Optionen der Buchhaltung

In der Buchhaltung jeder Akte stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung: Parameter und Kontenrahmen.

Übersicht

Die Parameter

Die Parameter einer Akten-Buchhaltung öffnen Sie auf der Akten-Registerkarte "Buchhaltung" > (Button Öffnen und ggf. Auswahl eines Zeitraums) > Bereich "Optionen" > Button Parameter.

Übersicht

Die Registerkarte "Allgemein"

Die Parameter der Buchhaltung: die Registerkarte "Allgemein"

Auf der Registerkarte "Allgemein" zeigt das deaktivierte Datenbankfeld Kontenrahmen den der Akte zugeordneten Kontenrahmen an. Rechts daneben erkennen Sie, ob es sich um einen aktenspezifischen oder globalen Kontenrahmen handelt. Die Zuordnung ist im Normalbetrieb von Insomacs nicht veränderbar.

Bereich "Kontenrahmen/ Standardsteuerschlüssel"

Wenn Sie die Check-Box I‑Gegenkonto im Forderungsbereich setzen "aktiviert" haben, können Sie bei den Debitorenforderungen und Masseverbindlichkeiten (nur für SKR InsO) das I‑Gegenkonto speichern. Im Buchhaltungs-Fenster "Zahlungen buchen" wird dann das I‑Gegenkonto aus der ausgewählten Debitorenforderung bzw. Masseverbindlichkeit übernommen.

Bereich "Umsatzsteuer"

Hier wird angezeigt, ob in der Akte nach Ist-Versteuerung oder nach Soll-Versteuerung abgerechnet wird (vgl. Kennzeichen auf der Akten-Registerkarte "Schuldner" > Unterebene "Rechtsform").

Bereich "Aktuelle Periode"

Die Felder Monat und Jahr sind für den aktuellen Buchungsmonat und das aktuelle Buchungsjahr vorgesehen.

Verfahren SKR InsO ist nur sichtbar, wenn beim Anlegen der Buchhaltung der Kontenrahmen "SKR InsO" des Gravenbrucher Kreis ausgewählt wurde. Hier ist der aktuelle Verfahrensstand der Akte einzustellen. Diese Angabe wird dann als Vorgabe für einzelne Transaktionen verwendet, kann aber im Einzelfall im jeweiligen Fenster angepasst werden.

Wenn die Check-Box Beim Buchen muss Belegdatum in aktueller Periode liegen "aktiviert" ist, können nur mit dem Belegdatum aus diesem Jahr und aus diesem Monat gebucht werden. Wird sie "deaktiviert", kann insbesondere in kleineren Verfahren praktisch sein, da dann nicht dauernd die aktuelle Periode geändert werden muss.

Bereich "Vorschlagswerte"

Insomacs verwendet die Einstellung bei Auswertungen‑Zeitraum als Vorgabe für den Auswertungsbereich in der Akten-Buchhaltung.

Wählen Sie bei Bilanzen nach aus, ob liquidiert oder fortgeführt werden soll. Abhängig hiervon werden z. B. bei Verkäufen von Anlagevermögen die Wertberichtigungen gegen den Fortführungs- oder Liquidationswert gerechnet und automatisch gebucht.

Stellen Sie im Feld Steuer-Schlüssel den Steuerschlüssel für die volle Umsatzsteuer ein.

Hinweis: Nach einer MwSt-Erhöhung muss zunächst ein neuer Steuerschlüssel eingerichtet und dann hier dieser neue Steuerschlüssel gewählt werden.

Umsatzsteuer (Zahlungen) – "Keine Einsteuerung in die USt.-VA": Beim Buchen von Zahlungsverkehr wird das Feld Umsatzsteuer unabhängig von der Buchungsart mit "Keine Einsteuerung in die USt.-VA" vorbelegt. Ist dagegen im I‑Gegenkonto ein Wert hinterlegt für das Feld in der USt.-Voranmeldung, wird bei Auswahl des I-Gegenkontos weiterhin die Umsatzsteuer vorbelegt.

