Die Stammdaten der Akte

Die Stammdaten einer Akte befinden sich in dem oberen Block im Aktenfenster.

Die Registernummer im Feld Reg.-Nr. der Akte in Insomacs ist nach Aktenanlage unabänderlich. Legen Sie den generellen Aufbau von Registernummern fest (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Kanzlei" > Button Stammdaten).

Bei Neuanlage einer Akte kann die automatisch vergebene Registernummer manuell geändert, d. h. ersetzt werden. Voraussetzung ist, dass die Check-Box manuelle Vergabe erlauben in den Programm-Einstellungen (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Global > Registerkarte "Parameter" > Bereich "Reg-Nr. bei Aktenneuanlage") aktiviert worden ist.

Der Button Adresse dient dem schnellen Aufrufen der Akte/ Aktenstelle, mit der eine Adresse verknüpft ist.

• Wird der Button in einer leeren Akte betätigt, erscheinen in einem Suchfenster sämtliche Adressen. Wenn Sie eine davon auswählen, wird die mit ihr verknüpfte Akte geöffnet (bei mehreren Aktenbeteiligungen werden diese zur Auswahl angeboten) und dann die Registerkarte geöffnet, an der die gewählte Adresse hinterlegt ist.
• Wird der Button in einer geöffneten Akte betätigt, werden nur Adressen aufgelistet, die in der Akte vorhanden sind. Wenn Sie eine davon auswählen, springen Sie in der Akte an die Stelle, an der die gewählte Adresse hinterlegt ist.

Das Datenbankfeld Gericht dient der Zuordnung des zuständigen Gerichts aus der Gerichtsdatenbank.

Bei AZ Gericht hinterlegen Sie das Aktenzeichen des Insolvenzgerichts.

Das Feld Verf.-ID steht die Verfahrens-ID des Gerichts für die Insolvenzstatistik.

Ins Feld Rechtspfleger kommt der Name des zuständigen Rechtspflegers (automatischer Zugriff auf die Gerichtsadresse, Registerkarte "Rechtspfleger")

Das Feld Richter für den Name des zuständigen Richters greift auf die Registerkarte "Richter" der Gerichtsadresse zurück.

Geben Sie bei Sache die Bezeichnung des Verfahrens ein. Das ist meist der Name des insolventen Unternehmens oder Verbrauchers.

Das Schlüsselfeld wegen ist für die möglichen Insolvenzgründe

Das Datumsfeld Anlage ist ein Pflichtfeld, das bei Aktenanlage ausgefüllt werden muss. Es wird das aktuelle Tagesdatum vorgeschlagen.

Hinweis: Wenn Sie Ihren alten Aktenbestand nach Insomacs überführen, müssen Sie das hier vorgeschlagene Datum durch das tatsächliche frühere Anlagedatum laut Handakte ersetzen.

Das Feld Verwalter ist für den Verwalter des Verfahrens. Zur Auswahl stehen alle Insomacs-Nutzer.

Ins Feld Int. Sachb. kommt das Kürzel des internen Sachbearbeiters, der das Verfahren in der Kanzlei bearbeitet. Es können nur Benutzer ausgewählt werden, die der Kategorie "Personal" angehören (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Benutzer > Registerkarte "Organisation" > Kategorie).

In Ausdrucken der Verzeichnisse zu §§ 151-153 wird standardmäßig die Bezeichnung "Insolvenzverwalter" ausgegeben. Wenn stattdessen ein anderer Begriff gewünscht wird (z. B. "vorläufiger Insolvenzverwalter" oder "Gutachter"), geben Sie diesen im Feld Verw. Bez. ein. Er wird über den Platzhalter ^FAkte.VerwalterBezeichner^ ausgegeben.

Falls die Kanzlei mehrere Standorte besitzt und diese in Insomacs angelegt sind (Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "Kanzlei" > Button Standorte), weisen Sie der Akte im Feld *Standort einen dieser Standorte zu. Ansonsten ist dieses Feld nicht sichtbar.

