Die Vertreter des Beteiligten

Auf dem Register "Vertreter" der Unterakte wird in der Liste je ein Eintrag angezeigt:

• für den Gläubiger
• bzw. bei einer Gläubigermehrheit sowohl ein Eintrag für die Mehrheit selbst als auch für jedes ihrer Mitglieder
• und für den/ die bereits erfassten Vertreter.

Für den Fall, dass der in der Liste benannte Beteiligte

• nicht für sich selbst handeln möchte, sondern eine andere Person wie z. B. einen Anwalt damit beauftragt
• oder handeln kann, wie z. B. bei juristischen Personen, werden im Bereich "Vertreter" die entsprechenden Vertretungsverhältnisse benannt.

Bereich "Vertreter"

Um einen neuen Vertreter zu erfassen, klicken Sie oben auf den Button Neu. Wählen Sie dann aus, aus welchem Adressbereich Sie den Vertreter bestimmen möchten:

Wählen Sie im Drop-down-Menü den (Vertreter-Typ):

• "Verknüpfte Kanzlei": Eine eigenständige Adresse aus dem Datenbereich "Kanzleien" wird als Vertreter zugeordnet. Es lassen sich nur bereits angelegte Anwaltskanzleien auswählen. Sie erhalten die Kanzleiliste durch einen Klick auf den Button (Lupe) hinter Zuordnung. Die gewählte Adresse lässt sich anschließend durch einen Doppelklick auf ihren Suchbegriff öffnen, falls gewünscht.
• "Verknüpfte Adresse": Analog zu oben, jedoch hier Zugriff auf die Datenbank "Adressen" statt auf "Kanzleien", z. B. ein Bevollmächtigter, wird als Vertreter zugeordnet.
• "Gesetzlicher Vertreter der Adresse": Der Vertreter im Verfahren ist der allgemeine, gesetzliche Vertreter, der im Adressfenster auf der Registerkarte "Rechtsform/ Vertreter" definiert wurde (etwa der Geschäftsführer einer GmbH).
  Für den Fall, dass es in der Adresse des zugeordneten Gläubigers mehrere gesetzliche Vertreter gibt, die ggf. auch nicht mehr aktuell sind, kann hier, der in diesem Verfahren aktuelle gesetzliche Vertreter hinterlegt werden.
  
  Hinweis: Die Einstellung wirkt sich auf den Export der Tabelle an das Gericht über die BLK- oder die Judica-Schnittstelle aus. Für die Texterstellung ist deshalb die Zuordnung des aktuellen Vertreters auf dem Register "Allgemein" der Gläubiger-Unterakte noch notwendig.

Zu Ihrer Information zeigt Insomacs die Anschrift und E-Mail-Adresse eines zugeordneten Vertreters an.

Hinweis: Eine anwaltliche Vertretung wird nicht in der Adresse auf der Registerkarte "Rechtsform/ Vertreter" oder auf der Registerkarte "Korre-Adresse", sondern stets hier in der Unterakte deklariert.
Denn: Die anwaltliche Vertretung ist aktenspezifisch – im Gegensatz zum gesetzlichen Vertreter, der immer fest derselben Adresse zugeordnet sein muss.

Bereich "Zusatzangaben"

Hinweis: Es sollten auf jeden Fall die Felder Stellung, AP und Anrede T ausgefüllt werden.

Beim Export zu Gericht kommt dem Schlüsselfeld Stellung eine besondere Bedeutung zu, da es zur Identifizierung der Vertreterart herangezogen wird. Individuelle Eingaben sind hier nicht erlaubt! Sollte kein vordefinierter Text richtig passen, wählen Sie den Text "Sonstige".

Hinterlegen Sie im Feld AP den Namen des Ansprechpartners, z. B. bei einer verknüpften Anwaltskanzlei den Namen des zuständigen Sachbearbeiters.

Das Feld AZ ist für das Aktenzeichen des Vertreters bestimmt, z. B. das Aktenzeichen bei einer verknüpften Anwaltskanzlei.

Ins Feld Anrede T kommt die persönliche Briefanrede, die bei der Erstellung von Dokumenten mit dem Textprozessor gegenüber der allgemeinen Briefanrede in der verknüpften Adresse/ Kanzleiadresse bevorzugt verwendet werden soll

Hinterlegen Sie im Feld Telefon die Durchwahl zum Ansprechpartner bzw. Sachbearbeiter.

Tragen Sie bei Fax die Nummer für ein direktes Fax bzw. das Abteilungsfax des Ansprechpartners ein.

Die Check-Box Vollmacht dient der reinen Information, ob eine Vollmacht vorliegt (z. B. bei Vertretung durch Anwalt) oder nicht.

Die Check-Box Untervollmacht dient der reinen Information.

Das Feld Zustellung steuert auf Gerichtsseite die förmliche Zustellung von Sendungen. Allgemein üblich ist dabei die "Zustellungsurkunde (ZU)". Das "Empfangsbekenntnis (EB)" findet in der Regel nur Anwendung, wenn der Empfänger Rechtsanwalt ist.

Die Check-Box Postempfänger steuert, ob beim Erstellen von Dokumenten mit dem Textprozessor (Button Textprozessor in der Akte) automatisch die Vertreter-Anschrift statt die des Beteiligten selbst verwendet werden soll.
Die Check-Box muss auch markiert sein, wenn der Vertreter in der Gläubigertabelle (DIN-A4 Hochformat) als Adressat erscheinen soll!

