Die Wochenübersicht - Personen

In einem Übersichtsfenster des Kalenders erhalten Sie eine grafische Darstellung der Termine im zeitlichen Verlauf eines Tages oder einer Woche, die bestimmte Personen oder Ressourcen betreffen. Jede Terminklasse wird in einer eigenen Farbe dargestellt, damit Sie schnell einen ersten Eindruck erhalten. Sich zeitlich überschneidende Termine hebt ein roter Streifen auf der linken Seite hervor. Im Übersichtsfenster lassen sich Termine anlegen, bearbeiten, entfernen und mit weiteren Funktionen verwalten.

Öffnen eines Übersichtsfensters mit einer Tages- oder Wochenansicht

Es gibt verschiedene Wege, ein neues Übersichtsfenster des Kalenders aufzurufen. Im Insomacs-Arbeitsplatzfenster sind hierzu zwei Buttons enthalten (Hauptfenster-Menüband "Start" > Gruppe "Kalender").

Klicken Sie beim Button Personen auf das Symbol über der Beschriftung "Personen", um eine Wochenansicht Ihrer eigenen Termine zu öffnen. Wenn Sie beim Klicken die Taste [Strg] gedrückt halten, wird stattdessen eine Tagesansicht für alle im Kalender zu berücksichtigenden Benutzer angezeigt. In einer dritten Variante gelangen Sie mit der Tastenkombination [Shift]+[Strg] zur Tagesansicht gemäß Ihrer persönlichen Auswahlliste.

Hinweis: Eine Auswahlliste mit der Bezeichnung "Persönliche Auswahl" können Sie in Ihren Benutzereinstellungen erstellen und bearbeiten (Hauptfenster-Menüband "Datei" > "Mein Profil" > Registerkarte "Einstellung" > Unterregisterkarte "Kalender" > Reiter "Auswahllisten" am unteren Rand des Fensters).

Durch Klicken auf die Beschriftung "Personen" bzw. den Button (Pfeil) rufen Sie eine Liste auf, mit deren Hilfe Sie eine Wochenansicht für alle im Kalender zu berücksichtigenden Benutzer oder einen konkreten Benutzer öffnen können.

Nach Ihrem Klicken auf den Button Terminkalender öffnet sich zunächst ein Auswahlfenster, in welchem alle Tage des aktuellen Monats und zusätzlich zwei Listen mit Personen und Ressourcen angezeigt werden. Wählen Sie somit aus, wessen Termine Sie sehen wollen und dann eine diesbezügliche Tages- oder Wochenansicht aufrufen.

Sie haben auch die Möglichkeit, in einem bereits geöffneten Übersichtsfenster doppelt auf eine Spaltenüberschrift der Termindarstellung zu klicken. Abhängig davon, ob Sie den Doppelklick auf einem Namen, einem Namenskürzel oder einem Datum ausführen, öffnen Sie eine neue Wochenansicht zum angeklickten Benutzer oder eine neue Tagesansicht zum angeklickten Datum.

Anpassen der Darstellung eines bereits geöffneten Übersichtsfensters

Im rechten Teil des Übersichtsfensters, betitelt mit "Ansicht & Auswahl", haben Sie zahlreiche Möglichkeiten, die Termindarstellung des Fensters anzupassen.

Ganz oben in diesem Teil des Fensters befindet sich ein Drop-down-Menü als Schnellzugriff auf vordefinierte Auswahllisten für Personen und Ressourcen. Sobald Sie eine dieser Listen ausgewählt haben, ändert sich die Termindarstellung entsprechend.

Hinweis: Verschiedene Auswahllisten können Sie in Ihren Benutzereinstellungen erstellen und bearbeiten (Hauptfenster-Menüband "Datei" > "Mein Profil" > Registerkarte "Einstellung" > Unterregisterkarte "Kalender" > Reiter "Auswahllisten" am unteren Rand des Fensters).

Direkt darunter befinden sich vier Buttons zum Wechseln Kalender-Ansichten.

Der Button (Umschalten zur Tagesübersicht) schaltet Tagesübersicht zur Wochenübersicht um.

Der Button (Umschalten zur Wochenübersicht) schaltet Wochenübersicht zur Tagesübersicht um.

Der Button (Wochenende einblenden)/ (Ohne Wochenende: Die Spalten für Samstag und Sonntag ausblenden) blendet das Wochenende (Samstag und Sonntag) aus bzw. ein.

Der Button (Terminhistorie anzeigen) zeigt zusätzlich frühere Termine an, die verschoben oder gelöscht worden sind.

Mit einem Klick auf den Button Personen oder den Button Ressourcen blenden Sie die zugehörige Liste mit allen im Kalender zu berücksichtigenden Benutzern oder allen Ressourcen ein. Hier haben diejenigen Listeneinträge einen Haken, deren Termine links im Übersichtsfenster dargestellt werden. Durch das Setzen weiterer oder das Entfernen vorhandener Haken passen Sie die Termindarstellung an Ihre jeweiligen Bedürfnisse an. Direkt unter der Liste befinden sich (ausgehend von links) ein Button zum Entfernen aller Haken und ein Button zum Umschalten der Listensortierung (aufsteigend nach der Reihenfolge oder dem Alphabet; die Reihenfolge ist durch die Auswahlliste oder die Reihenfolgenummer definiert).

