Gruppe Management

Quick-Add

Sie können direkt im Journal / Log Einträge einfügen: Klicken Sie auf den Button Quick Add.

Es öffnet sich ein Drop-down-Menü, das auch in einem geöffneten Projekt zur Verfügung steht.

Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

• Honorar
• Auslagen
• FixHonorare
• Dokument/ E-Mail
• Dokument importieren
• Notiz
• ToDo/ Aufgabe
• Termin
• Frist
• Rechnung
• Zahlung
• Vorschussgesuch
• Mahnung
• Fremdgeld

Honorar

Das Erfassen eines Honorars geschieht wie folgt:

Datum

Wählen Sie das gewünschte Datum (direkt erfassen oder mit der Schaltfläche – standardmässig erscheint das Tagesdatum.)

Benutzer

Hier wird automatisch der Login-Benutzer vorgeschlagen.

von-bis

Geben Sie ein Zeit-Intervall ein.

Minuten

Wenn Sie nur Minuten eingeben möchten, benutzen Sie das Feld bis.

Std.

Hier wird die Zeit in Dezimal-Stunden erfasst (0.5 = 30 Minuten).

Typ

Wenn Honorartypen definiert sind, können diese hier angewählt werden.

Ansatz

Kann für diese Leistung hier geändert werden. Standardmässig erscheint hier der Standardhonorarsatz des gewählten Benutzers.

Total

Wird aufgrund der Zeitdauer und des Honoraransatzes automatisch berechnet. Kann überschrieben werden.

Pauschale

Wenn Sie nur den Betrag eingetragen (ohne Std.), wird automatisch ein Pauschalhonorar erstellt.

MWSt

Automatisch wird der Projekt-MWSt-Satz vorgeschlagen. Der Eintrag kann abgeändert werden.

Leistung

Beschreibung der Leistung. Kann mit beliebig viel Text beschrieben werden, auch mit Kürzeln, AutoText kann benutzt werden.

Intern

Interne Notizen, wird auf der Rechnung nicht dargestellt.

• Wollen Sie mehrere Honorar-Einträge nacheinander erfassen, halten Sie beim Klicken auf OK die Taste [Shift]. Das erfasste Honorar wird gespeichert und ein neues Erfassungsfenster öffnet sich.
• Sie können Honorare und Auslagen auch im TimeSheet erfassen.

Auslagen

Das Erfassen einer Auslage geschieht wie folgt:

Datum

Wählen Sie das gewünschte Datum (direkt erfassen oder mit der Schaltfläche – standardmässig erscheint das Tagesdatum.)

Benutzer

Hier wird der Loginbenutzer automatisch vorgeschlagen.

Auslagenart

Gewünschte Auslagenart wählen.

Km

Wenn Reisespesen gewählt wurden, kann hier die Anzahl Kilometer eingegeben werden. Der errechnete Betrag wird automatisch ins Feld Total eingetragen.

Anzahl

Wenn Fotokopien gewählt wurde, kann hier die Anzahl Kopien eingegeben werden. Der errechnete Betrag wird automatisch ins Feld Total eingetragen.

Total

Hier Totalbetrag der gewählten Auslage eingeben.

MWSt

Automatisch wird der Projekt-MWSt-Satz vorgeschlagen. Kann hier für diesen Eintrag geändert werden.

Zusatztext

Kann mit beliebig viel Text beschrieben werden, auch mit Kürzeln.

Die Auslagenarten werden zentral in Winjur definiert. Diese können angepasst werden – kontaktieren Sie Ihren Administrator.
Wollen Sie mehrere Auslagen-Einträge nacheinander erfassen, halten Sie beim Klicken auf OK die Taste [Shift]. Die erfasste Auslage wird gespeichert und ein neues Erfassungsfenster öffnet sich Sie können Auslagen auch im TimeSheet erfassen.

FixHonorare

Zuerst erhalten Sie eine Übersicht über alle zum Projekt gehörenden Fix-Honorare (festes, sich wiederholendes Honorar). Nach dem Klicken auf Neu öffnet sich der Fix-Honorar Dialog.

Das Erfassen eines Fixhonorars geschieht wie folgt:

Start Datum

Wählen Sie das gewünschte Datum (direkt erfassen oder mit der Schaltfläche – standardmässig erscheint das Tagesdatum.)

Start Datum

Geben Sie hier das Start-Datum ein.

End Datum

Geben Sie hier das End-Datum ein.

Periodizität

Klicken Sie auf den Pfeil und wählen die gewünschte Periodizität aus.

Betrag

Erfassen Sie hier den zu verrechnenden Betrag.