Bereich "Gläubigerforderungen"

Die Check-Box mit Rang "nicht-angemeldet" in Buchhaltung und Vermögensübersicht übernehmen regelt, ob nicht-angemeldete Gläubiger-Forderungen in die Buchhaltung und damit in die Vermögensübersicht aufgenommen werden sollen oder nicht.
Sie ist standardmäßig "aktiviert". Forderungen der Rangklasse "nicht-angemeldet" werden aufgenommen. Dies ist sinnvoll, da so am Anfang des Verfahrens eine geschätzte Vermögensübersicht erstellt werden kann.
Möchte man zu späterem Verfahrensstand die nicht-angemeldeten Gläubigerforderungen nicht mehr in der Vermögensübersicht haben, "deaktiviert" man die Check-Box. Zudem werden über "nicht-angemeldet" auch Gläubiger ohne Forderungen in den Verzeichnissen §§ 151-153 ausgegeben (und zwar im Abschnitt "IV. Insolvenzgläubiger § 38 InsO").

ZEFIS-Schlussrechnung (mit Vermögensübersicht) ist nur sichtbar, wenn beim Anlegen der Buchhaltung der Kontenrahmen “SKR InsO" des Gravenbrucher Kreis ausgewählt wurde. Standardmäßig markiert, wenn beim Anlegen der Buchhaltung "ZEFIS" ausgewählt wurde. Der eigentlichen Schlussrechnung wird dann eine Verwertungsübersicht vorgeschaltet.

Hinterlegen Sie bei Umbuchung die Nummer des Kontos, über das Umbuchungen erfolgen. Ausgewählt werden können Konten mit dem Kontotyp "Finanz".

Bei Geldtransit-Buchungen kann im Feld Geldtransit (I) der Standard-Wert der I-Gegenkontonummer vorgegeben werden.

Wählen Sie bei Skonto die Nummer eines Kontos, welches zum Buchen der bei Zahlungen gewährten Skontobeträge verwendet werden soll.

Bei Vorst. Erstattung tragen Sie das Konto ein, über das die Vorsteuer-Erstattung läuft.

USt. Zahlung: Nummer des Kontos, von dem die Umsatzsteuer gezahlt wird

Bei Verteilung kann für das Buchen von Zahlungen das Default-Konto der "Verteilung (Automatik)" hinterlegt werden.

Bereich "Vergütungsberechnung"

Die bei Betrag erste Zustellung und Betrag pro Zustellung eingetragenen Nettokosten einer ersten oder weiteren Zustellung werden als Vorschlag verwendet, wenn Sie den Vergütungsrechner aus einem Aktenfenster heraus aufrufen.

Die Registerkarte "Vorbelegung Konten"

Buchhaltungs-Parameter: die Registerkarte "Vorbelegung Konten", das Register "Passiva-Konten" Buchhaltungs-Parameter: die Registerkarte "Vorbelegung Konten", das Register "Aktiva-Konten"

Auf der Registerkarte "Vorbelegung Konten" sind die untergeordneten Registerkarten "Passiva-Konten" und "Aktiva-Konten" vorhanden. In den zahlreichen dort sichtbaren Datenbankfeldern tragen Sie die Nummern der Konten, die bei Ihrer Erfassung von Gläubigerforderungen, Masseverbindlichkeiten, Vermögensposten oder Debitorenforderungen als Vorschlag eingetragen sein sollen.

Die Registerkarte "USt.-VA/ Schlussrechnung"

Bereich "USt.-VA"

In diesem Bereich hinterlegen Sie für die Umsatzsteuer-Voranmeldung den Namen, die Telefonnummer und ggf. den Namen des Absenders (Verwalters), die übermittelt werden, um Rückfragen schneller zu klären.

Bereich "Nächste USt.-VA"

Hier können der Zeitraum und das Jahr zur nächsten Umsatzsteuer-Voranmeldung, sowie der für die Umsatzsteuer-Voranmeldung zuständige Sachbearbeiter gespeichert werden. Beim Versenden der USt.-VA über die ERIC-Elster-Schnittstellen werden die Einstellungen in den Buchhaltungsparametern aktualisiert. Im Recherche-Dialog (Hauptfenster-Menüband "Start" > Gruppe "Suche" > Button Recherche) besteht die Möglichkeit, nach den Einstellungen zur nächsten USt.-VA zu filtern.

