auch unerledigte Fristen bzw. Vorfristen vor dem eingestellten Zeitraum.

Geben Sie im Datenbankfeld Sachbearbeiter das Kürzel des Sachbearbeiters direkt ein oder wählen Sie über den Button (Lupe) einen Sachbearbeiter aus.

Treffen Sie eine Auswahl in der Liste. Per Doppelklick oder dem Button Ja, diesen bestätigen Sie die Auswahl für die markierte Person. Das Fenster schließt sich und Sie bekommen die entsprechende Fristen- bzw. Vorfristen-Liste angezeigt.
Wollen Sie Fristen bzw. Vorfristen weiterer KollegInnen angezeigt bekommen, öffnen Sie über den Button (Lupe) erneut das Fenster und markieren eine Person. Dann betätigen Sie den Button Hinzu. Dieser Vorgang ist zu wiederholen, bis alle benötigten Personen in der Fristen- bzw. Vorfristen-Liste berücksichtigt werden.
Alternativ tragen Sie die Kürzel hintereinander, getrennt mit Semikolon, direkt in das Suchfeld ein.

Hinweis: Das Programm "merkt" sich die getroffene Filter-Einstellung. Die Fristen- bzw. Vorfristen-Liste wird beim nächsten Öffnen entsprechend gefiltert angezeigt.

Falls der Name eines Sachbearbeiters hier nicht erscheint, ist die Vergabe der Berechtigungen in RAG User zu prüfen und ggf. zu korrigieren.

Insomacs "merkt" sich die Aktenfilter im markierten Aktenarten. Die Filtereinstellung bestimmt die Anzeige beim nächsten Öffnen des Fensters.

Im Drop-down-Menü Fristen (InsO) stehen "Alle" und die einzelnen Insomacs-Fristarten zur Auswahl.

Bereich "Druckoption"

Hier stellen Sie ein, ob eine gemeinsame Liste für alle Sachbearbeiter oder nach Sachbearbeiter getrennte Listen gedruckt werden sollen. Diese Option ist nur aktiv, wenn bei der Auswahl der Sachbearbeiter "Alle" eingestellt ist.

Im Drop-down-Menü Auswertung stehen folgende Optionen zur Auswahl:

• "gemeinsam"
• "pro Sachbearbeiter"

Im Drop-down-Menü Auflistung stehen folgende Optionen zur Auswahl:

• "nur belegte Tage"
• "alle Tage"

Es ist eine Gruppierung nach "Ablauf" möglich.

Blenden Sie über die Check-Boxen im Drop-down-Menü Spalten ein-/ ausblenden bestimmte Spalten ein- und aus. Das Programm "merkt" sich die Einstellung. Beim nächsten Öffnen dieses Fensters sehen Sie die Liste in derselben Ansicht.

Die Check-Boxen Kleine Schriftart wirkt sich auf die Darstellung der Fristen bzw. Vorfristen-Liste aus.

Tipp: Legen Sie für die Ansicht der Fristen- bzw. Vorfristen-Liste eine kanzleiweite Vorlage (oder gleich mehrere) an. Lesen Sie dazu das Kapitel Auswertungen verwalten.
Stellen Sie bitte hinterher die Vorlage in dem Fenster ein, in dem sie zum Einsatz kommen soll – selbst wenn Sie nur eine Vorlage erstellt haben. Das dafür notwendige Drop-down-Menü finden Sie nach Erstellung der Vorlage links, direkt über der Kopfzeile der Fristen- bzw. Vorfristen-Liste.

Der Button Druck öffnet den Druck-Dialog für die Fristenliste.

Der Button Export exportiert die angezeigte Liste in eine txt-Datei.

Mit dem Button Aktualisieren stellen Sie die Ergebnisliste neu zusammen, wenn Sie in den oben dargestellten Optionen Änderungen vorgenommen haben.

Der Button Akte öffnet die Akte, die zu der in der Liste markierten Frist gehört. Wahlweise können Sie – wie immer – auch einen Doppelklick auf den Listeneintrag ausführen.

Falls Sie Insomacs zusammen mit WM Doku einsetzen, öffnen Sie mit dem Button WM Doku das Dokumenten-Management-System. Dort wird die Insomacs-Akte geöffnet, die der gewählten Frist zugeordnet ist, und alle ihre Dokumente werden angezeigt.

Mit dem Button Nachricht kann zu einer Frist eine automatische Nachricht an den Sachbearbeiter versendet werden.

Der Button Erledigt oder Tastenkombination [Alt]+[E]: Die in der Liste markierte Frist wird als erledigt gekennzeichnet, wenn die Sicherheitsabfrage entsprechend beantwortet worden ist.

Der Button Protokoll zeigt ein Protokoll über Änderungen an Fristen an. Das Änderungsprotokoll kann auch ausgedruckt werden.

Tipp: Wenn Sie beim Beenden von Insomacs automatisch darauf hingewiesen werden möchten, dass noch unerledigte Fristen vorhanden sind, aktivieren Sie in der Benutzerverwaltung auf der Registerkarte "Einstellung" die Check-Box Fristen prüfen (Programmende).