Das Terminfenster

Sobald Sie einen neuen Termin anlegen oder einen vorhandenen Termin bearbeiten, öffnet sich ein Terminfenster des Kalenders. In diesem Fenster passen Sie alle zum Termin gehörenden Informationen an. Einen der vier vorhandenen Teilbereiche des Fensters wählen Sie mit dem Button in der Symbolleiste am oberen Rand.

Allgemeine Termindetails

Ein neu geöffnetes Terminfenster zeigt die allgemeinen Termindetails, die Sie auch durch Klicken auf den Button Termin erreichen.

In dem Drop-down-Menü Klasse bestimmen Sie die Terminklasse (z. B. Besprechung, Gericht mit Anwesenheit, Gericht ohne Anwesenheit, Auswärtstermin, Telefontermin).

Hinweis: Die Programmeinstellungen zum Kalender bieten Ihnen die Möglichkeit, die Bezeichnungen und Farben der Terminklassen an die Bedürfnisse Ihrer Kanzlei anzupassen (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Kalender").

SB (Sachbearbeiter): Datenabhängig auch mit Bezeichnung Person oder Ressource – ist ein Datenbankfeld. Geben Sie das Kürzel des Benutzers oder der Ressource an, für den/ die der Termin bestimmt ist.

Wenn die Check-Box privat "aktiviert" ist, kann der Termin nur von dem als Sachbearbeiter zugeordneten Benutzer geöffnet werden. Andere Benutzer sehen nur, dass im entsprechenden Zeitraum ein privater Termin eingetragen ist.

In dem Textfeld wegen können Sie eine Kurzbeschreibung des Termins erfassen. Zum Festhalten ausführlicher Anmerkungen und Notizen ist das große Textfeld rechts daneben vorgesehen.

Beginn, (Start-)Uhrzeit, Ende, (End-)Uhrzeit und Dauer sind zum Teil Datumsfelder.

Tragen Sie die Zeitpunkte für den Beginn und das Ende des Termins in diesen Datums- und Uhrzeitfeldern ein. Ihre Änderung in einem der Uhrzeitfelder passt ein anderes Uhrzeitfeld entsprechend an. Die Uhrzeitfelder sind nur sichtbar, wenn es sich nicht um einen ganztägigen Termin handelt. Das Datumsfeld Beginn ist inaktiv, falls der Termin die Serienfunktionalität verwendet.

Tipp: Die Uhrzeiten können Sie jeweils auch mit der Tastatur einstellen, indem Sie den Cursor in ein Uhrzeitfeld bewegen und die Zeit mit der Taste [nach oben] oder der Taste [nach unten] um eine Stunde verändern. Mit den Tastenkombinationen [Shift]+[nach oben], [Shift]+[nach unten], [Strg]+[nach oben], [Strg]+[nach unten], [Shift]+[Strg]+[nach oben] oder Tastenkombination [Shift]+[Strg]+[nach unten] erreichen Sie eine Änderung der Minuten um den Wert 1, 15 oder 30.
Durch Drücken der Tastenkombination [Alt]+[nach oben] oder [Alt]+[nach unten] ändern Sie die Zeit entsprechend dem in den Programmeinstellungen zum Kalender gesetzten Vorschlag für die Dauer eines Termins.

Mit der Check-Box Ganztägiges Ereignis bestimmen Sie, ob der Termin nur mit einem Beginn- und Enddatum für ganze Tage erfasst werden soll.

Durch Ihre Angaben in den Zeitfeldern (Sperre) vorher und danach sperren Sie die Zeiträume unmittelbar vor oder nach einem Termin für eine bestimmte Anzahl von Stunden und Minuten, damit die benötigte Zeit für Vorbereitungen oder Ortswechsel zur Verfügung steht.

Tipp: Die oben erläuterten Tasten für Zeitänderungen sind hier ebenfalls verwendbar.

Wenn Insomacs den dem Termin als Sachbearbeiter zugeordneten Benutzer eine bestimmte Zeit vor dem Beginn des Termins eine Erinnerungsmeldung anzeigen soll, dann wählen Sie in dem Drop-down-Menü Erinnerung die gewünschte Zeitspanne.

Hinweis: Erinnerungen werden einem Benutzer nur dann angezeigt, wenn in seinen Benutzereinstellungen die zugehörige Check-Box "aktiviert" ist (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Benutzer > Auswahl eines Benutzers im Datenbankfeld Suchbegriff > Registerkarte "Einstellung" > Unterregisterkarte "Kalender" > Terminerinnerungen).

Über den Button (Lupe) verknüpfen Sie den Termin mit einer bestimmten Akte aus dem gewählten Aktenbestand: "InsoAkte", "Anwaltsakte" oder "Notarakte".

Adresse, Kanzlei (Drop-down-Menü fürs Verknüpfungsziel; ist ein Datenbankfeld)

Abhängig von Ihrer Auswahl kann der Termin auch mit einer allgemeinen Adresse oder einer Kanzleiadresse verknüpft werden. Wenn Sie zugleich eine Verknüpfung zu einer Akte angelegt haben, werden zunächst nur die der jeweiligen Akte zugeordneten Adressen angezeigt. Entfernen Sie oben rechts im Suchfenster den Haken der Check-Box, um alle Adressen anzuzeigen.