MWSt

Klicken Sie auf den Pfeil und wählen den gewünschten MWSt-Satz aus.

Erfassen für

Klicken Sie auf den Pfeil und wählen den gewünschten Benutzer aus.

Beschreibung

Erfassen Sie hier den Text.

Hinterlegen Sie in den Feldern S und H das Soll und Haben.

Die beschriebenen Fenster können auch unter dem Menüband "Rechnung" aufgerufen werden.

Fixhonorare ändern/ löschen

Fix-Honorare sind festes, sich wiederholendes Honorar.

Ein Klick auf den Button Löschen löscht nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage das markierte Fixhonorar.

Markieren Sie das Fixhonorar, das Sie bearbeiten wollen, und klicken Sie auf Ändern. Es öffnet sich der bekannte Fixhonorar-Dialog.

Dokument/ Email

Die Option öffnet die DokumentAutomation für das Projekt.

Dokument generieren

Dokument Automation TAB Dokument:

• Word öffnet sich mit der entsprechenden Vorlage
• Die in den Vorlagen befindlichen Textmarken (z. B. Adresse) werden gesucht und entsprechend ausgefüllt.
• Das Dokument wird automatisch gespeichert.
• Es wird ein entsprechender Eintrag ins Log/ Journal eingefügt.
• Bei eingeschaltetem Auto Honorar wird ein zusätzlicher Honorareintrag ohne Zeiteintrag erstellt.

Weitere Informationen auch unter Dokumente erstellen.

Dokument importieren (externes Dokument)

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, ein externes Dokument in Winjur zu importieren:

• via Dialog
  
  
  
  
• per Drag-and-drop direkt ins Log/ Journal – aus Outlook (für E-Mails mit/ ohne Anhängen), dem Windows Explorer und vom Desktop, etc.
• durch Kopieren / Einfügen mit den entsprechenden Schaltflächen.

Notiz

Datum

Wählen Sie das gewünschte Datum (direkt erfassen oder mit der Schaltfläche – standardmässig erscheint das Tagesdatum.)

Benutzer

Hier wird automatisch der Login-Benutzer vorgeschlagen.

Titel

Geben Sie hier den Text ein, dieser erscheint im Log.

Notiz

Erfassen Sie hier beliebig viel Text zur Notiz.

Anzeigen bei Öffnen des Projekts

Bei der Öffnung des Projekts kann die Notiz als Warnmeldung erscheinen, wenn die Check-Box Anzeigen bei Öffnen des Projekts aktiviert ist.

Im Log/Journal erscheint bei der Notiz in der Spalte "Typ" ein gelbes Warndreieck.

ToDo/ Aufgabe

Datum

Wählen Sie das gewünschte Datum (direkt erfassen oder mit der Schaltfläche – standardmässig erscheint das Tagesdatum.)

Time

Winjur schlägt automatisch die Uhrzeit vor, zu der Sie das Fenster geöffnet haben. Eine Änderung des Feldinhalts ist manuell und über die Pfeil-Schaltflächen möglich.

Betreff

Tragen Sie ein Stichwort ein, das die Aufgabe bezeichnet.

Erinnerung

Anzahl Tage eingeben. In dieser Zeitspanne erscheint der Eintrag in einer anderen Farbe.

Benutzer

Hier wird automatisch der Login-Benutzer vorgeschlagen.

Erledigt

Check-Box aktivieren, wenn Termin erledigt ist – Farbe wechselt dann im Log automatisch.

Outlook

Ist das Feld Outlook angekreuzt, wird die Aufgabe automatisch in Outlook übernommen.

Notiz

Geben Sie hier beliebig viel Text ein. Dieser Text erscheint im Log.

Kategorie

Wählen Sie die zutreffende Kategorie.

Button OK

Winjur speichert die Aufgabe.

Weiteres zu dem Thema siehe Menüband "Kalender".

Termin

Datum

Wählen Sie das gewünschte Datum (direkt erfassen oder mit der Schaltfläche – standardmässig erscheint das Tagesdatum.)

Benutzer

Hier wird automatisch der Login-Benutzer vorgeschlagen.

Log-Zeit

Zeitpunkt des Termin-Eintrags

Betreff

Geben Sie einen Anlass für den Termin ein.

Outlook

Ist die Check-Box Outlook aktiviert, wird der Termin automatisch in Outlook übernommen.

Erledigt

Check-Box aktivieren, wenn der Termin erledigt ist – die Farbe wechselt dann im Log automatisch.

