Wie bearbeite ich eine eingehende beA-Nachricht?

Eine beA-Nachricht in Amberlo zu empfangen heißt mehr, als sie zu lesen: Die Nachricht wird der richtigen Akte zugeordnet, das eingegangene Dokument wird gestempelt, Frist und Folgeaufgabe werden erfasst, und die Nachricht wird weitergegeben, bis sie erledigt ist – alles, ohne Amberlo zu verlassen. Dieser Artikel zeigt den Ablauf an einer Nachricht.

Dies ist der dritte von drei Artikeln zum beA in Amberlo:

1. Kanal einrichten
2. Nachricht aus einer Akte versenden
3. Eingehende Nachricht bearbeiten (dieser Artikel)

Das Beispiel setzt die im vorigen Artikel gesendete Nachricht fort: Sie geht im Postfach des Kanals HH24 ein und gehört zur Akte HH24 IN 02/26.

Nachricht öffnen

1. Öffnen Sie Kanalnachrichten und wählen Sie den Posteingang des Kanals – hier HH24 (beA).
2. Neue Nachrichten tragen das Badge Ungelesen. Klicken Sie auf die Nachricht, um sie zu öffnen.

Die Nachrichtendetails zeigen Von und An, die Referenznummer (das Aktenzeichen des Absenders), Zwischenstation und Briefkasten am Eingang (die Zeitstempel der Übermittlung) und – falls der Absender ein Empfangsbekenntnis angefordert hat – das Badge eEB beantragt. Die Anhänge stehen als Schaltflächen bereit; im rechten Bereich verknüpfen Sie die Nachricht mit Ihren Daten in Amberlo.

Die Nachrichtenaktionen sind Antworten, Verschieben, Validierungsbericht öffnen (öffnet das Prüfprotokoll, siehe beA – Prüfprotokoll) und – wenn ein eEB angefordert wurde – Answer eEB, womit Sie das Formular zum Abgeben oder Ablehnen des eEB öffnen (siehe beA – eEB-Formular ausfüllen).

Klicken Sie auf einen Anhang, um ihn unterhalb der Kopfdaten als Vorschau anzuzeigen. PDFs öffnen sich im Dokumentbetrachter mit Seitennavigation und Zoom; ein Klick auf einen anderen Anhang wechselt die Ansicht.

Nachricht einer Akte zuordnen

Es wird nichts automatisch abgelegt und keine Akte vorgeschlagen: Sie wählen die Akte selbst.

1. Öffnen Sie im rechten Bereich die Auswahlliste Akte und wählen Sie die Akte.

   

2. Die Anhänge und der XJustiz-Datensatz werden sofort in der Akte abgelegt – Amberlo bestätigt mit 2 Dateien in HH24 IN 02/26 gespeichert. Der Bereich zeigt nun die Akte mit Aktennummer und Verantwortlich, und die Aktionen Frist notieren und Aufgabe zuweisen stehen zur Verfügung.

   

Haben Sie die falsche Akte gewählt, wählen Sie in derselben Auswahlliste eine andere: Die Dokumente werden aus der alten in die neue Akte verschoben.

Dokument stempeln

Auf einen Anhang lassen sich zwei voneinander unabhängige Stempel setzen. Wählen Sie zuerst den Anhang aus (klicken Sie ihn an, sodass die Vorschau erscheint); andernfalls ist Setzen deaktiviert und im Bereich steht Wählen Sie ein Dokument aus, um es zu stempeln.

• Eingangsstempel → Setzen: stempelt EINGEGANGEN mit Datum und Uhrzeit des Eingangs, dem Kanal (über beA), wer wann gestempelt hat, und der Kanzlei. Der Stempel wird sofort gesetzt.

  

• Fristenstempel → Setzen: Der Dialog Frist notieren fragt die notierte Frist ab (Neue Frist, tt.mm.jjjj). Bestätigen Sie mit Done; der Stempel FRIST – Ablauf: wird ergänzt.