Buchhaltungs-Parameter: die Registerkarte "USt.-VA/ Schlussrechnung"
Bereiche "USt.-VA", "Nächste USt.-VA" und "USt.-Erklärung"

Hier können Sie Daten für die Umsatzsteuererklärung hinterlegen

Bereich "Schlussrechnung"

Wenn die Check-Box Differenzierung Geschäfts-/ Hinterlegungskonto im Kontenrahmen "aktiviert" ist, werden in der Schlussrechnung Finanzkonten über das Kennzeichen "Finanzkontoart" als Geschäfts- bzw. Hinterlegungskonto berücksichtigt und nicht über Kontonummernbereiche. Somit können auch konvertierte Finanzkonten mit Kontonummern außerhalb der definierten Kontonummernbereiche berücksichtigt werden.

Betriebsfortführung: Kennzeichen für Schlussrechnung mit Betriebsfortführung

Wenn die Check-Box Nettowert-Darstellung "aktiviert" ist, werden in der Schlussrechnung und der Saldenliste die I-Gegenkonten mit "Netto" vorbelegt.

Die Registerkarte "Zahlungsverkehr buchen"

Buchhaltungs-Parameter: die Registerkarte "Zahlungsverkehr buchen"

Wenn die Check-Box mit Fremdwährung buchen "aktiviert" ist, wird der Originalbetrag (Brutto) über den Umrechnungskurs in Euro umgerechnet. Die Kurse werden im Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Stammdaten" > Button Währungen hinterlegt.
Wenn die Check-Box"aktiviert" ist, können in Buchungsjournal und Kontoblatt der Betrag in Fremdwährung und der Kurs optional eingeblendet werden.
Hinweis: Diese Check-Box ist nur für Nutzer von Insomacs PLUS sichtbar.

Bereich "Vorbelegung Konten (Zahlungsverkehr – Buchungen)"

Hier können Sie über den Button (Lupe) die passenden Konten auswählen.

Wenn die [Check-Box](https://support.stp.one/hc/de/articles/32127698116765-Die-Check-Boxen "Verteilung Automatik" – Differenzierung I-Gegenkonto (BA; FA und SVT) "aktiviert" ist, wird beim Verbuchen einer Verteilung die Gläubiger-Art (Amt) aus der Gläubiger-Unterakte (Register "Allgemein" > Bereich "Insolvenzstatistik") für das I-Gegenkonto berücksichtigt.

Die Registerkarte "DATEV"

Hinweis: Diese Registerkarte steht nur für Nutzer von Insomacs PLUS zur Verfügung.

Buchhaltungs-Parameter: die Registerkarte "DATEV"
Die beiden oberen Bereichen

Hier werden die Angaben eingetragen, die Sie von Ihrem Steuerberater erhalten haben. Diese Angaben werden dann vor jedem Export in das DATEV-Export-Fenster übernommen.

Bereich "DATEV-Kontonummern"

Der Sachkontenlänge der Wert "4" zugewiesen sein.

Die Kontenrahmen

Ein aktenspezifischer Kontenrahmen ist immer nur innerhalb der Buchhaltung der jeweiligen Akte gültig. Daneben gibt es globale Kontenrahmen, die mehreren Akten zugeordnet sein können und somit die in all diesen Akten verfügbaren Konten bestimmen.

Zur Bearbeitung des Kontenrahmens einer Akte können Sie das Kontenrahmenfenster direkt aus dem jeweiligen Aktenfenster heraus öffnen (Akten-Registerkarte "Buchhaltung" > (Button Öffnen und ggf. Auswahl eines Zeitraums) > Bereich "Optionen" > Button Kontenrahmen). Daneben haben Sie die Möglichkeit, das genannte Fenster für einen beliebigen aktenspezifischen oder globalen Kontenrahmen mit Hilfe des Menübands im Insomacs-Arbeitsplatzfenster aufzurufen (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Buchhaltung" > Button Kontenrahmen bearbeiten > Menüpunkt "Kontenrahmen"). Der zweite Weg gestattet Ihnen auch die Bearbeitung der mit Insomacs gelieferten Standard-Kontenrahmen.

