Akten suchen

Eine bereits angelegte Akte können Sie nach unterschiedlichen Methoden suchen und finden – je nachdem, welche Informationen vorliegen.

Erweiterte Suchfunktionen mit Recherche-Fenster
Umfangreiche Suchmöglichkeiten stehen Ihnen auch mit Suche und Recherche zur Verfügung.

Überblick

• Suchen nach Registernummer
• Suchen nach Kurzrubrum/ Sache
• Suche nach dem Namen einer beteiligten Person
• Suchen über ein externes Aktenzeichen
• Die Akten-Favoritenliste
• Zuletzt geöffnete Akten

Suchen nach Registernummer

Öffnen Sie zuerst ein leeres Aktenfenster auf der Arbeitsfläche, indem Sie z. B. auf den Button Mandate (Hauptfenster-Menüband "Start") klicken.

Vorausgesetzt, Sie haben die Registernummer vorliegen, dann ist das die schnellste Möglichkeit, die Akte aufzurufen. Geben Sie einfach die Registernummer im Feld RegNr. (Registernummer) im leeren Akten-Fenster ein und bestätigen Sie mit der Taste [Enter] oder Taste [Tab].

Die gesuchte Akte wird sofort geladen.

Automatische Ergänzung führender Nullen
Die führenden Nullen der laufenden Nummer nach dem Trennzeichen brauchen Sie nicht einzugeben. Statt "03/000023" genügt auch "03/23". Die fehlenden Nullen werden automatisch ergänzt!

Divisionstaste im Nummernblock liefert Slash
Im Nummernblock der Tastatur liefert die Taste [Division] trotz anderer Beschriftung mit "÷" das Zeichen "/", also das Standard-Trennzeichen. Somit geben Sie die Registernummer komfortabel mit einer Hand am Nummernblock ein!

Suchen nach Kurzrubrum/ Sache

Mit Hauptfenster-Menüband "Start" > Gruppe "Akten & Adressen" > Button Akten öffnen Sie das Fenster "Akte leer". Wenn Sie auf den Button (Lupe) hinter Reg.-Nr. gehen, gelangen Sie zum "Suchfenster für Akten".

Es wird Ihnen eine Liste aller Akten angezeigt, geordnet nach der "RegNr" (Registernummer).

Geben Sie bei Suche vollständig bzw. unvollständig Zahlen und/ oder Ziffern des aktuell eingestellten Kriteriums ein. Der blaue Balken springt von der ersten Tabellenzeile sofort zum gesuchten Datensatz in der Tabelle.

Mittels eingestelltem Kriterium lässt sich die Liste nach "Sache", "RegisterNr.", "AblageNummer", "Referat", "Kostenstelle" und "Sachbearbeiter" sortieren.

Wenn die Check-Box nur aktive Akten "aktiviert" ist, wird nur in dem Bestand der aktiven Akten gesucht.

Da als Kriterium "Sache" voreingestellt ist, stellen Sie durch den Button Suche AZ (Aktenzeichen) mit nur einem Klick, ohne Betätigung des Drop-down-Menüs in dem Eingabefeld, "Aktenzeichen" ein. Es öffnet sich das "Suchfenster für Aktenzeichen".

Der Button Recherche ermöglicht den Wechsel in einen modifizierten Recherche-Dialog (ähnlich Hauptfenster-Menüband "Start" > Gruppe "Suche" > Button Recherche).

Der Button Letzte Auswahl fokussiert die zuletzt ausgewählte Akte in der Liste.

Suche nach dem Namen einer beteiligten Person

Bei dieser Suchmethode spielt es keine Rolle, ob die beteiligte Person, zu der Sie eine Akte suchen, ein Mandant, Gegner oder Drittbeteiligter ist. Öffnen Sie zunächst ein leeres Akten-Fenster, etwa indem Sie auf den Button Mandate klicken.

Wechseln Sie dann den Fokus auf die (nur in diesem Fall vorhandene) Registerkarte "suche Name", indem Sie mit der Maus hinein klicken. Wenn Sie genau hinsehen, bemerken Sie eine dünne gestrichelte Linie um die blau markierte Zeile herum.

Suche nach Akten über Adressbeteiligung
Um eine Akte über eine Adressbeteiligung zu suchen, drücken Sie im leeren Aktenformular einmal die Taste [Tab] und beginnen dann einfach damit, den Suchbegriff einzugeben.

Geben Sie nun einfach den Namen einer der beteiligten Person ein. Mit dem Eintippen des ersten Buchstabens öffnet sich das Suchfenster für Adressen.

Suchen Sie hier den Namen der beteiligten Person heraus und bestätigen Sie mit dem Button Ja, diesen. Sobald Sie die richtige Adresse in der Suchliste gefunden und diese ausgewählt haben, zeigt Winmacs Ihnen die Akten, an denen diese Person beteiligt ist.

In der Liste wird angezeigt, welche Registernummer und Bezeichnung die jeweilige Akte hat. Weitere Informationen zur markierten Akte sehen Sie rechts im weißen Hinweisfeld, das Sie bei der Aktenauswahl unterstützt. Ebenfalls in der Liste ist erkennbar, ob die Person an der Akte als Mandant, Gegner oder Drittbeteiligter beteiligt ist (Spalte "als").

