Eine neue Akte anlegen

Am einfachsten und schnellsten legen Sie ein neues Mandat folgendermaßen an: Öffnen Sie im Hauptfenster-Menüband "Start" > Gruppe "Akten & Adressen" das Drop-down-Menü Button Akten. Wählen Sie in diesem die oberste Option "Neu". Es erscheint ein leeres Akten-Fenster mit einer neuen Registernummer. Füllen Sie das Formular nun aus.

Daneben stehen noch weitere Möglichkeiten zum Anlegen einer neuen Akte zur Verfügung. Ausgangssituation hierfür ist immer ein leeres Akten-Fenster. Soweit sich kein Akten-Fenster auf der Arbeitsfläche von Insomacs befindet, rufen Sie dieses über eine der nachfolgenden Möglichkeiten auf:

1. über das Hauptfenster-Menüband "Start" > Gruppe "Akten & Adressen" > Button Akten, oder
2. über die Tastenkombination [Strg]+[K].

Vergabe der neuen Registernummer

Um eine neue Akte anzulegen, müssen Sie eine neue Registernummer (Eingabefeld RegNr.) vergeben lassen. Dazu stehen Ihnen drei Möglichkeiten zur Verfügung:

1. Klicken Sie hinter dem Eingabefeld RegNr. auf den Button (Lupe). Dadurch öffnet sich das Suchfenster für die Akten (hier vergewissern Sie sich ggf., dass es die Akte nicht doch schon gibt).
Klicken Sie dann im Suchfenster auf den Button Neu. Dadurch wird eine neue Akte unter der nächsten freien Registernummer angelegt.

Hinweis: Die Nummer, die als nächste Registernummer verwendet wird, definieren Sie über das Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Kanzlei" > Button Stammdaten > Registerkarte "Nummern".

2. Alternativ drücken Sie die Taste [F4], nachdem Sie in das Eingabefeld RegNr. gesprungen sind. Damit wird eine neue Akte mit einer eindeutigen Nummer angelegt.

3. Oder (ausnahmsweise): Vergeben Sie selbst eine Registernummer. Dies kann dann sinnvoll sein, wenn Sie einen bereits bestehenden Aktenbestand in Insomacs einpflegen. Dabei sollten Sie jedoch darauf achten, die bestehenden Aktennummern in das ggf. abweichende Standard-Format von Insomacs zu transformieren (also mit vorangestellter Jahrgangsnummer).

Sobald Sie die Registernummer in das Feld RegNr. eingeben und mit der Taste [Enter] bestätigen, öffnet sich das Suchfenster für die Akten. Drücken Sie dort auf den Button Abbruch bzw. Taste [Esc], um das Suchfenster zu schließen. Beantworten Sie die nachfolgende Frage, ob (unter der eingegeben Registernummer) neue Daten angelegt werden sollen, mit dem Button Ja.

Unabhängig von der gewählten Methode ist jetzt eine neue Akte mit der neuen Registernummer angelegt. Die neue Akte ist geöffnet und kann gefüllt werden.

Nachfolgend erhalten Sie eine Beschreibung, wie Sie die Einzelangaben in die Akte eintragen. Diese Beschreibung gilt gleichermaßen für neue Akten und für die Bearbeitung von bereits bestehenden Akten.

Hinweis: Abgesehen von der Registernummer können jederzeit alle Daten der Akte geändert und ergänzt werden (z. B. zugeordnete Adressen).

Hinweis: Löschen Sie eine Akte, indem Sie den Datensatz im Akten-Suchfenster markieren und dann auf den Button Entfernen klicken. Dazu benötigen Sie allerdings das erforderliche Benutzer-Recht (vgl. Kapitel Benutzerrechte).

Automatische Anlage und Synchronisation von Akten in Documents

Wenn die DMS-Synchronisation für den angemeldeten Benutzer verfügbar ist, werden die allgemeinen Daten der Verfahren automatisch aus Insomacs nach Documents (also in einer Richtung) synchronisiert:

• beim Anlegen und Ändern von Akten in Insomacs.
• ggf. auch beim Öffnen des Akten-Fensters in Insomacs, sofern Altakten oder wegen unterbrochener Verbindung noch nicht synchronisierte Daten zu übertragen sind.
• Beim vollständigen Löschen einer Insolvenzakte in Insomacs (z. B. mit der Button Entfernen im Akten-Suchfenster) werden alle Dokumente der zugehörigen DMS-Akte in Documents zum Löschen markiert. In Insomacs werden weitere mit der DMS-Synchronisation dieser Dokumente zusammenhängende Daten gelöscht (Signatur-Dateien, Prüfprotokolle zu Signaturen, Datensätze der Tabelle "DmsSyncLog"). Die DMS-Akte bleibt erhalten und sollte später in Documents gelöscht werden.

Änderungen der Akten in Documents werden von Insomacs nicht berücksichtigt und später überschrieben.