Ort

Ort des Termins

Zeit

Zeit von – bis

Erinnerung

Erinnerung in Stunden vor Terminbeginn

Kategorie

Entsprechende Kategorie wählen

Anzeige

Anzeige als in Kalender (Abwesend, Mit Vorbehalt, Gebucht, Frei)

Notiz

Geben Sie hier beliebig viel Text ein.

Weiteres zu dem Thema siehe Menüband "Kalender".

Frist

Projekt

automatisch wird das geöffnete Projekt vorgeschlagen. Über den Lupen-Button öffnen Sie einen Dialog, über den Sie ein anderes Projekt für die Frist auswählen können.

Das beschriebene Fenster kann auch unter dem Menüband "Rechnung" aufgerufen werden.

Zahlung

Erfassen Sie in den Feldern Zahlungseingänge.

Das beschriebene Fenster kann auch unter dem Menüband "Rechnung" aufgerufen werden.

Vorschussgesuch

Erfassen einer Zahlung auf Rechnung oder Vorauszahlung bzw. Abschreibung.

Datum: Wählen Sie das gewünschte Datum (direkt erfassen oder mit der Schaltfläche – standardmässig erscheint das Tagesdatum.)

Zeit: Winjur trägt automatisch den Zeitpunkt des Fenster-Aufrufs ein. Der Eintrag kann geändert werden.

Art

Betrag: Geben Sie einen Betrag ein.

MWSt: Klicken Sie auf die Pfeiltaste und wählen den gewünschten MWSt-Satz aus.

Vorschussgesuch mit QR Code: Wenn Sie die Check-Box aktivieren, wird der Vorschussgesuch mit QR-Code erstellt.

IBAN wählen: Wählen Sie im Drop-down-Menü das Konto aus, auf das der Vorschuss eingezahlt werden soll.

Text: Geben Sie Informationen bzgl. des Vorschussgesuchs ein.

Button OK: Winjur erstellt ein Vorschussgesuch in einem Word-Dokument. Das erstellte Word-Dokument kann bearbeitet werden. Es wird automatisch gespeichert und in das Projekt eingetragen.

Das beschriebene Fenster kann auch unter dem Menüband "Rechnung" aufgerufen werden.

Mahnung

Datum: Wählen Sie das gewünschte Datum (direkt erfassen oder mit der Schaltfläche – standardmässig erscheint das Tagesdatum.)

Time: Winjur schlägt automatisch die Uhrzeit vor, zu der Sie das Fenster geöffnet haben. Der Inhalt des Feldes kann manuell oder mit den Pfeil-Schaltflächen geändert werden.

Währung: Voreingestellt sind "CHF".

Kurs: Tragen Sie den aktuellen Kurs ein, wenn Sie eine andere Währung einstellen

Betrag in der eingestellten Währung

Betrag in CHF

Frist: Hinterlegen Sie ggf. eine Mahnfrist.

Text: Geben Sie Informationen zur Mahnung ein.

Button OK: Die Mahnung wird in Word erstellt und kann bearbeitet werden. Es wird automatisch gespeichert und in das Projekt eingetragen.

Das beschriebene Fenster kann auch unter dem Menüband "Rechnung" aufgerufen werden.

Fremdgeld

Hier geht es um Fremdgeld, das Sie treuhänderisch verwalten.

Datum: Wählen Sie das gewünschte Datum (direkt erfassen oder mit der Schaltfläche – standardmässig erscheint das Tagesdatum.)

Zeit: Winjur schlägt automatisch die Uhrzeit vor, zu der Sie das Fenster geöffnet haben. Sie können den Inhalt des Feldes manuell bzw. mit den Pfeil-Schaltflächen ändern.

Währung: Wählen Sie die Währung im Drop-down-Menü aus.

Betrag: Geben Sie den Betrag des Fremdgeldes ein.

Das beschriebene Fenster kann auch unter dem Menüband "Rechnung" aufgerufen werden

Bearbeiten

Der markierte Eintrag kann im Log/ Journal bearbeitet werden.

Löschen

Der markierte Eintrag in Log/ Journal wird gelöscht.

Aktualisieren

Winjur liest die Datensatzliste des Log/ Journal aus der Datenbank neu ein.

Kopieren

Winjur kopiert den markierten Eintrag aus dem Log/ Journal in die Zwischenablage.

• Einträge können in das gleiche Winjur-Projekt eingefügt werden (Eintrag wird dupliziert).

• Einträge können in ein anderes Winjur-Projekt hineinkopiert werden.

• Dokument-Einträge können in ein Outlook-E-Mail als Anhang einkopiert werden. Hierbei wird der Dokumentname automatisch umbenannt: Dokumententitel + eindeutige Dokumentennummer.
  