Im Drop-down-Menü Status stehen zwei Optionen zur Wahl:

• "aktiv": die Akte läuft, Grundeinstellung nach Anlage der Akte
• "ruht": die Akte ist abgelegt und erhält Ablagenummer und Datum

Das Feld Abl.-Dat. (Ablagedatum) ist nur freigegeben, wenn der Status auf "ruht" oder "löschen" steht.

Tipp: Gerade hier bietet sich die Berechnungsfunktion der Datumsfelder an. Mit der Tastenfolge [Ziffer 0], [Enter] erhalten Sie das aktuelle Tagesdatum.

Die Ablagenummer (Abl.-Nr.) ist nur freigegeben, wenn Status auf "ruht" oder "löschen" steht. Mit dem Button rechts des Feldes wird – ähnlich der Registernummer – die nächste laufende Ablagenummer abgerufen.

Das Insolvenzverwalter-Honorar kann nicht in Insomacs selbst verwaltet werden, aber z. B. in Winmacs. Tragen Sie im Feld MACS-Akte die zugehörige Registernummer der entsprechenden Winmacs-Abrechnungsakte ein. Über den Button dahinter ordnen Sie eine Winmacs-Akte zu bzw. öffnen eine zugeordnete Akte in Winmacs.

Wird das Aachener Modell "aktiviert", ermöglicht Insomacs Excel-Exporte der Verzeichnisse zum "Fortgeschriebenen Standardisierten (Zwischen-)Bericht (ForStaB)".

Wenn die Check-Box Ford. Prüfungshistorie "aktiviert" ist, werden Änderungen bei Gläubiger-Forderungen protokolliert. Sie werden im Einzelfall danach gefragt; bei einem Bejahen wird die Forderungshistorie automatisch ergänzt (vgl. Gläubiger-Unterakte: Register "Forderungen").

Wenn die Check-Box schriftl. Verfahren "aktiviert" ist, findet ein schriftliches Verfahren statt. In der Folge werden auf der Akten-Registerkarte "Termine/ Fristen" die Uhrzeit-Felder ausgeblendet.

Wenn die Check-Box Verbraucherinsolvenz "aktiviert" ist, handelt es sich beim Verfahren um eine Verbraucherinsolvenz. Die Einstellung ist entscheidend für den Textprozessor: Bei allen erstellten Texten wird sowohl im Zeichenbereich als auch überall, wo auf die Verfahrensart hingewiesen wird, "Verbraucherinsolvenzverfahren" ausgegeben. Ist sie "deaktiviert", handelt es sich beim Verfahren um eine Unternehmensinsolvenz.

Hinweis: Seit 01.07.2014 heißt das Verbraucherinsolvenzverfahren nur noch Insolvenzverfahren (in manchen Bundesländern und dort nur an manchen Gerichten!). Aus diesem Grund steht als Verfahrensart auf allen Ausdrucken "Insolvenzverfahren" (statt "Verbraucherinsolvenzverfahren"), wenn das Datum des ersten zulässigen Antrags nach dem 01.07.2014 liegt.

Bei Gerichten, die bei der alten Bezeichnung geblieben sind, kann man die Nicht-Anwendung der neuen Begrifflichkeit in der Adressverwaltung (Hauptfenster-Menüband "Start" > Gruppe "Akten & Adressen" > Drop-down-Menü Button Adressen > "Gerichte" > Registerkarte "Export/ Sonstiges") für das einzelne Gericht festlegen. Wenn Sie im Bereich "Sonstiges" die Check-Box Bezeichnung "Verbraucherinsolvenzverfahren" aktiviert haben, wird für die Bezeichnung des Verfahrens nicht geprüft, ob der Insolvenzantrag nach dem 01.07.2014 erfolgte.

Wenn die Check-Box Eigenverwaltung "aktiviert" ist, wird beim IT-InsO-Export "Sachwalter(in)" als Bezeichnung für den Verwalter verwendet. Im Reportgenerator kann nach Insolvenz-Akten mit "Zeige Eigenverwaltung wobei Eigenverwaltung=J" gefiltert werden.

