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Die Prozessautomatisierung ist ein vielfältiges und Zeit sparendes Werkzeug zur weitgehenden Automatisierung Ihres Mahn- und Inkassowesens.
Die "konventionelle Vorgehensweise" ist die Vornahme der Maßnahme, wenn nach der Aktenanlage zu einem in der Zukunft liegenden Zeitpunkt bestimmte Bedingungen eingetreten sind (z.B., wenn der Schuldner die Zahlungsfrist versäumt hat). Manuell wird dann über die Programmstartleiste oder das ZV-Modul die Maßnahme angestoßen. Meist öffnet sich die Maßnahme dann in Word, man prüft enthaltene Stoppcodes, Platzhalter und Alternativen über F11 und versendet dann die "fertige" Maßnahme.
In der Regel erfolgt die Anlage einer Maßnahme bereits bei der Anlage der Akte, daher ist eine hohe Disziplin bei der Eingabe der benötigten Daten erforderlich. Man hat keine spätere nachträgliche Kontrolle mehr in Form eines geöffneten Schriftsatzes, den man sich noch einmal ansieht, bevor er gedruckt oder versendet wird. Statt Stoppcodes, Platzhaltern und Alternativen für aktenabhängige Angaben (Geldbeträge, Fristen und andere Datumsangaben, ...), die bei der konventionellen Vorgehensweise erst nach Erstellung der Maßnahme über F11 in den Schriftsatz eingefügt werden, verwendet man für Maßnahmen sogenannte Variablen und Textkörper. Diese Variablen und Textkörper, die unter der Grundeinstellung "Aktenverwaltung" - "Prozessautomatisierung" - "Maßnahmen definiert werden, werden bereits beim Anlegen einer Maßnahme mit Inhalten belegt, was eine hohe Disziplin bei der Aktenanlage voraussetzt. Falls Sie bisher konventionell arbeiten und nun auf Maßnahmen umstellen müssen, ist eine entsprechende Überarbeitung der Texte erforderlich (Ersetzung aller Stoppcodes, Platzhalter und Alternativen durch Variablen und Textkörper).
Können bei der Ausführung der Maßnahme nicht alle Variablen und Textkörper mit Inhalten aus der Datenbank gefüllt werden, wird die Maßnahme nicht auf "erledigt" gesetzt und ein Fehlerprotokoll erstellt.
Sie können damit je nach Größe der Kanzlei Ihre Effektivität um einen entscheidenden Faktor erhöhen:
• Fassen Sie logisch und zeitlich aufeinander folgende Maßnahmen zu Maßnahmenketten zusammen.
• Ordnen Sie den einzelnen Maßnahmen über die Grundeinstellungen eigene Wiedervorlagen zu, die bei Erstellung automatisch in das Wiedervorlagenmodul eingetragen werden.
• Lassen Sie sich zu Beginn eines jeden Tages die fälligen Maßnahmen anzeigen. Aktivieren Sie sämtliche Maßnahmen "en bloc" mit einem einzigen Mausklick. Advoware bucht anfallende Gebühren, aktualisiert und erstellt Forderungsaufstellungen, druckt die Schriftsätze und trägt alles in die Aktengeschichte ein. Wenn alles klappt, bekommt die Maßnahme den Status "erledigt" (andernfalls zeigt Advoware die Fehlerursache als Tooltip an und erstellt automatisch ein Fehlerprotokoll).
• Sind alle Voraussetzungen erfüllt, bekommen Sie den Schriftsatz in manchen Fällen gar nicht (z.B. bei der automatischen Versendung einer Mahnung oder Rechnung per E-Mail) und in anderen Fällen erst dann zu sehen, wenn Sie den Schriftsatz aus dem Drucker entnehmen. Sie müssen nichts weiter tun, als die ausgedruckten Schriftsätze und Formulare in den Postausgang zu übergeben. Lediglich bei Mahn- und Vollstreckungsbescheiden sind noch einige Benutzereingriffe notwendig.