Das Fenster "Kontenrahmen"

Tipp: Für die Bearbeitung stehen Ihnen folgende Erleichterungen zur Verfügung:

  • schnelles Springen zum gesuchten Konto: Mit dem Tippen auf eine oder zwei Zifferntasten wird die Markierung auf das Konto gesetzt, das mit dieser (bzw. diesen beiden) Ziffer(n) beginnt.
  • schnelles Öffnen: Ein Doppelklick auf eine Zeile öffnet die Bearbeitung für dieses Konto.

Das Datenbankfeld Kontenrahmen zeigt den aktuell geöffneten Kontenrahmen an. Es ermöglicht Ihnen die Auswahl eines anderen Kontenrahmens, sofern Sie das Kontenrahmenfenster mit Hilfe des Menübands im Insomacs-Arbeitsplatzfenster geöffnet haben. Rechts neben dem Datenbankfeld können Sie erkennen, ob es sich um einen aktenspezifischen oder globalen Kontenrahmen handelt.

Geben Sie bei Nummer eine eindeutige Kennung des Kontos für seine Einordnung im Kontenrahmen ein. Es können maximal sechs Ziffern eingegeben werden. Dabei sollten Sie eine Nummer stets so wählen, dass Sie der bereits vorhandenen Struktur des Kontenrahmens entspricht. Hier ist der Rat des Steuerberaters bzw. Systembetreuers hilfreich.

Der Name bzw. die Bezeichnung des Kontos sollte einen eindeutigen Hinweis darauf geben, welche Vorgänge auf dieses Konto gebucht werden. Nach dieser Bezeichnung können Sie während der Buchung ein Konto auch suchen. In jedem Fall ist es ratsam, die Bezeichnung der Bankkonten auf die tatsächlichen Bezeichnungen (z. B. "Sparkasse 4495") abzuändern!

Der Kontotyp bestimmt, wie die über dieses Konto gebuchten Umsätze zu verarbeiten sind. Ordnen Sie dieses Konto einer bestimmten Art von Konten zu. Hierbei gibt es folgende Auswahl:

  • Aktiva (A): Aktiva-Positionen der Bilanz, z. B. Konten des Anlagevermögens
  • Passiva (P): Passiva-Positionen der Bilanz, z. B. Forderungen gegen den Schuldner
  • Aufwandskonten/ Kostenkonten (W): Aufwand des laufenden Geschäftsbetriebes, z. B. für laufende Kfz-Kosten, Personalkosten usw.
  • Erlöse (E): Erzielte Erlöse, z. B. Erlöse aus Anlageverkäufen, Liquidierung, usw.
  • Eröffnungen/ Wertberichtigungen (Ö), z. B. Gegenkonten für die Eröffnungsbuchungen bei Saldovortragsbuchungen oder Wertberichtigungen.
  • Neutral (N): Konten für Buchungen, die nicht den normalen Geschäftsbetrieb betreffen.
  • Finanzkonto (F): Bank, Kasse und ähnliche Konten
  • MwSt-Konto: Konten für vereinnahmte Mehrwertsteuer
  • Vorsteuer-Konto: Konten für bezahlte Umsatzsteuer
  • Sammelkonto: Jedes Konto – ausgenommen Sammelkonten selbst – muss auf ein Sammelkonto verweisen, in das die eigentliche Buchung automatisch durchgebucht wird. Die Salden der einzelnen Konten werden im jeweiligen Sammelkonto saldiert.

Im Feld USt.-Vorschlag wird eingestellt, welcher Steuerschlüssel üblicherweise bei diesem Konto verwendet wird. Dieser wird dann bei einer Buchung zur Beschleunigung der Erfassung vorgeschlagen, kann jedoch im Bedarfsfall abgeändert werden.