  

  

Jeder Stempel zeigt im Bereich Stempel gesetzt und lässt sich mit Entfernen wieder entfernen; den Fristenstempel können Sie zusätzlich mit Bearbeiten ändern. Die Stempel sind Ausprägungen des PDFs – das empfangene Original bleibt unverändert. Der Fristenstempel ist nur ein Vermerk auf dem Dokument; er legt in Amberlo keine Frist an (das ist der nächste Schritt). Stempeln funktioniert mit und ohne zugeordnete Akte.

Frist erfassen

Klicken Sie im Abschnitt Fristen auf Frist notieren. Der Fristendialog von Amberlo öffnet sich; Aktenname und Verantwortlicher Anwalt sind aus der Akte vorbelegt. Füllen Sie mindestens Fristgrund und Fristende aus; Vorfrist, Notfrist und Vorläufige Frist sind optional. Klicken Sie auf Erstellen.

Die Frist wird im Bereich mit Grund, Fristende und verantwortlichem Anwalt aufgeführt und erscheint in den Fristen der Akte. Aus einer Nachricht lassen sich mehrere Fristen anlegen; bearbeitet oder gelöscht werden Fristen in den Fristen von Amberlo, nicht hier.

Aufgabe zuweisen

Klicken Sie im Abschnitt Aufgaben auf Aufgabe zuweisen. Der Aufgabendialog von Amberlo öffnet sich; Verbunden mit ist auf die Akte gesetzt, alle anderen Felder folgen den üblichen Voreinstellungen für Aufgaben. Geben Sie einen Titel ein, wählen Sie den Empfänger (zum Beispiel den verantwortlichen Anwalt), passen Sie bei Bedarf das Fälligkeitsdatum an und klicken Sie auf Erstellen.

Die Aufgabe wird im Bereich mit Empfänger und Fälligkeitsdatum aufgeführt. Sie ist mit der Akte verknüpft und erscheint in der Aufgabenliste des Empfängers; bearbeitet wird sie in den Aufgaben von Amberlo.

Bearbeitungsstatus setzen

Der Status unten im Bereich hält fest, bei wem die Nachricht gerade liegt:

Die Status lassen sich in beliebiger Reihenfolge setzen, vorwärts wie rückwärts. Der Status ist ein internes Kennzeichen in Amberlo: Er wird nie an das beA übermittelt und ist unabhängig von den Aufgaben und Fristen, die aus der Nachricht angelegt wurden.

Im Beispiel ist die Nachricht erledigt, also setzen wir Bearbeitet.

Dieselben Status stehen als Filter-Chips über der Nachrichtenliste zur Verfügung – Alle, Ungelesen, Sekretariat, Anwalt, Bearbeitet –, sodass jede Rolle die Nachrichten findet, die auf sie warten. Der gewählte Filter wird pro Benutzer gespeichert.

Done → Archiv

Klicken Sie auf Done, um die Änderungen im Bereich zu übernehmen. Eine Nachricht mit dem Status Bearbeitet wird dann aus dem Arbeitsposteingang in den Unterordner Archiv von Posteingang verschoben, den Amberlo automatisch anlegt.

Unter Posteingang → Archiv finden Sie die Nachricht wieder. Archivierte Nachrichten bleiben lesbar, behalten ihre Akte, Fristen, Aufgaben und Stempel und werden nie gelöscht.

Die Nachricht in der Akte

In der Aktenübersicht steht die aus der Nachricht angelegte Aufgabe unter Aufgaben, und die Ablage der beiden Dokumente ist im Aktivitäts-Feed festgehalten.

Die abgelegten Dokumente finden Sie in der Akte unter Dokumente. Jedes per beA eingegangene Dokument trägt einen Chip beA empfangen · ; ein Klick darauf öffnet die ursprüngliche Nachricht in der Ansicht Kanalnachrichten.

Die Ablage in der Akte ist Arbeitsablage, keine Langzeitarchivierung: Eingehende Nachrichten, Anhänge und Prüfprotokolle werden zusätzlich automatisch archiviert, wie unter beA – Archivierung von Nachrichten, Anhängen und Prüfprotokollen beschrieben.