Die Check-Box Befugnis wird "aktiviert", wenn die Verfügungs- und Verwalterbefugnis erteilt worden ist.

Die Check-Box Gläubigerausschuss dient der Information und wird "aktiviert", wenn es einen Gläubigerausschuss gibt.

Die Check-Box Verfahrenskostenstundung dient der Information und wird "aktiviert", wenn die Kosten des Verfahrens gestundet werden.

Wählen Sie eine Währung fürs Verfahren aus. Standardmäßig wird Euro ("EUR") vorgeschlagen. Es ist zu beachten, dass die hier eingestellte Währung für alle Betragsfelder innerhalb der Akte und in der Buchhaltung zur Akte gilt. Es gibt keine gemischte Darstellung von DM- und Euro-Beträgen.

Verfahren

• Auswahl der Verfahrensart: Standard ist "InsO". Alternativ kann auch "KO" oder "GesO" für ältere, noch laufende Verfahren gewählt werden. Diese Einstellung steuert den Aufbau und die Verarbeitung der Gläubigertabelle/ Forderungen.
• Auswahl des Verfahrensstandes: Zur Verfügung stehen hier "Hauptverfahren", "Antragsverfahren", "Restschuldbefreiungsverfahren", "Vorläufiges Verfahren", "Zwangsverwaltung", "Gutachten" und "außergerichtliches Schuldenbereinigungsverfahren". Der Verfahrensstand muss mit dem Fortschreiten des Verfahrens angepasst werden.

Das Eingabefeld Passwort ist nur sichtbar, wenn Sie unter Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm> Registerkarte "Akten-Eigenschaften" im Bereich "Aufbau" den Haken vor Historie – E-Mail Anhang verschlüsselt gesetzt haben. Wenn Sie auf den Button (Vorhängeschloss) hinter dem Eingabefeld klicken, vergibt Winmacs automatisch ein Passwort. Sie können aber auch selbst ein Passwort eingeben. Dieses ist allerdings auf 10 Ziffern begrenzt. Durch eine (erneute) Betätigung von dem Button (Vorhängeschloss) kann das vorhandene Passwort geändert werden.

Hinweis: Beim Arbeiten im Aktenfenster ändern Sie nicht unbemerkt das Passwort. Es gibt eine Sicherheitsabfrage, die auf Button Nein fokussiert ist.

Das Passwort wird von dem Empfänger verschlüsselter E-Mail-Anhänge (mit Dokumenten aus der vorliegenden Akte) benötigt. Die verschlüsselten E-Mail-Anhänge werden aus der Historie der Akte heraus versendet.

Dieses Passwort dient nicht dem Schutz der Insomacs-Akte. Wenn Sie den Zugang zur Insomacs-Akte innerhalb des Programms schützen möchten, lesen Sie folgendes Kapitel: Passwortschutz für eine Akte.

In dem Drop-down-Menü über wird die Formulierung eingestellt, wessen Vermögen oder Nachlass die Insolvenz betrifft. Dies dient der korrekten Angabe bei der Dokumentenerstellung.

Das Drop-down-Menü WM Doku-Format ist nur von Bedeutung, wenn mit WM Doku gearbeitet wird. Wenn in WM Doku eine Unterakte angelegt wird, die die Struktur der Insomacs-Akte erhalten soll, wird auf diese Einstellung zurückgegriffen:

• Format "1": Oberzweige als Beteiligungsart (z. B. "Debitor") > Unterzweige als Adressen-Suchbegriff
• Format "2": Oberzweige als Adressen-Suchbegriff > Unterzweige als Beteiligungsart (z. B.: "Gläubiger")

Ein nachträgliches Ändern dieser Einstellung ist nicht möglich (außer im KORREKTUR-Modus). Eine Voreinstellung für neu angelegte Insomacs-Akten treffen Sie über das Hauptfenster-Menüband "Einstellungen" > Gruppe "System-Parameter" > Button Programm > Registerkarte "Steuerung".