Dabei ist zu beachten: Im Auswahldialog für Adressen gibt es unter anderem den Button Gläubiger und rechts daneben den Button Gläubiger/ Vertreter.

Wenn Sie hier den Button Gläubiger wählen, dann wird die Adresse des Gläubigers verwendet – unabhängig von etwa bestehenden Vertretungsverhältnissen.
Wählen Sie hingegen den Button Gläubiger/ Vertreter, dann wird – wenn die oben erwähnte Check-Box Postempfang aktiviert ist – der Vertreter angeschrieben. Ist sie deaktiviert, wird – trotz angelegtem Vertretungsverhältnis – der Gläubiger angeschrieben. Sinngemäß gilt dies für die übrigen Beteiligungsarten.

Außerdem regelt die Check-Box Postempfänger den Postempfang bei den Gerichten. Ist sie aktiviert, wird der ausgewählte Vertreter zum Postempfänger, andernfalls wird der Gläubiger als solcher gekennzeichnet.

Regelung des Postempfangs:
Innerhalb des Gläubigers kann nur ein einziger Vertreter (oder eben der Gläubiger selbst) Postempfänger sein. Soll stets der Gläubiger als Adressat erscheinen, klickt man das Feld Postempfänger des Gläubigers auf dem Register "Allgemein" an. Soll ein Vertreter die Post erhalten, deaktiviert man das Feld Postempfänger auf dem Register "Allgemein" und aktiviert dieses dafür beim Vertreter.

Obwohl man auch bei Mitgliedern einer Gläubigermehrheit oder bei Vertretern, die diesen Mitgliedern zugeordnet wurden, das Feld Postempfang ankreuzen kann, hat dies keine Auswirkung auf Insomacs, sondern stellt lediglich die Kompatibilität mit der Gerichts-Schnittstelle zur Verfügung. Aus Sicht von Insomacs kann nur der Gläubiger selbst oder einer seiner Vertreter (alleiniger) Postempfänger sein (als Postempfänger markierte Mitglieder einer Gläubigermehrheit werden nicht beachtet).

Tipp: Sie können auch weitere direkte Vertreter des Gläubigers erfassen, wie z. B. den Geschäftsführer einer GmbH, indem Sie in der Liste den Eintrag des Gläubigers markieren und auf den Button Neu klicken. Die Gesellschafter einer GbR z. B. erfassen Sie nacheinander auf die gleiche Weise.
Wichtig: Im Feld Stellung ist die korrekte Vertreterart "Gesellschafter(in)" oder “Persönlich haftende(r) Gesellschafter(in)” einzutragen.

Bei den Beteiligungsarten "Gläubigerausschuss-Mitglied" und "Drittbeteiligter" handelt es sich um die Zuordnungen von Adressen, ohne dass es auf ein Vertretungsverhältnis oder eine Forderung ankommt. Vielmehr geht es um die konkrete Benennung eines Ansprechpartners, seiner Kontaktdaten und Funktion.

Unter Funktion kann ein Hinweis aufgenommen werden, in welcher Eigenschaft der Drittbeteiligte oder das Gläubigerausschuss-Mitglied der Akte zugeordnet ist (bei Mitgliedern des Gläubigerausschusses z. B. Vertreter der Banken, Vertreter der Arbeitnehmer usw.).

Adressgruppen

In der Unterakte können Sie den Beteiligten einer oder mehreren Adressgruppen zuordnen, indem Sie die Steuerelemente auf dem Register "Adressgruppen" nutzen. An verschiedenen Stellen in Insomacs lassen sich Listen von Beteiligten (z. B. beim Erstellen von Serienbriefen und in der Tabelle der Gläubigerforderungen) durch die Auswahl einer Adressgruppe filtern.

In der rechten Liste sehen Sie alle Adressgruppen, denen der Beteiligte aktuell zugeordnet ist. Die Liste auf der linken Seite zeigt alle weiteren vorhandenen Adressgruppen. Mit den Buttons in der Mitte verschieben Sie eine einzelne Gruppe (einfacher Pfeil) oder alle Gruppen (doppelter Pfeil) auf die jeweilige Seite und verändern somit die Zuordnung.

Hinweis: Die als Kanzlei-Einstellung anzulegenden Adressgruppen stehen als frei zu vergebendes Filterkriterium zur Verfügung: Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Kanzlei" > Button Adress‑Gruppen.

Historien in den Unterakten

In jeder Unterakte von Beteiligten steht eine Historie zur Verfügung, die über den gleichnamigen Button geöffnet wird.

Tragen Sie darin Ereignisse und Dokumente ein, die mit dem Beteiligten in Zusammenhang stehen. Insofern besitzt die Unterakten-Historie die gleiche Funktion wie in der (Haupt-)Akte selbst (vgl. Kapitel Historie). Auch die Bedienung orientiert sich an ihr.

Die (Haupt-)Historie enthält immer alle Einträge – auch die der Unterakten. Einträge in die Unterakten-Historie werden deshalb automatisch auch in der (Haupt-)Historie gelistet.

Über den Textprozessor erstellte Dokumente werden automatisch richtig zugeordnet.

Um einen Eintrag in der (Haupt-)Historie nachträglich einer Unterakten-Historie zuzuweisen, können Sie ihn bei gedrückter Taste [Strg] und per Drag-and-drop von einem Fenster in das andere schieben.

Hinweis: Es besteht die Möglichkeit, die Dokumentenstruktur von WM Doku auch für Insomacs zu verwenden. Bitte kontaktieren Sie bei Interesse den technischen Support.