Stellen Sie über das Datenbankfeld Gericht eine Verknüpfung zur Gerichtsadresse für die Terminklassen ein. Sofern Sie zuvor eine Akte mit dem Termin verknüpft haben, wird das dort angegebene Gericht als Vorschlag übernommen.

Hinweis: Eingabefeld und Button (Lupe) sind nur aktiv, wenn Sie die entsprechende Einstellung (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Kalender" > Unterregisterkarte "Terminklassen" > mit Auswahl Gericht) für die gewählte Termin-Klasse getroffen haben. Der rechts neben dem Datenbankfeld platzierte Button (Fernglas) ist nur sichtbar, wenn Sie für die Gerichtsterminprüfung eine entsprechende Auswahl getroffen haben.

Erfassen Sie in dem Feld Ort/ Zi. (Ort/ Zimmer) zusätzlich zu den Adressangaben weitere Informationen zum Ort des Termins, z. B. den Gerichtssaal, die Zimmernummer des Büros oder die Bezeichnung des Konferenzraums.

Einstellungen für Serientermine

Durch Klicken auf den Button SerienTyp blenden Sie die Steuerelemente zur Anpassung eines sich in regelmäßigen Abständen wiederholenden Termins ein. Bevor Sie die Einzelheiten einstellen können, müssen Sie für den Termin die Serienfunktionalität durch Klicken auf den Button Verwenden unten links im Terminfenster aktivieren. Mit dem Button Entfernen direkt daneben lassen sich die Wiederholungen des Termins auch wieder deaktivieren.

Bereich "Serienmuster"

Mit der Auswahl des Optionsfelds Täglich, Wöchentlich, Monatlich oder Jährlich bestimmen Sie, ob Sie den Zeitabstand zwischen den einzelnen Wiederholungen des Termins in Tagen, Wochen, Monaten oder Jahren angeben möchten. Auf der rechten Seite des Bereichs "Serienmuster" sind dann jeweils verschiedene Auswahl- und Eingabemöglichkeiten sichtbar.

Bereich "Seriendauer"

Tragen Sie in das Datumsfeld Beginn ein, wann der Termin zum ersten Mal stattfindet.

In den Feldern Kein Enddatum, Endet nach, Endet am haben Sie die Möglichkeit, den Termin für endlose Wiederholungen, eine einzugebende Anzahl von Wiederholungen oder Wiederholungen bis zu einem einzugebenden Datum einzustellen.

Die Teilnehmerliste

Wenn Sie auf Button Teilnehmer klicken, wird die Liste aller am Termin teilnehmenden Benutzer angezeigt.

Durch Setzen oder Entfernen der Haken in der Liste können Sie festlegen, welche im Kalender zu berücksichtigenden Benutzer am Termin teilnehmen. Der Haken des in den allgemeinen Termindetails als Sachbearbeiter zugeordneten Benutzers kann nicht entfernt werden. Unten rechts im Terminfenster befinden sich (ausgehend von links) noch drei Buttons zum Auswählen aller Benutzer, Entfernen aller Benutzer mit Ausnahme des Sachbearbeiters und Entfernen eines Benutzers, der dem Termin bereits zu einem früheren Bearbeitungszeitpunkt zugeordnet wurde. Im zuletzt genannten Fall führt das Klicken auf den Haken in der Liste lediglich dazu, dass die Änderungen des Termins für den jeweiligen Benutzer nicht übernommen werden (symbolisiert durch ein ausgefülltes Rechteck im Markierungsfeld).

Die Ressourcenliste

Hinweis: Damit die Ressourcen in einer Liste angezeigt werden können, müssen Sie diese zuvor erfassen (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Kanzlei" > Button Ressourcen).

Klicken Sie auf den Button Ressource, um zur Liste aller für den Termin benötigten Ressourcen zu wechseln.

Sie können die in Ihrer Kanzlei vorhandenen Ressourcen (z. B. Fahrzeuge, Konferenzräume oder Beamer) dem Termin zuordnen und somit kennzeichnen, dass die jeweilige Ressource für die Zeit des Termins verwendet werden soll. Ein Termin kann auch ausschließlich für eine oder mehrere Ressourcen erfasst werden.

Die Zuordnung der Ressourcen nehmen Sie in gleicher Weise vor, wie die oben beschriebene Zuordnung der teilnehmenden Benutzer. Für jede dem Termin zugeordnete Ressource können Sie festlegen, ob diese den Status Fest gebucht oder Reserviert haben soll. Markieren Sie hierzu eine Ressource und ändern Sie dann gegebenenfalls die Auswahl im Bereich "Status". Der Haken einer in den allgemeinen Termindetails als "Sachbearbeiter" zugeordneten Ressource kann nicht entfernt werden.

Um den Bestand der Ressourcen zu verändern, begeben Sie sich auf das Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Kanzlei" > Button Ressourcen.