Hinweis: Bei einer Änderung des Steuersatzes müssen Sie:

  • neue Konten für MwSt. und Vorsteuer im Kontenrahmen anlegen.
  • einen neuen USt.-Schlüssel für den neuen Steuersatz definieren und dort die neuen Konten für MwSt. und Vorsteuer zuordnen.
  • Ggf. hier im Kontenrahmen allen Konten, die üblicherweise mit MwSt. gebucht werden, den neuen Steuerschlüssel als USt.-Vorgabe zuordnen, damit auch zukünftig der richtige Steuersatz vorgeschlagen wird.

Geben Sie die Kontonummer desSammelkontos ein, in die das Konto einfließt.

Sie können das Kennzeichen Durchlaufende Posten für Konten des Typs "Neutral" setzen. Das jeweilige Konto lässt sich dann bei allen Buchungsarten auswählen.

Saldierung (erscheint abhängig vom Konto) legt fest, ob es sich um Brutto- oder Netto-Summen handelt.

Bei manchen Konten kann es sinnvoll sein, einen Standardtext vorzugeben. Dies bedeutet, dass immer dann, wenn dieses Konto bebucht wird, der hier eingegebene Text als Buchungstext vorgeschlagen wird.

Schlussrechnung (erscheint abhängig vom Konto) legt fest, ob und in welcher Zeile der Schlussrechnung das Konto erscheinen soll. Die Struktur der Schlussrechnung muss zuvor erzeugt worden sein (vgl. Kapitel Insomacs-Struktur)

Verz. §§ 151-153 (erscheint abhängig vom Konto) legt fest, ob und in welcher Zeile der Verzeichnisse nach §§ 151-153 InsO das Konto erscheinen soll. Die Struktur der Verzeichnisse muss zuvor erzeugt worden sein (vgl. Kapitel Insomacs-Struktur).

Für Aktiva- und Passiva-Konten wird bei Auswählbar in eingestellt, wo das Konto Verwendung findet (z. B. bei Gläubiger-Forderungen, Masseschulden, Vermögen oder Debitorenforderungen).

Bei Aufwand- und Erlös-Konten kann im Datenbankfeld USt.-VA Zeile die Vorgabe für die Umsatzsteuer hinterlegt werden. Wenn Sie auf den Button (Lupe) hinter dem Eingabefeld klicken, werden alle Zeilen der USt.-Voranmeldung angezeigt, aus der Sie eine auswählen können.

Der Button Neu dient der Anlage eines neuen Kontos. Gespeichert wird dieses mit dem Button OK, verworfen mit dem Button Abbruch.

Wenn Sie den Button Bearbeiten betätigen, können Sie ein markiertes Konto bearbeiten. Die Änderungen werden mit dem Button OK gespeichert, mit dem Button Abbruch verworfen

Durch Klicken auf den Button Global können Sie einen aktenspezifischen Kontenrahmen für die globale Verwendung freigeben. Der Kontenrahmen wird dadurch zum globalen Kontenrahmen und kann dann weiteren Akten zugeordnet werden. Änderungen eines globalen Kontenrahmens wirken sich in allen Akten aus, die den jeweiligen Kontenrahmen verwenden.

Im Fall einer Änderung des USt.-Satzes können Sie über den Button USt ersetzen bequem den Steuersatz für alle Konten auf einmal ändern. Stellen Sie in diesem Fenster ein, welcher bisherige Steuersatz mit welchem neuen Steuersatz auszutauschen ist.

Das Fenster "Änderung Steuerschlüssel"

Klicken Sie auf den Button St-Schlüssel, um das Steuerschlüsselfenster zu öffnen.

Der Button IM Struktur legt den Aufbau von Dokumenten fest, und zwar den der Schlussrechnung und der Verzeichnisse nach §§ 151‑153 InsO. Mehr im nachfolgenden Unterkapitel Insomacs-Struktur.

Der Button Update 2014 fügt zusätzliche Konten aus dem Update 2014 zur Liste der Konten hinzu.

Übersicht

Die Steuerschlüssel

In der Buchhaltung verwenden Sie Steuerschlüssel mit Angaben für die Verarbeitung von Buchungen mit Umsatzsteuer. Diese Steuerschlüssel gehören zum jeweiligen Kontenrahmen und können im Steuerschlüsselfenster von Ihnen bearbeitet werden.