Anzeigen von ergänzenden Informationen

Zusätzlich sind im rechten Teil des Übersichtsfensters auch ergänzende Informationen zur Termindarstellung für Sie verfügbar. Durch Klicken auf den Button Termininfo blenden Sie die Zusammenfassung zu einem aktuell in der linken Termindarstellung markierten Termin ein.

Alternativ zeigen Sie dieselbe Zusammenfassung an, indem Sie den Mauszeiger auf die grafische Darstellung des Termins bewegen. Sie erscheint dann in einem kleinen Hinweisfenster.

Hinweis: Das Deaktivieren dieser Hinweisfenster ist in Ihren Benutzereinstellungen möglich (Hauptfenster-Menüband "Datei" > "Mein Profil" > Registerkarte "Einstellung" > Unterregisterkarte "Kalender" > Kalender mit dynam. Memo).

Ein Klick auf Button Legende zeigt, welche Farben den verschiedenen Terminklassen zugeordnet sind oder anderweitig in der Termindarstellung verwendet werden.

Verwalten von Terminen und weitere Funktionen

Am oberen Rand eines Übersichtsfensters befindet sich eine Button-Leiste, deren Buttons das Verwalten von Terminen und den Aufruf weiterer Programmfunktionen ermöglichen.

Der Button EXIT ist in fast allen Fenstern von Insomacs enthalten.

Klicken Sie auf den Button Neu, den Button Bearbeiten oder den Button Entfernen, um einen neuen Termin anzulegen, einen markierten Termin zu bearbeiten oder einen markierten Termin zu entfernen. Die zum Termin gehörenden Informationen erfassen und bearbeiten Sie innerhalb eines Terminfensters. Für einen neuen Termin wird der in der Termindarstellung markierte Zeitpunkt und Benutzer als Vorschlag übernommen.

Tipp: Alternativ: Klicken Sie zum Bearbeiten den Termin doppelt an.

Tipp: Termine für mehrere Personen
Wenn Sie mehrere Personen in der Wochenübersicht anzeigen, verwandelt sich der Button Neu in einen Splitt-Button. Wenn Sie auf den Button (Pfeil) klicken, öffnet sich ein Drop-down-Menü, in dem man nur "für Alle" auswählen kann. Wenn Sie diese Option anklicken, öffnet sich das Terminfenster zum Ausfüllen. Der abgespeicherte Termin wird dann in die Terminkalender aller zuvor angezeigten Personen eingetragen.

Mit einem Klick auf den Button Ausschneiden oder den Button Kopieren stellen Sie einen markierten Termin zum Einfügen bereit. Beim Ausschneiden wird der ursprüngliche Termin zugleich aus der Termindarstellung entfernt. Anschließend können Sie den für das Einfügen zu verwendenden Zeitpunkt und Benutzer in der Termindarstellung markieren und dann auf den Button Einfügen klicken, damit der Termin am gewählten Ziel eingefügt wird.

Klicken Sie auf den Button Akte oder Button Adresse, um für einen markierten Termin das Fenster der verknüpften Akte bzw. Adresse zu öffnen.

Durch Klicken auf den Button Nachricht senden Sie eine Nachricht mit einer Termininformation an den Benutzer, für den der markierte Termin eingetragen ist. Ein diesem Benutzer organisatorisch zugeordneter anderer Benutzer, üblicherweise jemand im Sekretariat, erhält diese Nachricht ebenfalls.

Tipp: Ein Mitarbeiter im Empfangsbereich der Kanzlei kann auf diese Art die zuständigen Personen informieren, dass soeben Teilnehmer eines Termins in der Kanzlei angekommen sind.

Hinweis: Die organisatorische Zuordnung eines Benutzers zu einem anderen Benutzer können Sie in den Benutzereinstellungen vornehmen (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Benutzer > Auswahl eines Benutzers im Datenbankfeld Suchbegriff > Registerkarte "Organisation" > Check-Box zuständ. Sekretärin).

Mit dem Button Wählen können Sie direkt aus dem Übersichtsfenster den zum Termin hinterlegten Ansprechpartner anrufen, wenn zu diesem eine Telefonnummer erfasst worden ist.

Der Button Auswahl blendet einen kleinen Monatskalender ein, in dem Sie ein Datum für die Termindarstellung auswählen können. Zur Handhabung siehe die Beschreibung von Datumsfeldern.

Mit einem Klick auf den Button Export erstellen Sie eine Microsoft-Excel-Tabelle der Termindarstellung, die dann gleich in Microsoft Excel geöffnet wird.

Wenn Sie auf die Pfeile im Steuerelement rechts neben den vorstehend erläuterten Buttons klicken, blättert die Tagesansicht einen Tag oder die Wochenansicht eine Woche vor oder zurück. Mit einem Doppelklick auf den Text zwischen den Pfeilen (Datum oder Kalenderwoche) öffnen Sie ein Datumsfeld, in welchem Sie das in der Termindarstellung anzuzeigende Datum direkt eingeben können.

Einige der in der Button-Leiste verfügbaren Befehle sind auch im Kontextmenü enthalten, welches angezeigt wird, sobald Sie mit der rechten Maustaste in die Termindarstellung klicken. Zusätzlich können Sie mit Hilfe des Kontextmenüs einen Terminbericht zu einem einzelnen Termin drucken.

Für den Fall, dass Sie einzelne Termine mit der Maus verschieben möchten, unterstützt die Termindarstellung auch Drag-and-drop.