  1. Markieren Sie den Dokumenten-Eintrag in Winjur Log/ Journal.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kopieren.
  3. Erstellen Sie eine neue E-Mail in Outlook.
  4. Machen Sie einen Rechtsklick im Textbereich. Wählen Sie im Kontextmenü die Option Einfügen.
  
  

• Dokument-Einträge können auf den Windows Desktop oder in den Windows Explorer (unterstützt Windows Standards) kopiert werden.

Tipp: Sie können dies auch direkt mit Drag-and-drop erledigen.

Ausschneiden

Der markierte Eintrag wird in Journal/ Log ausgeschnitten und landet in der Zwischenablage.

Der Eintrag wird in diesem Fall verschoben.

Tipp: Sie können dies auch direkt mit Drag-and-drop erledigen. Halten Sie während des Drag-and-drop Vorgangs die [Shift]-Taste gedrückt.

Einfügen

Sie können mit der Schaltfläche Einfügen Daten aus der Windows-Zwischenablage in das Log/ Journal einfügen. Dies funktioniert mit:

• Winjur-Einträgen

• Dokumenten aus Windows Explorer

• Dokumenten auf dem Desktop

• einer E-Mail aus dem Outlook Explorer einfügen:
  
  
  
  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Mail in Outlook Explorer Vorschau.
  2. Wählen Sie im Kontextmenü Kopieren
  3. Im Winjur Log/ Journal klicken Sie auf Einfügen
  Die E-Mail wird als neuer Dokumenten-Eintrag eingefügt.

• Den Dokument-Anhang einer E-Mail in Outlook in Winjur einfügen:
  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste Sie auf den Anhang in Outlook (Entweder in Outlook Explorer Vorschau / Lesebereich-Ansicht oder in eine geöffnete E-Mail)
  
  
  
  2. Wählen Sie im Kontextmenü Kopieren
  3. Im Winjur-Menüband "Log/ Journal" klicken Sie auf Einfügen. Alternativ können Sie auch das Kontextmenü direkt im Log/ Journal öffnen und "Einfügen" als Befehl auswählen.

Wenn Sie gleich die ganze E-Mail in die Zwischenablage kopiert haben, wird diese als .msg-Datei in das Log/ Journal (AutoDoc Verzeichnis) von Winjur gespeichert. Somit haben Sie eine eigene Kopie der E-Mail im Dossier/ in der Akte.

Tipp: Sie können dies auch direkt mit Drag-and-drop erledigen!

Kontakt verknüpfen

Markieren Sie die Verknüpfungsart im Kontakt Fenster (1). Der Button Kontakt verknüpfen wird aktiviert.
Im Kontakt-Explorer markieren Sie den zu verknüpfenden Kontakt / Adresse (2).
Klicken Sie jetzt auf den Button Kontakt verknüpfen (3).
Der gewünschte Kontakt / Adresse ist jetzt mit dem aktuellen Projekt verknüpft. Diese Verknüpfung ist auch in Document Control Center sichtbar.

Hinweis: Das Verknüpfen von Kontakten ist auch bei der DokumentAutomation möglich.

Tipp: Sie können dies auch direkt mit Drag-and-drop erledigen:

• Markieren Sie den Kontakt in dem "Kontakt-Explorer" und halten Sie die linke Maustaste gedrückt.
• Bewegen Sie die Maus zum Fenster "Kontakt" (halten Sie dabei die linke Maustaste weiter) und selektieren Sie eine Verknüpfungsart.
• Lassen Sie die Maustaste los (Verknüpfung zeigt den neuen Kontakt).

Verknüpfung

1. Markieren Sie den verknüpften Kontakt/ die Adresse, dessen/ deren Verknüpfung Sie löschen möchten.
2. Klicken Sie im Menüband "Log/ Journal" auf Verknüpfung löschen.
Der Kontakt/ die Adresse ist jetzt nicht mehr mit dem aktuellen Projekt verknüpft.

Link Information

Wenn Sie im Log/ Journal eine verknüpfte Adresse unter dem Reiter "Kontakte" markiert haben, können Sie im Menüband "Log / Journal" den Button Link Information betätigen.

Es öffnet sich das Fenster “Information" mit Informationen zur Verknüpfung, die nur in dieser Verknüpfung sichtbar sind. So kann z. B. bei einer Behörde/ Gericht Adresse-Verknüpfung (die auch bei anderen Projekten verknüpft ist) hier die Aktennummer angegeben werden. Oder bei einer Bankverknüpfung wird das entsprechende Konto nur für diesen Klienten sichtbar.