Mit der Taste [Enter], mit einem Doppelklick auf den Listeneintrag oder mit dem Button Ja, diesen zeigen Sie die Akte an.

Suchen über ein externes Aktenzeichen

Diese Funktion von Winmacs ist sicher immer dann sehr hilfreich, wenn keine der vorgenannten Möglichkeiten greift, weil Ihnen nur ein externes Aktenzeichen vorliegt.

Mit externem Aktenzeichen sind folgende Aktenzeichen gemeint:

• AZ Gericht 1. Instanz
• AZ Gericht 2. Instanz
• AZ Mahngericht
• AZ Staatsanwalt
• AZ sonstige Behörde
• Sonstiges AZ
• AZ gegnerischer Anwalt
• AZ Korrespondenzanwalt
• AZ Mandant (sein eigenes)
• AZ Gegner
• Rechtsschutzversicherung Versicherungsnummer
• Rechtsschutzversicherung Schadennummer
• Haftpflicht Mandant Versicherungsnummer
• Haftpflicht Mandant Schadennummer
• Haftpflicht Gegner Versicherungsnummer
• Haftpflicht Gegner Schadennummer

Rufen Sie ein leeres Aktenformular wie vorstehend beschrieben auf, und dann das Suchfenster für Akten, z. B. durch Klick auf den Button (Lupe).
In dem dadurch geöffneten Suchfenster rufen Sie über den Button Suche AZ (Aktenzeichen) ein weiteres Suchfenster auf, das alle diese Aktenzeichen enthält.

Geben Sie in diesem Suchfenster einfach das Ihnen vorliegende Aktenzeichen ein, um die Akte zu finden:

Dabei muss Ihnen noch nicht einmal bekannt sein, welchen Bezug das gesuchte Aktenzeichen zur Akte hat, d. h. ob es die Schadennummer einer Rechtsschutz-Versicherung oder das Aktenzeichen eines Anwalts ist. Der Bezug zur Akte steht neben jedem Eintrag in der Liste. Im Display rechts wird die Akte gezeigt, die zum gerade markierten Aktenzeichen gehört.

Leerzeichen werden bei Suche ignoriert
Geben Sie Aktenzeichen hier immer ohne Leerzeichen ein. Die Leerzeichen werden – obwohl im entsprechenden Feld der Akte vorhanden – für die Suchliste herausgefiltert, um die Suche zu vereinfachen.

Beispiel:
99 7898 -838 oder
99 7898- 838
sind im entsprechenden Feld eingegeben worden, Sie suchen aber nur nach der Nummer 997898-838.

Wie Sie im vorstehenden Beispiel selbst sehen, ist unter Windows sehr schlecht erkennbar, ob ein oder zwei Leerzeichen eingegeben wurden. Bei der Suche ist dies aber sehr hinderlich, wenn jemand versehentlich zwei Leerzeichen eingegeben hat und Sie nach dem Aktenzeichen mit nur einem Leerzeichen suchen. Denn der Computer berücksichtigt das Leerzeichen ganz normal, wie jedes andere Zeichen auch.

Die Aktenfavoriten-Liste

Nutzen Sie auch die Aktenfavoriten-Liste, um schnell Akten wieder zu finden. Jeder Nutzer kann häufig benötigte Akten in einer eigenen Favoritenliste zusammenstellen. Diese wird im Drop-down-Menü unterhalb des Button Mandate aufgeführt.

Die zweite Hälfte der Liste zeigt die Aktenfavoriten an. Ein Klick auf eine Zeile öffnet die entsprechende Akte. Um hier Favoriten hinzuzufügen oder wieder zu entfernen, klicken Sie auf die unterste Zeile "Favoriten verwalten".

Aktenfavoriten nach Aktivierung nutzbar
Nutzen Sie die Aktenfavoriten, nachdem Sie die Funktion für den Arbeitsplatz freigegeben haben: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Steuerung" > Bereich "sonstiges".

Favoritenstatus direkt im Aktenmenü ändern
Weisen Sie einer geöffneten Akte ganz schnell den Favoriten-Status zu, indem Sie im Akten-Menüband "Datei" auf "Zu Favoriten hinzufügen..." klicken. Dort können Sie der Akte auch den Favoriten-Status wieder entziehen.

Ob und wie viele Akten dann in der Favoritenliste angezeigt werden, kann jeder Benutzer selbst einstellen (Benutzerverwaltung, Registerkarte "Einstellung").

Zuletzt geöffnete Akten

Es ist leicht möglich, auf die zuletzt verwendeten Akten erneut zurückzugreifen: Öffnen Sie dazu das Drop-down-Menü unter dem Button Mandate. Sie sehen dann eine Liste der zuletzt geöffneten Akten. Ein Klick darauf öffnet die Akte erneut.

Ob und wie viele Akten als "Zuletzt verwendet" in dieser Auflistung angezeigt werden, stellt jeder Benutzer für dich selbst ein (Hauptfenster-Menüband "Datei"> "Mein Profil" > Registerkarte "Einstellung" > Unterregisterkarte "Anzeige und Steuerung" in dem Feld Menü "zuletzt geöffnet" – der Standardwert lautet "6").