Hinweis: Die Zuordnung der Steuerschlüssel zu den einzelnen Konten des Kontenrahmens erfolgt mit Hilfe von Drop-down-Menüs, welche alle hier hinterlegten Steuersätze anzeigen.

Sie öffnen das Steuerschlüsselfenster mit dem Button St-Schlüssel in der Button-Leiste eines Kontenrahmenfensters.

Das Fenster "Steuerschlüssel zu Kontenrahmen"

Für alle von Ihnen benötigten Steuersätze muss ein Steuerschlüssel angelegt sein. Üblicherweise sind der aktuelle Regelsatz, der aktuelle ermäßigte Steuersatz und ggf. noch einige in der Vergangenheit geltende Steuersätze ausreichend. Wenn Sie einen Steuerschlüssel neu anlegen oder bearbeiten, sind die Steuerelemente unter der Button-Leiste aktiviert.

Geben Sie als Schlüssel eine eindeutige Nummer für den Steuersatz ein.

Geben Sie die Höhe des Steuersatzes in Prozent ist eine Zahl mit zwei Nachkommastellen.

USt.-Konto und Vorsteuer-Konto sind Datenbankfelder. Im Kontenrahmen werden die hier von Ihnen angegebenen Konten für das Buchen der für Ihre Leistungen vereinnahmten Umsatzsteuer (Konto für Umsatzsteuer) und der von Ihnen bei Anderen bezahlte Umsatzsteuer (Konto für Vorsteuer) genutzt.

Insomacs-Struktur

Im Fenster "Insomacs-Struktur" legen Sie die Struktur und Aufbau von Dokumenten fest, und zwar von Verfahren SKR-InsO:

  • "Schlussrechnungen"
  • "Verzeichnissen nach §§ 151‑153"

Den Dokumentaufbau können Sie jeweils aktenbezogen anpassen oder in der Vorlage (Standardkontenrahmen) ändern, der für neue Aktenbuchhaltungen herangezogen werden kann. Geöffnet wird das Fenster, indem Sie im jeweiligen Kontenrahmen auf den Button IM Struktur klicken.

Das Fenster "Struktur zu Kontenrahmen – Schlussrechnung"
Kontenrahmen anlegen

Beim ersten Aufruf ist die Übersicht noch leer. Klicken Sie auf den Button Erzeugen, um eine Struktur anzulegen und wählen Sie eine der Vorlagen aus.

Das Fenster "Neue InsoMACS Struktur für Verzeichnisse §§ 151-153 / Schlussrechnung"
Kontenrahmen bearbeiten

Wählen Sie zunächst im Drop-down-Menü aus, ob Sie die Schlussrechnung oder die Verzeichnisse nach §§ 151‑153 InsO aufrufen möchten. Markieren Sie dahinter, ob Sie deren Aktiva oder Passiva ansehen und bearbeiten wollen.

Die Liste darunter zeigt dann den Standard-Aufbau des jeweiligen Dokuments an:

Sie können hier die Textbezeichnungen verändern oder verschieben (über den Button Bearbeiten), neue Zeilen (= Konten) einfügen (Button Neu) oder bestehende löschen (Button Entfernen).

Über das Drop-down-Menü Kategorie (nur bei Einzelkonten) können Sie einstellen, um welche Art von Einzelkonto es sich handelt:

  • "Einnahmen Betriebsfortführung": In der Schlussrechnung werden bei der Berechnung des Überschusses nur Umsätze aus der Betriebsfortführung berücksichtigt. Sind die Ausgaben höher als die Einnahmen, dann wird der Überschuss mit 0,00 € angegeben.
  • "Freiwillige Verfahrenskostenbeiträge": Diese Einnahmen werden in der Schlussrechnung aufgelistet, aber bei der Berechnung der Teilungsmasse später wieder abgezogen.

Um Kontennummern zu den einzelnen Zeilen (= Konten) zuzuweisen, wechseln Sie zurück in den Kontenrahmen. Bearbeiten Sie dort das entsprechende Konto, wobei Sie sie Möglichkeit haben, in den Eingabefeldern Schlussrechnung und Verzeichnisse §§ 151-153 die passende Zeile der Struktur auszuwählen.

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